Alle Auftragsdaten findest du gebündelt in der Auftragsakte. Sie öffnet sich automatisch, wenn du einen Auftrag über die Plantafel oder die Auftragsliste auswählst. Klicke dafür in der Plantafel auf das Auftragskärtchen oder in der Liste auf das des entsprechenden Eintrags.
Falls du beim Anlegen noch nicht alle Angaben gemacht hast, kannst du die Planung in der Auftragsakte ganz einfach ergänzen oder ändern.
In diesem Abschnitt zeigen wir dir die wichtigsten Bereiche der Auftragsakte – und wie du deinen Auftrag mit Artesa einfach und übersichtlich planen kannst.
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Deckblatt
Im Deckblatt der Auftragsakte werden dir alle Grunddaten sowie der Auftragschat übersichtlich angezeigt. Je nach dem Gerät, welches du benutzt, musst du eventuell nach unten scrollen.
Um Daten zu bearbeiten, klickst du auf der jeweiligen Karte. Es öffnet sich ein Dialogfenster, das du nach der Bearbeitung mit OK bestätigst. Das Dialogfenster schließt automatisch.
Um den Auftrag einer deiner definierten Kategorien zuzuweisen, klicke oben rechts auf . Unter Kategorie hinzufügen kannst du nun eine Kategorie auswählen. Bestätige diese mit auf der rechten Seite.
Änderungen speicherst du unten rechts mit Speichern, danach schließt sich die Auftragsakte. Willst du weiterarbeiten, wählst du im Pfeil neben Speichern den Eintrag Speichern ohne Schließen: Die Änderungen sind gespeichert und die Auftragsakte bleibt offen.
In der Karte Ansprechpartner steht oben der Kunde, darunter je Kontakttyp ein Kontakt aus dem gemeinsamen Adressbuch, etwa der Bauleiter und der Architekt. Über Ansprechpartner fügst du weitere hinzu, zum Beispiel einen zweiten Bauleiter: erst den Typ wählen, dann den Kontakt. Mit Anderen Kontakt wählen tauschst du einen eingetragenen Kontakt aus, mit bearbeitest du seine Daten, und zwar für alle Aufträge, an denen er beteiligt ist. Wie die Suche funktioniert und wie du neue Kontakte anlegst, steht unter Kontakte.
Du kannst den Status einzelner Arbeitsschritte direkt über die Schaltflächen Entwurf, Geplant oder Fertig ändern. Mit einem Klick auf setzt du alle nicht fertigen Schritte auf Geplant, ein weiterer Klick stellt sie wieder auf Entwurf.
Ein Klick auf ermöglicht dir in dieser Ansicht Mitarbeiter zu bestimmten Schritten zuzuweisen oder zu entfernen.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Wenn du deinen Auftrag löschen oder den Auftrag duplizieren möchtest, findest du diese Funktion unten links unter dem Chat. Eventuell musst du etwas nach unten scrollen.
Die Arbeitsschritte passt du direkt auf der rechten Seite im Deckblatt des Auftrags an. Bestehende Arbeitsschritte lassen sich bearbeiten, neue hinzufügen oder ändern, sodass diese genau auf den jeweiligen Auftrag zugeschnitten werden können.
In der Chat-Karte abonnierst du den Auftrags-Chat über (Abonnieren). Ein abonnierter Chat meldet neue Nachrichten, über Abbestellen hört das wieder auf. Mehr dazu unter Chats. Auf dem Smartphone steht der Chat nicht im Deckblatt, sondern hat oben einen eigenen Reiter.
Ist der Offline-Modus auf deinem Gerät eingeschaltet, steht neben dem Auftragstitel . Ein Klick darauf hält den ganzen Auftrag auf dem Gerät offline verfügbar (Offline verfügbar halten), ein weiterer gibt ihn wieder frei (Nicht mehr offline halten). Grau heißt nicht gehalten, farbig heißt gehalten. In der Erfassung bietet dasselbe Symbol am Arbeitsschritt die Wahl zwischen Diesen Arbeitsschritt und Den ganzen Auftrag.
