Artesa Handbuch

Lege für wiederkehrende Tätigkeiten eigene Standardabläufe an, zum Beispiel für bestimmte Montagearten oder Fertigungsbereiche. So kannst du bei neuen Aufträgen schnell den passenden Ablauf auswählen und sparst dir das erneute Anlegen einzelner Arbeitsschritte.

Ja. Du kannst eine Listenansicht aufrufen, in der alle erstellten Formulare eines Zeitraums oder einer Kategorie angezeigt werden.

Ja. Formulare lassen sich auch mobil über den Browser oder die Browser-App ausfüllen und werden synchronisiert, damit jeder auf dieses zugreifen kann.

Ja. Ein Formular kann mehrfach ausgefüllt werden, wenn z. B. mehrere Prüfungen oder Dokumentationen für denselben Auftrag nötig sind.

Ja, das geht. Du kannst für jeden Mitarbeitenden eine fiktive oder ausgedachte E-Mail-Adresse hinterlegen und ein Passwort vergeben. Die Mitarbeitenden benötigen dann nur diese Zugangsdaten, um sich bei Artesa einzuloggen.

Formulare dienen dazu, standardisierte Erhebungen, Checklisten oder Dokumentationen direkt im Auftrag zu erfassen – z. B. Baustellenchecks, Sicherheitsprüfungen oder Abnahmeprotokolle.

Ja, Fahrzeuge können in Artesa angelegt und wie eine Ressource in der Planung berücksichtigt werden.

Dafür wird das Fahrzeug mit der Rolle „Beobachter" angelegt. So kann es in der Plantafel verplant und einzelnen Arbeitsschritten zugeordnet werden, ohne dass eine Bearbeitung möglich ist oder ein eigener Login benötigt wird.

Dafür definierst du Tätigkeiten. Deine Mitarbeiter müssen bei der Erfassung nur auf die entsprechende Tätigkeit klicken und anschließend wird die Zeit erfasst und die Dauer in den Stundenzettel übertragen. Wie du Tätigkeiten definierst, findest du hier.

Du kannst diese einfach als Mitarbeiter aufnehmen. Je nach Bedarf kann hier eine Beobachter-Lizenz eingesetzt werden. Wenn du für externe Mitarbeiter ebenfalls die Zeit erfassen willst, ist mindestens eine Handwerker-Lizenz nötig.

Ja, über den Chat in der Auftragsakte kannst du verschiedene Dateien wie PDFs und Bilder hochladen.

Dir steht ein Speicherplatz von 50GB zur Verfügung. Dieser ist für unsere bisherigen Kunden ausreichend. Sollte das für euch nicht ausreichen, melde dich bei uns.

Für die Zeiterfassung wählen deine Mitarbeiter einen Auftrag oder eine Verteilzeit aus und stempeln sich dazu ein und später wieder aus. Die erfassten Zeiten werden dann automatisch in den Stundenzettel übertragen. Weitere Infos findest du in unserem Handbuch unter Erfassung und Stundenzettel.

Was der Gesetzgeber von Handwerksbetrieben verlangt, liest du im Blog „Arbeitszeiterfassung im Handwerk".

Artesa bietet dir einen auftragsbezogenen Chat, in dem du mit deinen Mitarbeitern kommunizieren kannst. Außerdem besteht die Möglichkeit der Fotodokumentationen und das Erstellen von Checklisten.

Wie prüfe ich, ob mein Browser aktuell ist?

Dafür kannst du folgende Schritte durchführen:

1. Öffne deinen Browser.
2. Klicke auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke. Es kann aus 3 Punkten oder 3 horizontalen Linien bestehen.
3. Wähle in dem Menü Einstellungen, Optionen oder ähnliches.
4. Klicke anschließend auf Info oder Über, um Informationen zur Version zu erhalten.
5. Vergleiche die angezeigte Versionsnummer, mit der neuesten verfügbaren Versionsnummer. Die neueste Versionsnummer findest du normalerweise auf der offiziellen Webseite des Browser-Anbieters.

Wie aktualisiere ich meinen Browser?

Auf mobilen Geräten

Öffne den Appstore bzw. Google Playstore. Suche nach deinem Browser und klicke auf Aktualisieren.

Auf dem Computer

Öffne den Browser und navigiere über die 3 Punkte oder 3 Striche oben rechts zu den Einstellungen oder Optionen. Navigiere anschließend zu Über oder Info. In der Regel wird jetzt automatisch nach Updates gesucht. Eventuell musst du die Updates starten und danach den Browser einmal schließen und neu starten. Weitere Infos findest du auf den offiziellen Webseiten des Browser-Anbieters.

Welche Geräte eignen sich für Werkstatt und Baustelle?

Welche Tablets, Terminals und Lesegeräte sich im rauen Alltag bewährt haben, haben wir im Blog-Beitrag Die richtige Hardware zur richtigen Handwerkersoftware zusammengetragen.

Die Demoversion hat eine unbegrenzte Anzahl an Mitarbeitern und Lizenzen. Wir empfehlen allerdings klein anzufangen mit maximal 5 Mitarbeitern. Ja nach Ermessen kannst du dich auch langsam steigern.

