Stundenzettel

Die Zeiterfassung mit Artesa funktioniert fast wie von selbst. Du musst dich nur auf einen Auftrag oder im Tagewerk einstempeln – die App erfasst deine Arbeitszeit automatisch im Hintergrund.

Alle erfassten Zeiten werden im Stundenzettel aufgelistet. Dort kannst du sie bei Bedarf anpassen oder direkt einreichen. Artesa unterstützt dich auch bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie Pausenzeiten und der maximalen täglichen Arbeitszeit.

Dein Betrieb arbeitet nicht nach dem klassischen 40-Stunden-Modell? Kein Problem! Du kannst dein eigenes Arbeitszeitmodell hinterlegen – Hilfe dazu findest du hier.

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Auf einen Blick

Über das Hauptmenü kannst du den Stundenzettel auswählen und öffnen.

Die Übersicht der aktuellen Woche wird angezeigt, dort siehst du jeden einzelnen Tag mit Arbeitszeiten und Pausen.

Unter dem Datum im Stundenzettel siehst du den aktuellen Status deiner erfassten Zeit: Entwurf, Eingereicht, Bestätigt oder abgelehnt.

Wenn du den Stundenzettel nachträglich bearbeitest, wird er mit dem Hinweis Nachtrag versehen – dieser erscheint auch in der exportierten CSV-Datei.

Sowohl du als auch deine Vorgesetzten können den Status und den Hinweis jederzeit einsehen.

Hinzu kommt die Übersicht deiner Ist- und Soll-Stunden mit der Differenz – je nach Ansicht für die Woche oder den ganzen Monat aufsummiert. Wenn du keine Arbeitszeiten über Aufträge erfasst hast, wird die Standardzeit, die vorher festgelegt wurde, eingetragen.

In der Wochen- und Monatsansicht siehst du außerdem deine Überstunden: den Übertrag vom Vormonat, die Überstunden zum Monatsende und – falls dein Arbeitszeitmodell eine Obergrenze für den Übertrag hat – wie viel davon verfällt.

Deine Abwesenheiten werden im Kopf der Woche bzw. des Monats summiert. Die Summe ist nach deinem Arbeitszeitmodell bewertet, Feiertage und Wochenenden blähen sie also nicht auf. Daneben siehst du, wie viel dir noch zusteht – zum Beispiel deinen Resturlaub.

Über oben links kannst du zwischen den Wochen wechseln. Mit Jetzt kommst du wieder zurück zu der aktuellen Woche.

Wenn du eine andere Sicht einstellen möchtest, gibt es oben in der Mitte die Möglichkeit zur Tages- oder Monatsansicht zu wechseln. Am Handy steht dort ein Button mit der aktuellen Ansicht, etwa Woche. Er öffnet die Auswahl aus Monat, Woche und Tag vom unteren Bildschirmrand.

Der aktuelle Benutzer wird oben rechts angezeigt.

Klick auf den Namen, um ihn zu ändern - entweder durch Auswahl aus der Liste oder durch Eingabe im Suchfeld.

Zeiten bearbeiten/einreichen

Wenn du Stunden erfassen möchtest, öffne die Woche. Für jeden Tag wird bereits die erfasste Anwesenheits- und Pausenzeit automatisch angezeigt. Wenn an Tagen keine Arbeitszeiten über Arbeitsschritte erfasst wurden, siehst du dort die Standardarbeitszeiten. Die Erfassung läuft über das Einstempeln. Weitere Infos findest du auf der Seite Erfassung.

Genehmigte Abwesenheiten stehen direkt in der jeweiligen Tageszeile – stündliche Abwesenheiten mit Uhrzeit. An Tagen mit ganztägiger Abwesenheit oder an Feiertagen trägst du keine Arbeitszeiten ein: Die Felder für Beginn, Ende, Pause und Dauer entfallen dort, damit es keine versehentlichen Doppel-Einträge gibt. Deine Soll-Stunden berücksichtigen Abwesenheiten und Feiertage automatisch – passend zu deinem Arbeitszeitmodell.

Liegt gebuchte Arbeit in einer genehmigten Abwesenheit, ob stündlich oder ganztägig, zählt sie trotzdem als Arbeit. Artesa ändert dabei keinen der beiden Einträge, denn welcher nicht stimmt, kann nur ein Mensch entscheiden. Die Stundenzettel-Übersicht meldet den Tag mit den betroffenen Minuten, und Vorgesetzte können die Zeiten kürzen.