Ohne Internetverbindung kannst du die Auftragsakte nur ansehen, nicht ändern.
Arbeitsschritte
Im Bereich Arbeitsschritte bekommst du eine Übersicht über alle geplanten Schritte, den geschätzten Aufwand und die zugewiesenen Mitarbeiter. Arbeitsschritte, Gruppen oder Standardabläufe können hier bearbeitet oder weitere Abläufe hinzugefügt werden. Eine Planung ist dort ebenfalls möglich, indem du den Tag und die Startzeit auswählst.
Eine Gruppe kann neben ihrem Typ eine frei wählbare Beschreibung tragen, die du direkt in der Kopfzeile der Gruppe bearbeitest. Damit unterscheidest du mehrere Gruppen desselben Typs in einem Auftrag, zum Beispiel „Vormontage" und „Endmontage".
Du kannst nun Arbeitsschritt, Gruppe oder Standardablauf zu deinem Auftrag hinzufügen. Die Standardabläufe kannst du natürlich noch bearbeiten, um deinen Auftrag optimal abzubilden.
Für jeden Arbeitsschritt solltest du die Anzahl der Mitarbeiter, Tage und Stunden angeben. Nur so kann der Aufwand und die Kapazitäten richtig berechnet werden. Außerdem kannst du hier schon festlegen, welche Mitarbeiter dem Arbeitsschritt zugeordnet werden () oder eine Kolonne hinzufügen (). Ebenfalls kannst du eine erste Terminierung vornehmen.
In der Mitarbeiterauswahl steht unter jedem Namen, auf welchen Arbeitsschritten er im Zeitraum dieses Arbeitsschritts schon eingeplant ist. Wer diesem Arbeitsschritt bereits zugewiesen und parallel woanders eingeplant ist, bekommt zusätzlich einen gestrichelten gelben Balken links an seiner Zeile, und sein Profilbild am Arbeitsschritt einen gestrichelten gelben Rahmen.
Abwesenheiten haben Vorrang vor dieser Markierung: Bei Urlaub oder Feiertag bleibt der Rahmen durchgezogen rot oder gelb.
Mit kannst du angeben, ob eine Fahrt notwendig ist und die Hin- und Rückfahrtzeiten angeben. Du kannst auf die Symbole neben den Fahrtzeiten klicken und Start und Ziel der Fahrt angeben.
Du kannst bei den Arbeitsschritten den Status angeben, ob es sich um einen Entwurf handelt oder ob der Arbeitsschritt bereits fest geplant ist.
Mit der Doku-Pflicht legst du fest, wie viele Fotos hochgeladen sein müssen, bevor ein Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann. Die Zahl trägst du im Arbeitsschritt unter Abschluss-Bedingungen bei Fotos ein, für alle Schritte einer Art in den Einstellungen. In der Erfassung sieht dein Mitarbeiter, wie viele Fotos noch fehlen.
Unter Aufgaben kannst du zu jedem einzelnen Arbeitsschritt eine ToDo-Liste erstellen. Diese Funktion soll dabei helfen, dass auch nichts vergessen wird und kann auch in der Qualitätskontrolle unterstützen. Klicke auf Aufgabe hinzufügen. Es erscheint ein Textfeld, in welches du die Aufgabe eintragen kannst. Zum Beispiel Müll entsorgen oder Werkzeug reinigen. Mit kannst du die Aufgabe wieder entfernen. Du kannst auch gleich Mitarbeiter zuweisen, die die Aufgabe erledigen sollen () und ein Fälligkeitsdatum angeben (). Um einen zugewiesenen Mitarbeiter oder das Datum wieder zu entfernen, fahre mit der Maus über den Mitarbeiter oder das Datum und klick auf das x.