Wenn du einen neuen Auftrag anlegst, kannst du für jeden Arbeitsschritt angeben, wie viele Dateien hochgeladen werden müssen. Deine Mitarbeiter können den Auftrag erst abschließen, wenn sie die geforderte Anzahl Bilder hochgeladen haben. Außerdem kannst du sehen, wer welches Bild wann hochgeladen hat.

Gehe dafür auf dein Profil, indem du auf den Kreis mit deinem Kürzel/Profilbild klickst und dann auf Profil. Anschließend kannst du die gewünschten Daten ändern. Zum Beispiel Profilbild, Name, Kürzel, Sprache oder Passwort. Vergesse anschließend nicht deine Daten unten rechts zu speichern.

Gerne machen wir die Demo mit dir alleine. Besser wird es aber, wenn du noch ein/zwei Kollegen dazu nimmst. Wir empfehlen, dass jeweils ein Mitarbeiter aus Büro, Werkstatt und Montage dabei sind, damit ihr unsere App aus jedem Blickwinkel betrachten könnt.

Werden Daten nicht richtig angezeigt, prüfe bitte zuerst deine Internetverbindung und führe einen Neustart der App durch. Sind die Probleme dadurch nicht behoben, kannst du dich gerne an unseren Support wenden.

Wir begrüßen Verbesserungswünsche und Feedback unserer Benutzer. Wenn ihr Vorschläge, Anregungen oder Probleme habt, zögert nicht uns diese mitzuteilen.

Nach Kündigung bewahren wir deine Daten noch 3 Monate auf, bevor wir diese unwiderruflich löschen. In dieser Zeit kannst du die Daten exportieren. Nach Absprache unterstützen wir dich gerne beim Export der Daten.

Wie installiere ich die Anwendung auf meinem Gerät?

Um die Anwendung nicht jedes Mal über den Browser öffnen zu müssen, kannst du eine Verknüpfung auf deinem Gerät installieren. Eine Anleitung zur Installation der Artesa App auf verschiedenen Geräten findest du hier.

Warum ist Artesa eine Webanwendung?

Der Vorteil einer Webanwendung ist, dass sie plattformunabhängig funktioniert. Das heißt, du kannst sie auf Computern als auch mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets nutzen. Dadurch, dass Artesa eine Cloudanwendung ist, kannst du deine Daten jederzeit von überall abrufen und bearbeiten. Außerdem können wir Updates zentral vornehmen, sodass jeder Benutzer immer die aktuellste Version der App besitzt.

Warum werden Server verwendet, anstatt die Daten selbst zu speichern?

Derzeit nutzen wir Cloud-Computing-Anbieter, indem wir ihre Server mieten. Durch die Nutzung gemieteter Server können wir sicherstellen, dass eine zuverlässige Erreichbarkeit und Datensicherheit gewährleistet sind. Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert und unterliegen den strengen Richtlinien der aktuellen DSGVO. So garantieren wir höchste Sicherheit und Compliance für Ihr Unternehmen.

Im Vergleich zur selbsthostenden Infrastruktur ist die Nutzung der Cloud kostengünstiger und erfordert weniger Wartungsaufwand. Selbstgehostete Server bringen hohe Kosten für die Anschaffung, Wartung und Aktualisierung von Hardware sowie für die Behebung von Ausfällen mit sich. Dies kann sich negativ auf die Erreichbarkeit und Datensicherheit auswirken. Indem wir auf Cloud-Dienste setzen, können wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren und gleichzeitig eine zuverlässige und sichere Anwendungsumgebung gewährleisten.

Wie sicher sind meine Daten in der Anwendung?

Es ist uns wichtig, dass eure Daten in der Anwendung geschützt sind. Deshalb haben wir uns ausgiebig informiert, um den besten Schutz zu gewährleisten. Unsere Dienstleister stellen umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen bereit, um die Daten seiner Kunden zu schützen. Die von uns verwendeten Server befinden sich in Deutschland.

Bei der Nutzung der Daten werden stets die neuesten Standards für Datenübertragung und Speicherung eingehalten, um sicherzustellen, dass Ihre Daten geschützt sind. Wir setzen alle erforderlichen Maßnahmen und Vorgaben zum Datenschutz um, um die Vertraulichkeit und Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten. Weitere Informationen findest du in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) und unseren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Bitte beachte, dass auch du und deine Mitarbeiter über einen sicheren Umgang mit Passwörtern, öffentlichen Netzwerken, verdächtigen E-Mails und dem Schutz der Geräte informiert seid. Es ist zu empfehlen, die mobilen Geräte zusätzlich mit einer Bildschirmsperre wie Passwort oder PIN zu versehen. So sind die Daten auch bei Verlust des Gerätes vorerst geschützt. Außerdem sollten die Geräte mit einem aktuellen Betriebssystem ausgestattet sein, um Fehler und mögliche Sicherheitslücken zu beheben.

Wir empfehlen mindestens eine Admin-Lizenz zu buchen, denn nur so kannst du Einstellungen vornehmen und die Software ideal an deinen Betrieb anpassen.

