Alle Auftragsdaten findest du gebündelt in der Auftragsakte. Sie öffnet sich automatisch, wenn du einen Auftrag über die Plantafel oder die Auftragsliste auswählst. Klicke dafür in der Plantafel auf das Auftragskärtchen oder in der Liste auf das des entsprechenden Eintrags.
Falls du beim Anlegen noch nicht alle Angaben gemacht hast, kannst du die Planung in der Auftragsakte ganz einfach ergänzen oder ändern.
In diesem Abschnitt zeigen wir dir die wichtigsten Bereiche der Auftragsakte – und wie du deinen Auftrag mit Artesa einfach und übersichtlich planen kannst.
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Deckblatt
Im Deckblatt der Auftragsakte werden dir alle Grunddaten sowie der Auftragschat übersichtlich angezeigt. Je nach dem Gerät, welches du benutzt, musst du eventuell nach unten scrollen.
Um Daten zu bearbeiten, klickst du auf der jeweiligen Karte. Es öffnet sich ein Dialogfenster, das du nach der Bearbeitung mit OK bestätigst. Das Dialogfenster schließt automatisch.
Um den Auftrag einer deiner definierten Kategorien zuzuweisen, klicke oben rechts auf . Unter Kategorie hinzufügen kannst du nun eine Kategorie auswählen. Bestätige diese mit auf der rechten Seite.
Änderungen speicherst du unten rechts mit Speichern. Die Auftragsakte schließt sich automatisch.
Du kannst den Status einzelner Arbeitsschritte direkt über die Schaltflächen Entwurf, Geplant oder Fertig ändern. Mit einem Klick auf setzt du alle nicht fertigen Schritte auf Geplant, ein weiterer Klick stellt sie wieder auf Entwurf.
Ein Klick auf ermöglicht dir in dieser Ansicht Mitarbeiter zu bestimmten Schritten zuzuweisen oder zu entfernen.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Wenn du deinen Auftrag löschen oder den Auftrag duplizieren möchtest, findest du diese Funktion unten links unter dem Chat. Eventuell musst du etwas nach unten scrollen.
Du kannst nun die Arbeitsschritte jetzt direkt auf der rechten Seite im Deckblatt des Auftrags anpassen. Bestehende Arbeitsschritte lassen sich bearbeiten, neue hinzufügen oder ändern, sodass diese genau auf den jeweiligen Auftrag zugeschnitten werden können.
Wenn du auf in der Chat-Karte klickst, wird der Chat unten rechts angepinnt. Du kannst dann jederzeit, in jeder Ansicht auf den Chat zugreifen, indem du draufklickst. Du kannst den Chat wieder lösen, indem du draufklickst und oben rechts das x wählst. (Dies funktioniert nicht auf dem Smartphone. Auf dem Smartphone hat der Chat oben einen eigenen Reiter.)
Arbeitsschritte
Im Bereich Arbeitsschritte bekommst du eine Übersicht über alle geplanten Schritte, den geschätzten Aufwand und die zugewiesenen Mitarbeiter. Arbeitsschritte, Gruppen oder Standardabläufe können hier bearbeitet oder weitere Abläufe hinzugefügt werden. Eine Planung ist dort ebenfalls möglich, indem du den Tag und die Startzeit auswählst.
Eine Gruppe kann neben ihrem Typ eine frei wählbare Beschreibung tragen, die du direkt in der Kopfzeile der Gruppe bearbeitest. Damit unterscheidest du mehrere Gruppen desselben Typs in einem Auftrag, zum Beispiel „Vormontage" und „Endmontage".
Du kannst nun Arbeitsschritt, Gruppe oder Standardablauf zu deinem Auftrag hinzufügen. Die Standardabläufe kannst du natürlich noch bearbeiten, um deinen Auftrag optimal abzubilden.
