Schau dir hier auch unsere anderen Videos an.
Unter Chats im Hauptmenü schreibst du mit deinen Kollegen: zu einem Auftrag, direkt mit einer Person oder in einer Gruppe. Öffnen können die Chats alle Rollen, auch Handwerker.
Drei Arten von Chats
- Auftrags-Chats: Zu jedem Auftrag gehört ein Chat. Alle im Unternehmen können ihn lesen und darin schreiben. Bilder und Dateien aus dem Chat landen in der zugehörigen Auftragsakte. Den Chat eines Auftrags findest du auch in der Auftragsakte selbst und in der Erfassung, wenn du dort einen Arbeitsschritt öffnest.
- Direktnachrichten: zwischen dir und einer weiteren Person. Nur ihr beide seht den Chat.
- Gruppen: mehrere Personen unter einem Gruppennamen. Die Gruppe, ihre Nachrichten und Dateien sehen nur ihre Mitglieder.
Die Übersicht
Oben wechselst du zwischen Direkt & Gruppen und Aufträge. Ein roter Punkt an einem der beiden zeigt, dass dort ungelesene Nachrichten liegen.
In Direkt & Gruppen findest du über Chats durchsuchen eine Gruppe nach ihrem Namen und eine Direktnachricht nach dem Namen der Person.
In Aufträge wählst du über das Auswahlfeld einen Auftrag und öffnest so seinen Chat. Der Schalter oben (Nur abonnierte Chats anzeigen) beschränkt die Liste auf die Auftrags-Chats, die du abonniert hast. Ausgeschaltet siehst du die Chats aller Aufträge. Hast du noch keinen abonniert, zeigt Alle Auftrags-Chats anzeigen in der leeren Liste trotzdem alle.
Jeder Eintrag zeigt den Namen des Chats, die letzte Nachricht und wann sie kam. Auftrags-Chats tragen den Namen des Auftrags, Direktnachrichten den der anderen Person.
Hat ein Chat neue Nachrichten, steht rechts ihre Anzahl, und Name und letzte Nachricht sind dunkel hervorgehoben. Chats ohne Neues treten grau zurück. Ein Punkt statt einer Zahl heißt, dass sich etwas ohne neue Nachricht getan hat, etwa eine Reaktion. Ein stummgeschalteter Chat trägt eine durchgestrichene Glocke vor der Uhrzeit und eine graue Zahl.
Am Menüpunkt Chats steht, in wie vielen deiner Chats etwas Neues wartet. Gezählt werden Direktnachrichten, Gruppen und abonnierte Auftrags-Chats, stummgeschaltete nicht.
Am Computer öffnet sich der gewählte Chat rechts neben der Liste. Am Handy füllt er den Bildschirm, und oben links führt zurück zur Liste. Bei einem Auftrags-Chat öffnest du über oben rechts die zugehörige Auftragsakte.
Anwesenheit am Profilbild
Am Profilbild deiner Kollegen siehst du, wer gerade da ist:
- grün: heute eingestempelt oder Artesa gerade geöffnet
- gelb: in der Pause
- rot: in einer genehmigten Abwesenheit, ohne dass die Art der Abwesenheit zu sehen ist
Ohne Punkt ist die Person ausgestempelt oder nicht in Artesa. In einer Direktnachricht steht unter dem Namen zusätzlich, seit wann, etwa Eingestempelt seit 07:12, In Pause seit 12:00, Abwesend bis 31.10. oder Zuletzt online vor 2 Stunden.
Den Punkt zeigt Artesa auch in der Stundenzettel-Übersicht, in der Mitarbeiterliste, beim Verantwortlich in den Listen der Aufträge und Arbeitsschritte und bei dem, der ein Projekt, ein Formular oder eine Datei angelegt hat. Ein Admin schaltet die Anzeige für das ganze Unternehmen in den Einstellungen unter Unternehmen ab.
Neuen Chat starten
- Klicke oben neben der Überschrift auf (Neuer Chat).
- Trag im Feld An: ein, wem du schreiben willst.
- Schreib die erste Nachricht. Mit ihr entsteht der Chat.
