Die Zeiterfassung mit Artesa funktioniert fast wie von selbst. Du musst dich nur auf einen Auftrag oder im Tagewerk einstempeln – die App erfasst deine Arbeitszeit automatisch im Hintergrund.
Alle erfassten Zeiten werden im Stundenzettel aufgelistet. Dort kannst du sie bei Bedarf anpassen oder direkt einreichen. Artesa unterstützt dich auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Pausenzeiten und der maximalen täglichen Arbeitszeit.
Dein Betrieb arbeitet nicht nach dem klassischen 40-Stunden-Modell? Kein Problem! Du kannst dein eigenes Arbeitszeitmodell hinterlegen – Hilfe dazu findest du hier.
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Auf einen Blick
Über das Hauptmenü kannst du den Stundenzettel auswählen und öffnen.
Die Übersicht der aktuellen Woche wird angezeigt, dort siehst du jeden einzelnen Tag mit Arbeitszeiten und Pausen.
Unter dem Datum im Stundenzettel siehst du den aktuellen Status deiner erfassten Zeit: Entwurf, Eingereicht, Bestätigt oder abgelehnt.
Wenn du den Stundenzettel nachträglich bearbeitest, wird er mit dem Hinweis Nachtrag versehen – dieser erscheint auch in der exportierten CSV-Datei.
Sowohl du als auch deine Vorgesetzten können den Status und den Hinweis jederzeit einsehen.
Hinzu kommt die Übersicht deiner Ist- und Soll-Stunden mit der Differenz – je nach Ansicht für die Woche oder den ganzen Monat aufsummiert. Wenn du keine Arbeitszeiten über Aufträge erfasst hast, wird die Standardzeit, die vorher festgelegt wurde, eingetragen.
In der Wochen- und Monatsansicht siehst du außerdem deine Überstunden: den Übertrag vom Vormonat, die Überstunden zum Monatsende und – falls dein Arbeitszeitmodell eine Obergrenze für den Übertrag hat – wie viel davon verfällt.
Deine Abwesenheiten werden im Kopf der Woche bzw. des Monats summiert. Die Summe ist nach deinem Arbeitszeitmodell bewertet, Feiertage und Wochenenden blähen sie also nicht auf. Daneben siehst du, wie viel dir noch zusteht – zum Beispiel deinen Resturlaub.
Über oben links kannst du zwischen den Wochen wechseln. Mit Jetzt kommst du wieder zurück zu der aktuellen Woche.
Wenn du eine andere Sicht einstellen möchtest, gibt es oben in der Mitte die Möglichkeit zur Tages- oder Monatsansicht zu wechseln.
Der aktuelle Benutzer wird oben rechts angezeigt.
Klick auf den Namen, um ihn zu ändern - entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch Eingabe im Suchfeld.
Zeiten bearbeiten/einreichen
Wenn du Stunden erfassen möchtest, öffne die Woche. Für jeden Tag wird bereits die erfasste Anwesenheits- und Pausenzeit automatisch angezeigt. Wenn an Tagen keine Arbeitszeiten über Arbeitsschritte erfasst wurden, siehst du dort die Standardarbeitszeiten. Die Erfassung läuft über das Einstempeln. Weitere Infos findest du auf der Seite Erfassung.
Genehmigte Abwesenheiten stehen direkt in der jeweiligen Tageszeile – stündliche Abwesenheiten mit Uhrzeit. An Tagen mit ganztägiger Abwesenheit oder an Feiertagen trägst du keine Arbeitszeiten ein: Die Felder für Beginn, Ende, Pause und Dauer entfallen dort, damit es keine versehentlichen Doppel-Einträge gibt. Deine Soll-Stunden berücksichtigen Abwesenheiten und Feiertage automatisch – passend zu deinem Arbeitszeitmodell.
Wenn deine Eingabe nicht zu den hinterlegten Vorgaben passt, zeigt dir Artesa eine Warnung an. Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.
Änderst du Anwesenheit oder Pausen per Hand, erscheint der Hinweis Nachtrag im Stundenzettel - dieser Hinweis ist optional und kann im Arbeitszeitmodell aktiviert oder deaktiviert werden.
In manchen Arbeitszeitmodellen ist die manuelle Bearbeitung von Beginn, Ende, Pause und Dauer gesperrt. Dann kommen die Zeiten ausschließlich aus der Zeiterfassung und lassen sich im Stundenzettel nicht von Hand überschreiben.
Um die Änderung nachvollziehen zu können, lässt du am besten einen Hinweis für deinen Vorgesetzten da. Klicke dafür auf neben der Arbeitszeit. Es erscheint ein Textfeld, in das du deinen Hinweis schreiben kannst. Über die Zeile Zeitabschnitte kannst du alle erfassten Auftrags- und Verteilzeiten des Tages einsehen. Fehlt etwas, kannst du über Änderungen vornehmen. Mit kannst du einen Zeitabschnitt löschen.