Deine Mitarbeiter sehen die Aufgaben bei der Erfassung und können diese abhaken. Über die Erfassung kannst du die Aufgaben ebenfalls nachträglich bearbeiten und anpassen. Mitarbeiter mit der Lizenz Handwerker können diese nur abhaken.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Serien
Ein Arbeitsschritt, der regelmäßig wiederkommt, etwa eine Wartung jede Woche, wird zur Serie. Du planst ihn einmal, und Artesa legt die Termine an. Jeder Termin ist ein normaler Arbeitsschritt im selben Auftrag, mit den Mitarbeitern, Kolonnen, Aufgaben und Formularen des ersten. Er steht für sich auf der Plantafel, in der Erfassung und in den Listen.
Serie anlegen
Unter der Uhrzeit eines Arbeitsschritts steht Wiederholen. Der Button lässt sich erst anklicken, wenn der Arbeitsschritt einen Termin hat. Im Dialog Arbeitsschritt wiederholen legst du die Regel fest:
- Wiederholung: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich
- Alle: der Abstand, zum Beispiel alle 2 Wochen
- An: bei wöchentlicher Wiederholung die Wochentage
- Am: bei monatlicher oder jährlicher Wiederholung der Tag, zum Beispiel am 15. oder am ersten Montag
- Ende: Nie, Am einem Datum oder Nach einer Anzahl Terminen
Unten im Dialog steht die Regel als Satz, etwa „Jede Woche am Mo.“ oder „Alle 2 Wochen am Mo. und Do.“. Sie muss den Tag des Arbeitsschritts enthalten, sonst lässt sie sich nicht bestätigen. Nach Ok steht die Regel am Arbeitsschritt, und mit Speichern legt Artesa die Termine an. Bis dahin nimmst du die Regel über Wiederholung entfernen im selben Dialog wieder weg.
Serie bearbeiten, beenden oder löschen
In der Karte der Arbeitsschritte steht die Serie als eigener Eintrag mit : Name, Regel und Nächster Termin, darunter die kommenden Termine. Vergangene Termine klappst du über Vergangene auf. Ist davon einer noch nicht fertig, steht im Kopf der Serie zum Beispiel 2 vergangene offen, und ein Klick darauf zeigt sie.
Über im Kopf der Serie gibt es drei Aktionen:
- Serie bearbeiten… ändert die Regel ab dem Tag, den du unter Gültig ab wählst. Frühere Termine bleiben, wie sie sind. Unter Ausgelassene Termine nimmst du über Tag auslassen einzelne Tage aus der Serie, etwa einen Feiertag, und holst sie bei Bedarf zurück.
- Serie beenden… legt den Letzter Termin am fest. Spätere Termine werden gelöscht.
- Serie löschen löscht alle Termine der Serie, auch vergangene.
Beim Beenden und Löschen bleiben Termine mit erfassten Zeiten, Dateien, Formularen, Nachrichten oder erledigten Aufgaben als einzelne Arbeitsschritte erhalten.
Die Änderungen an der Serie übernimmt Artesa beim Speichern der Auftragsakte. Was du an einzelnen Terminen schon angepasst hast, bleibt dabei erhalten.
Einzelnen Termin ändern
Einen Termin der Serie klickst du in der Liste an und bearbeitest ihn im Dialog Termin der Serie bearbeiten. Termin speichern ändert nur diesen Termin, Serie speichern auch alle folgenden. Am Handy steht Serie speichern im Pfeil neben Termin speichern. Vergangene Termine lassen sich nur einzeln ändern.
Änderst du Termine einer Serie an anderer Stelle der Auftragsakte, fragt Artesa beim Speichern, ob die Änderung für Nur diesen Termin gilt oder für Diesen und alle folgenden. Dieselbe Frage kommt, wenn du einen Termin löschst. Termine mit erfassten Zeiten, Dateien, Formularen, Nachrichten oder erledigten Aufgaben bleiben auch dann als einzelne Arbeitsschritte erhalten.
Ein Termin, den du allein auf einen anderen Tag verschoben hast, zeigt am Arbeitsschritt, von welchem Tag er kommt, zum Beispiel (verschoben vom Mo 12.10.).
Dateien
Unter Dateien findest du eine Auflistung aller Dateien, die einem Auftrag zugeordnet sind.