Für jeden Arbeitsschritt solltest du die Anzahl der Mitarbeiter, Tage und Stunden angeben. Nur so kann der Aufwand und die Kapazitäten richtig berechnet werden. Außerdem kannst du hier schon festlegen, welche Mitarbeiter dem Arbeitsschritt zugeordnet werden () oder eine Kolonne hinzufügen (). Ebenfalls kannst du eine erste Terminierung vornehmen.
In der Mitarbeiterauswahl steht unter jedem Namen, auf welchen Arbeitsschritten er im Zeitraum dieses Arbeitsschritts schon eingeplant ist. Wer diesem Arbeitsschritt bereits zugewiesen und parallel woanders eingeplant ist, bekommt zusätzlich einen gestrichelten gelben Balken links an seiner Zeile, und sein Profilbild am Arbeitsschritt einen gestrichelten gelben Rahmen.
Abwesenheiten haben Vorrang vor dieser Markierung: Bei Urlaub oder Feiertag bleibt der Rahmen durchgezogen rot oder gelb.
Mit kannst du angeben, ob eine Fahrt notwendig ist und die Hin- und Rückfahrtzeiten angeben. Du kannst auf die Symbole neben den Fahrtzeiten klicken und Start und Ziel der Fahrt angeben.
Du kannst bei den Arbeitsschritten den Status angeben, ob es sich um einen Entwurf handelt oder ob der Arbeitsschritt bereits fest geplant ist.
Die Doku-Pflicht ist eine Funktion, mit der du einstellen kannst, dass deine Mitarbeiter erst eine gewisse Anzahl an Fotos hochladen müssen, bevor der Auftrag abgeschlossen werden kann. Dies ist zum Beispiel hilfreich für deine Unterlagen.
Unter Aufgaben kannst du zu jedem einzelnen Arbeitsschritt eine ToDo-Liste erstellen. Diese Funktion soll dabei helfen, dass auch nichts vergessen wird und kann auch in der Qualitätskontrolle unterstützen. Klicke auf Aufgabe hinzufügen. Es erscheint ein Textfeld, in welches du die Aufgabe eintragen kannst. Zum Beispiel Müll entsorgen oder Werkzeug reinigen. Mit kannst du die Aufgabe wieder entfernen. Du kannst auch gleich Mitarbeiter zuweisen, die die Aufgabe erledigen sollen () und ein Fälligkeitsdatum angeben (). Um einen zugewiesenen Mitarbeiter oder das Datum wieder zu entfernen, fahre mit der Maus über den Mitarbeiter oder das Datum und klick auf das x.
Deine Mitarbeiter sehen die Aufgaben bei der Erfassung und können diese abhaken. Über die Erfassung kannst du die Aufgaben ebenfalls nachträglich bearbeiten und anpassen. Mitarbeiter mit der Lizenz Handwerker können diese nur abhaken.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Dateien
Unter Dateien findest du eine Auflistung aller Dateien, die einem Auftrag zugeordnet sind.
Wenn du links auf Auftrag klickst, werden dir die Ordner angezeigt. In den Ordnern kannst du wie in einem herkömmlichen Betriebssystem navigieren.
Du kannst Dateien dem Auftrag, den Arbeitsschritten und Arbeitsschritt-Gruppen zuordnen. Wenn du Dateien hast, die nur zu einem Arbeitsschritt gehören, kannst du sie direkt in diesem Arbeitsschritt hochladen. Auf diese Weise kannst du die Dateien sortieren. Dateien, die aus der Erfassung oder dem Tagewerk hochgeladen werden, landen automatisch in dem entsprechenden Arbeitsschritt. Wenn ein Arbeitsschritt einen oder mehrere Uploads benötigt, stelle sicher, dass diese dem Arbeitsschritt zugeordnet sind.
Neben den Arbeitsschritten gibt es Upload-Kategorien, die eine weitere Sortierung der Dateien ermöglichen. Uploadkategorien können in den Einstellungen definiert werden. Uploadkategorien können auch Rollen zugeordnet werden und sind dann nur für diese sichtbar. Dateien können entweder per Drag & Drop oder per Rechtsklick -> Kategorie in eine Kategorie verschoben werden.