Wenn deine Eingabe nicht zu den hinterlegten Vorgaben passt, zeigt dir Artesa eine Warnung an. Die Arbeitszeit wird automatisch berechnet.

Hat dein Arbeitszeitmodell Pausenregeln, prüft der Stundenzettel die Pause jedes Tages:

• Ist die Pause länger als erlaubt, bleibt sie stehen, wie sie erfasst ist. Der Tag zeigt Pause zu lang, unter der Pause steht der Höchstwert (max: …).
• Ist die Pause zu kurz, hebt Artesa sie auf den Mindestwert an und zieht die Differenz von der Arbeitszeit ab. Unter der Pause steht dann, was tatsächlich gebucht war (Gebucht: …).
• Gelten die Pausenregeln in deinem Arbeitszeitmodell nur als Hinweis, bleibt auch eine zu kurze Pause stehen. Der Tag zeigt dann Pause zu kurz, unter der Pause steht der Mindestwert (min: …).

Legt dein Arbeitszeitmodell einen frühesten Beginn (Frühestens) oder ein spätestes Ende (Spätestens) fest, zählt Zeit davor oder danach weder als Arbeit noch als Pause. Beginn oder Ende stehen dann auf dieser Grenze, darunter steht die tatsächlich gestempelte Zeit (Gebucht: …). Liegt alles Gestempelte eines Tages außerhalb, steht die Arbeitszeit auf 00:00.

Änderst du Anwesenheit oder Pausen per Hand, erscheint der Hinweis Nachtrag im Stundenzettel - dieser Hinweis ist optional und kann im Arbeitszeitmodell aktiviert oder deaktiviert werden.

In manchen Arbeitszeitmodellen ist die manuelle Bearbeitung von Beginn, Ende, Pause und Dauer gesperrt. Dann kommen die Zeiten ausschließlich aus der Zeiterfassung und lassen sich im Stundenzettel nicht von Hand überschreiben.

Um die Änderung nachvollziehen zu können, lässt du am besten einen Hinweis für deinen Vorgesetzten da. Klicke dafür auf neben der Arbeitszeit. Es erscheint ein Textfeld, in das du deinen Hinweis schreiben kannst. Über die Zeile Zeitabschnitte kannst du alle erfassten Auftrags- und Verteilzeiten des Tages einsehen. Fehlt etwas, kannst du über Änderungen vornehmen. Mit kannst du einen Zeitabschnitt löschen.

In der Tagesansicht steht die Bemerkung einer Zeitbuchung auf dem Kärtchen, bei Auftragszeiten wie bei Verteilzeiten. Gestempelte Arbeitszeiten unter 20 Sekunden erscheinen dort nicht und werden nicht mitgerechnet, ein versehentliches Ein- und sofortiges Ausstempeln musst du also nicht von Hand löschen.

Außerdem kannst du durch Auftrag und Verteil Zeiten manuell hinzufügen, mit Pause eine Pause. Fülle hierfür die Daten im sich öffnenden Dialogfenster aus und klicke dann Eintragen.

Um alle manuellen Bearbeitungen rückgängig zu machen, kannst du auf klicken. Es stehen jetzt wieder die automatisch erfassten Zeiten oder die Standard-Arbeitszeiten im Stundenzettel.

Mit auf der rechten Seite können die Arbeitszeiten eingereicht werden. Deine Zeiten werden automatisch als Entwurf gespeichert, bis du diese einreichst.

Am Handy liegen die Aktionen eines Tages hinter den drei Punkten in seiner Zeile, etwa Einreichen, Gehe zu Tag und Abwesenheit eintragen. Das Menü Aktionen für diesen Tag öffnet sich vom unteren Bildschirmrand und schließt mit dem ✕.

Läuft beim Einreichen noch eine Arbeitszeit, bekommst du einen Hinweis. Bestätigst du ihn, wird die laufende Arbeitszeit automatisch beendet.

Ist ein Tag eingereicht oder genehmigt, ist die Zeiterfassung für diesen Tag gesperrt: In der Erfassung erscheint dann der Hinweis, dass der Stundenzettel dafür wieder geöffnet werden muss. Zum Korrigieren öffnest du den Tag wie gewohnt wieder.

Nachdem du den Stundenzettel eingereicht hast, wird dieser gespeichert und du musst auf eine Genehmigung oder Ablehnung durch einen Verantwortlichen warten. Der Verantwortliche wird über das Einreichen deines Stundenzettels informiert und du erhältst ebenfalls eine Benachrichtigung, wenn dein Stundenzettel genehmigt/abgelehnt wurde.