Wenn du links auf Auftrag klickst, werden dir die Ordner angezeigt. In den Ordnern kannst du wie in einem herkömmlichen Betriebssystem navigieren.
Du kannst Dateien dem Auftrag, den Arbeitsschritten und Arbeitsschritt-Gruppen zuordnen. Wenn du Dateien hast, die nur zu einem Arbeitsschritt gehören, kannst du sie direkt in diesem Arbeitsschritt hochladen. Auf diese Weise kannst du die Dateien sortieren. Dateien, die aus der Erfassung oder dem Tagewerk hochgeladen werden, landen automatisch in dem entsprechenden Arbeitsschritt. Wenn ein Arbeitsschritt einen oder mehrere Uploads benötigt, stelle sicher, dass diese dem Arbeitsschritt zugeordnet sind.
Neben den Arbeitsschritten gibt es Upload-Kategorien, die eine weitere Sortierung der Dateien ermöglichen. Uploadkategorien können in den Einstellungen definiert werden. Uploadkategorien können auch Rollen zugeordnet werden und sind dann nur für diese sichtbar. Dateien sortierst du per Drag & Drop in eine Kategorie oder über Kategorie ändern im Menü der Datei.
Eine Datei gehört zu höchstens einem Arbeitsschritt und einer Uploadkategorie.
Unter den Kategorien auf der linken Seite werden weitere Filter angezeigt, hier kann nach Dateitypen gefiltert werden z.B. Bilder oder PDFs.
Dateien können entweder im Dateibrowser oder im Chat hochgeladen werden.
Dateien lassen sich jederzeit zwischen den Ordnern verschieben, dafür einfach die Datei auf den Ordner ziehen.
Ein Klick auf ein PDF öffnet es im PDF-Viewer, in dem du auch Text und Zeichnungen hineinsetzt. Die Dateien aller Aufträge zusammen findest du in der Dateiliste.
Die Termine einer Serie liegen im Datei-Browser gesammelt unter der Serie, jeder Termin mit seinem Datum.
Menü einer Datei
Das Menü einer Datei öffnest du in der Kachelansicht mit Rechtsklick auf die Datei, in der Listenansicht über am Ende der Zeile. Darin stehen:
- Details: Name und Kategorie der Datei in einem Dialog bearbeiten. Darunter steht, wann und von wem sie hochgeladen wurde, dieselbe Angabe steht beim Durchblättern der Bilder im Titel. Mit Anwenden übernimmst du die Änderungen.
- Auswählen: beginnt eine Auswahl mit dieser Datei, siehe unten.
- Herunterladen: lädt die Datei herunter, ohne Umweg über die Vorschau.
- Umbenennen: öffnet denselben Dialog wie Details.
- Kategorie ändern: sortiert die Datei in eine Uploadkategorie oder unter Keine Kategorie.
- Löschen
Ist der Offline-Modus auf deinem Gerät eingeschaltet, steht im Menü zusätzlich Offline verfügbar halten. Damit bleibt die Datei auf dem Gerät, auch ohne Verbindung. Bei einer gehaltenen Datei heißt der Eintrag Nicht mehr offline halten. Beides geht auch für mehrere ausgewählte Dateien.
Mehrere Dateien auswählen
Eine Auswahl beginnst du über Auswählen im Menü einer Datei, am Computer auch mit Strg-Klick (am Mac ⌘-Klick) auf eine Datei. Neben jedem Dateinamen erscheint dann eine Checkbox, und oben steht, wie viele Dateien ausgewählt sind. Weitere Dateien nimmst du per Klick dazu.
Die Auswahl ziehst du in einen anderen Ordner, lädst sie über Auswahl herunterladen als ZIP herunter oder öffnest über das Menü für die Auswahl, mit Herunterladen, Kategorie ändern und Löschen. Esc oder Auswahl aufheben beendet die Auswahl, die Auftragsakte bleibt dabei offen.
Die Auswahl gibt es im Datei-Browser der Auftragsakte und in dem der Auftragskarte.