Mit einer Person wird daraus eine Direktnachricht. Habt ihr beide schon eine, öffnet sich diese. Mit mehreren Personen wird daraus eine Gruppe, und daneben erscheint das Feld Gruppenname. Lässt du es leer, heißt die Gruppe nach den Vornamen der eingetragenen Personen.
Gruppen anlegen können die Rollen Admin und Büro. Alle anderen tragen unter An: eine Person ein und schreiben ihr direkt.
Mitglieder
Über oben im geöffneten Chat siehst du unter Mitglieder, wer dabei ist.
In einer Gruppe verwalten Admins und Büro-Mitarbeiter, die selbst Mitglied sind, dort auch die Gruppe:
- Unter Mitglieder hinzufügen wählst du eine Person aus und bestätigst mit .
- Mit neben einem Namen entfernst du das Mitglied.
- Mit neben dem Gruppennamen benennst du die Gruppe um.
- Über das Gruppenbild lädst du ein eigenes Bild hoch (JPG oder PNG), entfernen darunter nimmt es wieder heraus.
In einem Auftrags-Chat ist Mitglied, wer ihn abonniert hat. Von selbst abonniert sind der Verantwortlich des Auftrags, wer einem Arbeitsschritt oder einer Aufgabe des Auftrags zugewiesen wird, wer diese Zuweisung vornimmt, wer im Chat schreibt und wer darin erwähnt wird. Lesen können den Chat trotzdem alle im Unternehmen.
Wer hinzukommt, geht oder eine Gruppe umbenennt, zeigt der Chat selbst als Hinweis zwischen den Nachrichten an, etwa „… hat den Chat verlassen“. Diese Hinweise lösen keine Benachrichtigung aus.
Verlassen, ausblenden, stummschalten
Chat verlassen: Eine Gruppe oder einen Auftrags-Chat verlässt du unten in den Mitgliedern. Eine Gruppe verschwindet danach aus deiner Liste, zurückholen kann dich ein Admin oder Büro-Mitarbeiter aus der Gruppe. Einen verlassenen Auftrags-Chat kannst du weiter lesen, du bekommst aber keine Benachrichtigungen mehr dazu. Auch eine neue Zuweisung oder Erwähnung macht dich dort nicht wieder zum Mitglied, das geht nur über Abonnieren.
Chat ausblenden: Eine Direktnachricht lässt sich nicht verlassen, nur ausblenden. Sie verschwindet aus deiner Liste und erscheint wieder, sobald jemand darin schreibt.
Stummschalten: In Direktnachrichten und Gruppen schaltest du über oben im Chat die Benachrichtigungen für diesen Chat ab. Erwähnt dich dort jemand, bekommst du trotzdem eine. Über (Stummschaltung aufheben) schaltest du sie wieder ein.
Abonnieren: Bei Auftrags-Chats steht an derselben Stelle zum Abonnieren. Ein abonnierter Chat meldet neue Nachrichten, über Abbestellen hört das wieder auf.
Nachrichten schreiben
Unten im Chat schreibst du in das Feld Schreibe eine Nachricht. Mit Enter oder geht die Nachricht raus, Umschalt und Enter beginnt eine neue Zeile. Deine Nachrichten tragen ein Häkchen, sobald sie gesendet sind. Klappt das nicht, steht darunter Senden fehlgeschlagen.
- Emoji: öffnet die Emoji-Auswahl mit Suche und Zuletzt verwendet. Tippst du einen Doppelpunkt und ein Wort, etwa
:lachen, schlägt der Chat passende Emojis vor. - Erwähnen: Tippe @ und den Anfang eines Namens und wähle die Person aus den Vorschlägen. Sie bekommt eine Benachrichtigung, auch wenn sie den Chat stummgeschaltet hat. In einem Auftrags-Chat wird sie damit Mitglied. In Direktnachrichten und Gruppen erreicht eine Erwähnung nur, wer schon dabei ist.
- Anhänge: Über (Dateien anhängen) hängst du eine oder mehrere Dateien an. Bilder und Videos zeigt der Chat direkt an, ein Klick öffnet ein Bild groß. Andere Dateien, etwa PDFs, lädst du mit einem Klick auf ihren Namen herunter.