Sollte es zu einer Ablehnung kommen, findest du eine Bemerkung zu dem Grund der Ablehnung. Bearbeite deine Zeiten einfach wie oben beschrieben und reiche sie erneut ein.

Unten rechts kannst du deinen Stundenzettel als csv-Datei exportieren. Die Datei lässt sich in Excel öffnen, perfekt, um z. B. die Gesamtarbeitszeit eines Monats zu berechnen oder eigene Auswertungen zu machen. Du kannst deine Abwesenheiten direkt im Stundenzettel erfassen. Die Funktion Abwesenheit eintragen findest du oben rechts direkt neben Alle einreichen.

Pausen

Jede Pause steht in der Tagesansicht als eigener Block Pause und wird von deiner Arbeitszeit abgezogen. Deine Auftrags- und Verteilzeiten selbst bleiben dabei unverändert. Eine Pause entsteht auf drei Wegen:

• Beim Stempeln: Mit in der Leiste unten beginnt eine Pause, im Auftrag wie in der Verteilzeit. Mit geht es im selben Eintrag weiter. Mehr dazu unter Erfassung.
• Von Hand: Ziehst du in der Tagesansicht über einen freien Zeitraum, öffnet sich Arbeitszeit eintragen und bietet neben Auftragszeit und Verteilzeit auch Pause an.
• Aus dem Arbeitszeitmodell: Hat dein Arbeitszeitmodell Pausenzeiten, trägt Artesa sie ein, sobald du an einem Tag etwas erfasst. Solange an einem Tag noch nichts erfasst ist, zeigt die Tagesansicht sie gestreift als Pause (geplant).

Eine Pause verschiebst du in der Tagesansicht per Ziehen, ihre Länge änderst du am Rand des Blocks. Mit einem Klick öffnest du sie, um Beginn und Ende einzutragen oder sie zu löschen. So legst du eine vorgeschlagene Pause aus dem Arbeitszeitmodell dorthin, wo du sie tatsächlich gemacht hast. Eine Pause (verbindlich) gibt das Arbeitszeitmodell fest vor. Sie lässt sich weder verschieben noch löschen.

Stundenzettel-Übersicht

Als Verantwortlicher musst du nicht mehr jeden Mitarbeiter einzeln öffnen und durchgehen. Über die Stundenzettel-Übersicht siehst du die Stundenzettel aller Mitarbeiter auf einen Blick – wahlweise für den Monat, die Woche oder den Tag. Am Handy wechselst du die Ansicht über den Button oben, der die aktuelle Ansicht zeigt; die Auswahl öffnet sich vom unteren Bildschirmrand.

Der farbige Punkt am Profilbild eines Mitarbeiters zeigt, ob er gerade eingestempelt (grün), in Pause (gelb) oder abwesend (rot) ist. Die Anzeige lässt sich für das Unternehmen abschalten.

Welche Spalten angezeigt werden, stellst du selbst ein:

• Ist / Soll / Differenz – die Summen der Arbeitszeiten im Zeitraum.
• Überstunden – Übertrag vom Vormonat, Überstunden zum Monatsende und „Verfallen".
• Status – wie viele Tage „Nicht eingereicht", „Zu genehmigen", „Genehmigt" oder „Abgelehnt" sind.
• Abwesenheiten – je Typ, zum Beispiel die Urlaubstage im Monat (genehmigt und geplant).
• Hinweise – automatische Prüfungen je Tag. Gezählt werden die, bei denen etwas zu tun ist:
  • fehlende Erfassung an einem Soll-Arbeitstag
  • Pause zu kurz oder zu viel Arbeitszeit
  • Arbeit in einer genehmigten Abwesenheit, stündlich wie ganztägig, mit den betroffenen Minuten: In einer Abwesenheit gearbeitet
  • Startzeit liegt nach der Endzeit, ein Eintrag über mehrere Tage oder ein vergessenes Ausstempeln
  
  Nur zur Information, ohne mitzuzählen:
  • Pause zu lang
  • ein Wert, den das Arbeitszeitmodell korrigiert hat, etwa ein gestempelter Beginn vor Frühestens oder ein Ende nach Spätestens
  • Arbeit an einem Feiertag, an einem arbeitsfreien Tag oder trotz ganztägiger Abwesenheit
  • kein Arbeitszeitmodell zugeordnet

In der Tagesansicht siehst du jeden Hinweis eines Tages. Woche und Monat zählen die Tage mit fehlender Erfassung, zu kurzer Pause, zu viel Arbeitszeit, vertauschter Start- und Endzeit oder einem Eintrag über mehrere Tage. So siehst du sofort, bei welchem Mitarbeiter noch etwas fehlt oder nicht zusammenpasst – und nur dort musst du genauer hinschauen. Mit einem Klick auf einen Mitarbeiter öffnest du dessen Stundenzettel direkt als Fenster und kannst kontrollieren, korrigieren und genehmigen, ohne die Übersicht zu verlassen.