Stundenzettel

Jeder Mitarbeiter führt seinen eigenen Stundenzettel und reicht den ein. Dabei beinhaltet der Stundenzettel alle Auftrags- und Verteilzeiten des jeweiligen Mitarbeiters. Mitarbeiter mit der Rolle Büro oder Admin können die Stundenzettel von jedem Mitarbeiter einsehen und nachträglich bearbeiten.

Weitere Infos findest du in unserem Handbuch.

Arbeitszeitauswertung

Die Arbeitszeitauswertung ist nur für Admins freigeschaltet. Du erhältst hier eine Übersicht zu den Projekten/Aufträgen beziehungsweise Verteilzeiten. Wählst du zum Beispiel ein bestimmtes Projekt, siehst du eine Übersicht aller Mitarbeiter, die dieses bearbeitet haben. Außerdem siehst du die Start- und Endzeitpunkt, sowie die Arbeitsschritte und Tätigkeiten der Mitarbeiter in diesem Auftrag.

Weitere Infos findest du in unserem Handbuch.

Nein, die Lizenzen sind nicht geräteabhängig und können auf jedem Gerät mit einem Browserzugang verwendet werden.

Solltest du einen Auftrag ohne Datum gespeichert haben, gibt es zwei Möglichkeiten diesen wieder zu finden.

1. Gehe in die Auftragsliste. Hier findest du alle Aufträge und kannst oben nach verschiedenen Kriterien suchen.
2. Gehe auf die Plantafel. Achte darauf, dass oben rechts Tag, Woche oder Monat steht. Links findest du jetzt ein Kalender-Symbol mit einem Plus. Klicke auf dieses und du findest alle unterminierten Aufträge.

Entscheidest du dich für Artesa, können die Daten aus der Demoversion weiter verwendet werden.

Entscheidest du dich gegen Artesa, werden wir die Daten aus der Demoversion anschließend unwiderruflich löschen.

Nein, jeder Nutzer hat immer genau eine Rolle (z. B. Admin, Handwerker oder Beobachter). Für spezielle Rechte vergibst du am besten die passende Rolle.

Nein. Artesa wird automatisch aktualisiert – du arbeitest immer mit der neuesten Version.

Ja. Du kannst relevante Daten wie Aufträge oder Zeiten exportieren, um sie extern weiterzuverarbeiten oder zu archivieren.

Du kannst Aufträge in einzelne Arbeitsschritte unterteilen und diesen Farben zuweisen – z. B. „Montage" immer in Blau. So siehst du auf einen Blick, welcher Schritt auf allen Aufträgen ansteht, und kannst Mitarbeiter einfach zuordnen.

Ja, du kannst Standardabläufe erstellen, die sich für ähnliche Aufträge immer wieder verwenden lassen – das spart Zeit bei der Planung.

Ja. Artesa kann flexibel eingesetzt werden – ob nur für die digitale Plantafel oder in Kombination mit Zeiterfassung und Dokumentation. Du bestimmst, welche Funktionen du nutzen möchtest.

Ja. Arbeitsschritte lassen sich per Drag & Drop verschieben oder neu zuweisen. Änderungen sind sofort für alle sichtbar.

In der Plantafel erkennst du auf einen Blick, wer bereits eingeplant ist und wo noch Kapazitäten frei sind. So vermeidest du Überplanung.

Mitarbeitende können ihre Zeiten auf verschiedenen Wegen erfassen:

• Sie stempeln sich direkt auf den zugeteilten Arbeitsschritt ein.
• Sie tragen sich auf eine zuvor festgelegte Verteilzeit ein.
• Alternativ wird die hinterlegte Standard-Arbeitszeit automatisch in den Stundenzettel übernommen.

Zeiten können auch nachträglich im Stundenzettel angepasst werden. Nachträgliche Änderungen werden entsprechend gekennzeichnet.

Ja. Mitarbeitende können ihren Stundenzettel direkt an den Vorgesetzten einreichen, z. B. zur Kontrolle oder Freigabe für die Abrechnung. So wird sichergestellt, dass alle Zeiten geprüft und bestätigt sind, bevor sie weiterverarbeitet werden.

Die Zeiten können nach der Einreichung vom Mitarbeiter nicht mehr bearbeitet werden. Wird die Einreichung genehmigt, bleibt das so. Bei einer Ablehnung muss der Vorgesetzte eine Notiz hinterlassen, dann kann der Mitarbeitende seine Zeiten korrigieren.

Der Vorteil einer Webanwendung ist, dass sie plattformunabhängig funktioniert. Das heißt, du kannst sie sowohl auf Computern als auch auf mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets nutzen.

Dadurch, dass Artesa eine Cloudanwendung ist, kannst du deine Daten jederzeit von überall abrufen und bearbeiten. Außerdem können wir Updates zentral vornehmen, sodass jeder Benutzer immer die aktuellste Version der App besitzt.

Welche Geräte sich dafür im Betrieb bewährt haben, zeigen wir dir im Blog Die richtige Hardware zur richtigen Handwerkersoftware.