Formulare
Unter Formulare siehst du alle Formulare, die für den Auftrag und die verschiedenen Arbeitsschritte ausgefüllt wurden. Hier hast du auch die Möglichkeit, weitere Formulare auszufüllen. Eine ausführliche Erklärung zu Formularen findest du hier.
Jedes abgeschlossene Formular zeigt seinen PDF-Stand wie die Formularliste:
- PDF öffnet das fertige Dokument mit einem Klick.
- wird erstellt steht dort, solange das PDF erzeugt wird.
- wartet auf Dateien heißt, dass Dateien des Formulars noch nicht fertig hochgeladen sind.
- fehlgeschlagen heißt, dass das PDF nicht erstellt werden konnte.
Ablauf
Der Ablauf zeigt dir in einem Diagramm die zeitliche Abfolge der Arbeitsschritte. Damit kannst du kontrollieren, ob Abhängigkeiten bestehen und diese, sowie Pufferzeiten eingehalten werden.
Arbeitsschritte werden dabei nach Status zusammengeklappt. Ein zugeklappter Block nennt hinter seinem Namen die Zahl der verborgenen Schritte und zeigt sie per Klick. Bei langen Aufträgen bleibt damit im Blick, was noch offen ist.
Du kannst in dieser Ansicht die Arbeitsschritte auch per Drag & Drop verschieben und so den Zeitpunkt ändern. Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Anmerkungen
Neben dem Chat hast du auch die Möglichkeit, Anmerkungen für die Mitarbeiter und das Büro hinzuzufügen. Wie zum Beispiel: Schlüssel beim Hausmeister abholen.
Diese Anmerkungen gelten für den einzelnen Auftrag. Was für alle Aufträge eines Kunden gilt, trägst du stattdessen beim Kunden ein: Unter den Kontaktdaten gibt es das mehrzeilige Feld Anmerkungen, etwa für „Einfahrt nur bis 3,5 Tonnen" oder „Hund im Hof". Diese Kunden-Anmerkungen sind für alle Mitarbeiter über die Auftragsakte, die Erfassung und das Tagewerk sichtbar.
Vergesse anschließend nicht die Änderungen unten rechts zu Speichern. Die Auftragsakte schließt automatisch.
Erfassung
Über die Auftragsakte kannst du dich ebenfalls über Erfassung einstempeln. Wir empfehlen allerdings dies über die Erfassung zu tun.
Auswertung
Über den Reiter Auswertung bekommst du eine Übersicht aller erfassten Zeiten des Auftrags. Durch die Arbeitszeitauswertung erhältst du Einblicke in die Dauer und Tätigkeiten der einzelnen Aufträge. Diese kannst du nutzen, um Schwachstellen zu identifizieren und deine Abläufe zu optimieren.
Ebenfalls kannst du Zeiten über bearbeiten oder Notizen hinzufügen. Nehme die Anpassungen in dem Dialogfenster vor und Speicher die Änderung unten rechts. Klappe die Zeit aus () und du kannst die Notiz lesen. Über kannst du eine erfasste Arbeitszeit löschen.
Über der Tabelle Arbeitszeiten steht die Gebuchte Arbeitszeit. Sie zählt wie die Spalte Geteilt, die Nachkalkulation und der Stundenzettel: Laufen zwei Buchungen eines Mitarbeiters gleichzeitig, wird die Zeit zwischen ihnen geteilt, und Pausen sowie Zeiten außerhalb des Arbeitszeitmodells zählen nicht mit. Die volle Länge jeder Buchung steht in der Spalte Dauer. Im CSV-Export über Auftragszeiten exportieren steht sie unter Arbeitszeit in Stunden und Arbeitszeit in Minuten, die geteilte Zeit unter Geteilt.
Du kannst die Zeile Nachkalkulation aufklappen. Zu jedem Arbeitsschritt findest du einen Soll-Ist-Vergleich der geplanten und tatsächlichen Arbeitszeit. Das System berechnet automatisch den Anteil der tatsächlich gebuchten Arbeitsdauer im Verhältnis zur geplanten Dauer.