Dateien können nur einem Arbeitsschritt und einer Uploadkategorie zugeordnet werden können.
Unter den Kategorien auf der linken Seite werden weitere Filter angezeigt, hier kann nach Dateitypen gefiltert werden z.B. Bilder oder PDFs.
Dateien können entweder im Dateibrowser oder im Chat hochgeladen werden.
Dateien lassen sich jederzeit zwischen den Ordnern verschieben, dafür einfach die Datei auf den Ordner ziehen.
Dateien können mit Rechtsklick umbenannt oder gelöscht werden.
Langes Drücken auf eine Datei startet den Auswahlmodus. Neben jedem Dateinamen erscheint dann eine Checkbox, und die ganze Auswahl lässt sich in einen anderen Ordner ziehen, als ZIP herunterladen, über Kategorie ändern einsortieren oder löschen. Einzelne Dateien haben im Kontextmenü Herunterladen, ohne Umweg über die Vorschau. Der Auswahlmodus gibt es im Datei-Browser der Auftragsakte und in dem der Auftragskarte.
Formulare
Unter Formulare siehst alle Formulare, die für den Auftrag und die verschiedenen Arbeitsschritte ausgefüllt wurden. Hier hast du auch die Möglichkeit weitere Formulare ausfüllen. Eine ausführliche Erklärung zu Formularen findest du hier
Ablauf
Der Ablauf zeigt dir in einem Diagramm die zeitliche Abfolge der Arbeitsschritte. Damit kannst du kontrollieren, ob Abhängigkeiten bestehen und diese, sowie Pufferzeiten eingehalten werden.
Arbeitsschritte werden dabei nach Status zusammengeklappt. Ein zugeklappter Block nennt hinter seinem Namen die Zahl der verborgenen Schritte und zeigt sie per Klick. Bei langen Aufträgen bleibt damit im Blick, was noch offen ist.
Du kannst in dieser Ansicht die Arbeitsschritte auch per Drag & Drop verschieben und so den Zeitpunkt ändern. Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Anmerkungen
Neben dem Chat hast du auch die Möglichkeit, Anmerkungen für die Mitarbeiter und das Büro hinzuzufügen. Wie zum Beispiel: Schlüssel beim Hausmeister abholen.
Diese Anmerkungen gelten für den einzelnen Auftrag. Was für alle Aufträge eines Kunden gilt, trägst du stattdessen beim Kunden ein: Unter den Kontaktdaten gibt es das mehrzeilige Feld Anmerkungen, etwa für „Einfahrt nur bis 3,5 Tonnen" oder „Hund im Hof". Diese Kunden-Anmerkungen sind für alle Mitarbeiter über die Auftragsakte, die Erfassung und das Tagewerk sichtbar.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Erfassung
Über die Auftragsakte kannst du dich ebenfalls über Erfassung einstempeln. Wir empfehlen allerdings dies über die Erfassung zu tun.
Auswertung
Über den Reiter Auswertung bekommst du eine Übersicht aller erfassten Zeiten des Auftrags. Durch die Arbeitszeitauswertung erhältst du Einblicke in die Dauer und Tätigkeiten der einzelnen Aufträge. Diese kannst du nutzen, um Schwachstellen zu identifizieren und deine Abläufe zu optimieren.
Ebenfalls kannst du Zeiten über bearbeiten oder Notizen hinzufügen. Nehme die Anpassungen in dem Dialogfenster vor und Speicher die Änderung unten rechts. Klappe die Zeit aus () und du kannst die Notiz lesen. Über kannst du eine erfasste Arbeitszeit löschen.
Du kannst die Zeile Nachkalkulation aufklappen. Zu jedem Arbeitsschritt findest du einen Soll-Ist-Vergleich der geplanten und tatsächlichen Arbeitszeit. Das System berechnet automatisch den Anteil der tatsächlich gebuchten Arbeitsdauer im Verhältnis zur geplanten Dauer.