Außerdem kannst du:

• Sammel-Aktionen nutzen: mehrere Mitarbeiter auswählen und die Stundenzettel gesammelt genehmigen oder ablehnen. Mit Einreichen & Genehmigen geht beides in einem Schritt – praktisch für Betriebe, in denen die Mitarbeiter ihre Stundenzettel nicht selbst einreichen. Mit Zurückziehen öffnest du eingereichte Stundenzettel wieder. Die Aktionen eines Mitarbeiters liegen hinter den drei Punkten in seiner Zeile, am Handy öffnen sie sich vom unteren Bildschirmrand.
• die komplette Übersicht als CSV-Datei exportieren, zum Beispiel zur Vorbereitung der Lohnabrechnung.

Stundenzettel bestätigen/ablehnen

Wenn ein Mitarbeiter einen Stundenzettel eingereicht hat, erhältst du darüber eine Benachrichtigung. Klicke auf den Link in der Benachrichtigung, um direkt zum Stundenzettel zu gelangen, öffne ihn aus der Stundenzettel-Übersicht oder gehe über das Hauptmenü auf Stundenzettel und wähle oben rechts den entsprechenden Mitarbeiter aus und links den gewünschten Monat.

Du siehst nun rechts am Ende der Kalenderwochen zwei Buttons - grün bestätigen (), rot ablehnen (). Durch Aufklappen der Kalenderwoche kannst du auch einzelne Tage ablehnen.

Wenn du eine Zeit ablehnst, musst du einen Grund für den Mitarbeiter angeben. Der Mitarbeiter wird über den veränderten Status informiert und muss den Stundenzettel korrigieren und erneut einreichen.

Durch Klicken auf die Kalenderwoche, kannst du alle Informationen zu den Arbeitszeiten einsehen und nur einzelne Tage ablehnen. Du kannst die Zeiten auch wie oben beschrieben bearbeiten. Nachdem du die Zeiten von deinen Mitarbeitern bearbeitet hast, musst du die Zeiten mit speichern. Mit kannst du die Bearbeitung rückgängig machen.

Offene Abwesenheiten mitgenehmigen

Ein Stundenzettel zählt nur genehmigte Abwesenheiten. Liegt in dem Tag, der Woche oder dem Monat, den du genehmigst, eine Abwesenheit, die noch beantragt ist, erscheint beim Genehmigen das Fenster Offene Abwesenheiten mit allen betroffenen Abwesenheiten. Mit Mitgenehmigen genehmigst du sie zusammen mit dem Stundenzettel. Dasselbe gilt für Einreichen & Genehmigen in der Stundenzettel-Übersicht.

Darfst du über eine der Abwesenheiten nicht entscheiden, nennt das Fenster, wer darüber entscheidet. Der Stundenzettel lässt sich dann erst genehmigen, wenn die Abwesenheit genehmigt oder abgelehnt ist.

Wird eine Abwesenheit genehmigt, während der Stundenzettel für diese Tage eingereicht, aber noch nicht genehmigt ist, übernimmt der Stundenzettel sie automatisch.

Arbeit in einer Abwesenheit

Meldet die Stundenzettel-Übersicht bei einem Tag In einer Abwesenheit gearbeitet, widersprechen sich ein Zeiteintrag und eine genehmigte Abwesenheit. Öffne den Stundenzettel des Mitarbeiters und prüfe, welcher der beiden nicht stimmt.

Ist es die Abwesenheit, korrigierst du sie unter Abwesenheiten.

Sind es die Zeiten, klickst du unten rechts im Stundenzettel, neben dem CSV-Export, auf Zeiten kürzen. Artesa schneidet dann an allen gemeldeten Tagen des angezeigten Zeitraums die genehmigten Abwesenheiten aus den Zeiteinträgen heraus. Ein Eintrag, von dem nichts übrig bleibt, wird entfernt. Den Button sehen Vorgesetzte und Admins, und nur, wenn im angezeigten Zeitraum ein solcher Tag liegt.