Außerdem kannst du durch Auftrag und Verteil Zeiten manuell hinzufügen. Fülle hierfür die Daten im sich öffnenden Dialogfenster aus und klicke dann Eintragen.
Um alle manuellen Bearbeitungen rückgängig zu machen, kannst du auf klicken. Es stehen jetzt wieder die automatisch erfassten Zeiten oder die Standard-Arbeitszeiten im Stundenzettel.
Mit auf der rechten Seite können die Arbeitszeiten eingereicht werden. Deine Zeiten werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis du diese einreichst.
Nachdem du den Stundenzettel eingereicht hast, wird dieser gespeichert und du musst auf eine Genehmigung oder Ablehnung durch einen Verantwortlichen warten. Der Verantwortliche wird über das Einreichen deines Stundenzettels informiert und du erhältst ebenfalls eine Benachrichtigung, wenn dein Stundenzettel genehmigt/abgelehnt wurde.
Sollte es zu einer Ablehnung kommen, findest du eine Bemerkung zu dem Grund der Ablehnung. Bearbeite deine Zeiten einfach wie oben beschrieben und reiche sie erneut ein.
Unten rechts kannst du deinen Stundenzettel als csv-Datei exportieren. Die Datei lässt sich in Excel öffnen, perfekt, um z. B. die Gesamtarbeitszeit eines Monats zu berechnen oder eigene Auswertungen zu machen. Du kannst deine Abwesenheiten direkt im Stundenzettel erfassen. Die Funktion Abwesenheit eintragen findest du oben rechts direkt neben Alle einreichen.
Stundenzettel-Übersicht
Als Verantwortlicher musst du nicht mehr jeden Mitarbeiter einzeln öffnen und durchgehen. Über die Stundenzettel-Übersicht siehst du die Stundenzettel aller Mitarbeiter auf einen Blick – wahlweise für den Monat, die Woche oder den Tag.
Welche Spalten angezeigt werden, stellst du selbst ein:
- Ist / Soll / Differenz – die Summen der Arbeitszeiten im Zeitraum.
- Überstunden – Übertrag vom Vormonat, Überstunden zum Monatsende und „Verfallen".
- Status – wie viele Tage „Nicht eingereicht", „Zu genehmigen", „Genehmigt" oder „Abgelehnt" sind.
- Abwesenheiten – je Typ, zum Beispiel die Urlaubstage im Monat (genehmigt und geplant).
- Hinweise – automatische Prüfungen je Tag, etwa fehlende Erfassung an einem Soll-Arbeitstag, eine zu kurze oder zu lange Pause, Arbeit an einem Feiertag oder ein fehlendes Arbeitszeitmodell.
So siehst du sofort, bei welchem Mitarbeiter noch etwas fehlt oder nicht zusammenpasst – und nur dort musst du genauer hinschauen. Mit einem Klick auf einen Mitarbeiter öffnest du dessen Stundenzettel direkt als Fenster und kannst kontrollieren, korrigieren und genehmigen, ohne die Übersicht zu verlassen.
Außerdem kannst du:
- Sammel-Aktionen nutzen: mehrere Mitarbeiter auswählen und die Stundenzettel gesammelt genehmigen oder ablehnen. Mit Einreichen & Genehmigen geht beides in einem Schritt – praktisch für Betriebe, in denen die Mitarbeiter ihre Stundenzettel nicht selbst einreichen.
- die komplette Übersicht als CSV-Datei exportieren, zum Beispiel zur Vorbereitung der Lohnabrechnung.
Stundenzettel bestätigen/ablehnen
Wenn ein Mitarbeiter einen Stundenzettel eingereicht hat, erhältst du darüber eine Benachrichtigung. Klicke auf den Link in der Benachrichtigung, um direkt zum Stundenzettel zu gelangen, öffne ihn aus der Stundenzettel-Übersicht oder gehe über das Hauptmenü auf Stundenzettel und wähle oben rechts den entsprechenden Mitarbeiter aus und links den gewünschten Monat.
Du siehst nun rechts am Ende der Kalenderwochen zwei Buttons - grün bestätigen (), rot ablehnen (). Durch Aufklappen der Kalenderwoche kannst du auch einzelne Tage ablehnen.
Wenn du eine Zeit ablehnst, musst du einen Grund für den Mitarbeiter angeben. Der Mitarbeiter wird über den veränderten Status informiert und muss den Stundenzettel korrigieren und erneut einreichen.
Durch Klicken auf die Kalenderwoche, kannst du alle Informationen zu den Arbeitszeiten einsehen und nur einzelne Tage ablehnen. Du kannst die Zeiten auch wie oben beschrieben bearbeiten. Nachdem du die Zeiten von deinen Mitarbeitern bearbeitet hast, musst du die Zeiten mit speichern. Mit kannst du die Bearbeitung rückgängig machen.