- Sprachnachricht: links neben dem Textfeld startet die Aufnahme. Beim ersten Mal fragt der Browser, ob Artesa das Mikrofon nutzen darf. Während der Aufnahme laufen ein roter Punkt und die Zeit mit, das ✕ bricht ab (Aufnahme abbrechen), das Häkchen schickt die Sprachnachricht (Sprachnachricht senden). Empfangene Sprachnachrichten spielst du direkt im Chat ab. Das Mikrofon erscheint nur, solange keine Datei angehängt ist.
Reagieren, antworten, löschen
An jeder Nachricht sitzt ein Smiley (Reaktion hinzufügen). Am Computer erscheint er, wenn du mit der Maus über die Nachricht fährst, am Handy ist er immer zu sehen. Er bietet 👍 ❤️ 😂 🎉 🔥 zur Auswahl. Die Reaktionen stehen unter der Nachricht, jeweils mit ihrer Anzahl. Tippst du auf eine davon, setzt du deine eigene oder nimmst sie zurück.
Daneben öffnet der Pfeil die Aktionen der Nachricht:
- Antworten: Die Nachricht erscheint als Zitat über dem Textfeld und steht später über deiner Antwort. Mit dem ✕ daneben (Antwort abbrechen) lässt du das Zitat weg.
- Anheften und Loslösen: siehe Angeheftete Nachrichten.
- Nachricht löschen: nur bei deinen eigenen Nachrichten. An ihrer Stelle steht danach für alle Diese Nachricht wurde gelöscht.
Gesendete Nachrichten lassen sich nicht bearbeiten. Lösch sie und schreib sie neu.
Angeheftete Nachrichten
Was alle im Chat brauchen, etwa einen Zugangscode, den Ansprechpartner vor Ort oder die Lieferadresse, heftest du über Anheften im Menü der Nachricht oben an. Das geht in allen Chats, auch im Chat der Auftragsakte.
Bis zu drei angeheftete Nachrichten stehen oben im Chat, die neueste zuerst und mit bis zu zwei Zeilen Text. Ein Klick springt zur Nachricht und zeigt danach die nächste. Heftest du eine vierte an, löst sich die älteste von selbst. Im Verlauf trägt eine angeheftete Nachricht eine Pin-Nadel neben der Uhrzeit.
Loslösen kann, wer die Nachricht angeheftet hat, und jeder Admin. Wer anheftet oder loslöst, steht als Hinweis im Chat. Beobachter können nicht anheften.
Medien, Dateien & Links
Über (Medien, Dateien & Links) oben rechts im Chat siehst du gesammelt, was darin geschickt wurde:
- Medien: Bilder und Videos als Raster
- Dateien: alle übrigen Dateien mit Größe und Datum
- Links: die verschickten Links mit Absender und Datum
Bilder öffnen sich mit einem Klick, PDFs im PDF-Viewer und Links in einem neuen Tab. Ein zweiter Klick auf das Symbol führt zurück zu den Nachrichten. Die Ansicht gibt es unter Chats im Hauptmenü, nicht im Chat der Auftragsakte; dort liegen die Dateien eines Auftrags-Chats ohnehin unter Dateien.
Benachrichtigungen
Neue Nachrichten melden sich bei allen Mitgliedern des Chats als Benachrichtigung, außer beim Absender und bei allen, die den Chat stummgeschaltet haben. Je Chat gibt es eine Benachrichtigung, die auf die neueste Nachricht zeigt, und Zum Chat öffnet ihn. Ob sie in der App, als Push oder gar nicht kommt, stellst du in den Einstellungen deines Mitarbeiterprofils unter Chat Nachrichten ein.
Ohne Internetverbindung
Die Übersicht Chats braucht eine Internetverbindung, Direktnachrichten und Gruppen also auch. Den Chat eines Auftrags nutzt du mit dem Offline-Modus auch ohne Netz, in der Erfassung beim Arbeitsschritt oder in der Auftragsakte. Nachrichten samt Bildern und Dateien gehen raus, sobald die Verbindung zurück ist. Bis dahin fehlt an ihnen das Häkchen.