Auftrag anlegen

Aufträge können mit Artesa sehr einfach erstellt werden. Dafür wird ein Formular ausgefüllt und du verwendest die definierten Auftragstypen und Arbeitsschritte (Auftragstypen und Arbeitsschritte können von Admins individuell definiert werden, eine Anleitung dazu findest du hier). Daraus wird dann die Auftragsakte mit allem, was dazu gehört, erstellt.

Einen neuen Auftrag kannst du im Hauptmenü unter Auftrag anlegen, erstellen. Eine weitere Möglichkeit ist über die Auftragsliste oder über die Plantafel, in beiden Fällen gehst du über das [button type="primary"][icon name="fa-solid:plus"][/button] oben rechts.

Grunddaten

Nach dem Öffnen von Auftrag anlegen siehst du ein Formular mit verschiedenen Bereichen, in denen du alle Grunddaten zum Auftrag eingeben kannst. Die Felder sind beschriftet.

Für bestehende Kunden oder Projekte kannst du die Suchfunktion nutzen. Gib einfach den Namen oder die Projektnummer ein, und dir werden passende Vorschläge angezeigt, die du direkt übernehmen kannst. Alternativ kannst du neue Daten eingeben – diese werden beim Speichern automatisch übernommen.

Mit einem Status wie „Neu“,„Bereit für Rechnung“ oder „Abgeschlossen“ behältst du den Überblick. Die Status kannst du in den Einstellungen individuell festlegen.

Wenn dein Betrieb spezielle Anforderungen hat, kannst du dir individuelle Auftragsmerkmale wie „m²“ oder„Material“ einrichten lassen. Diese findest du später in der Auftragsakte unter Status.

Auftrags- und Projektnummern kannst du nach deinem eigenen Schema vergeben – achte darauf, dass jede Nummer eindeutig ist.

In der Karte Arbeitsschritte wählst du passende Schritte oder Standardabläufe aus.

Die Baustellenadresse gibst du über die Google Maps-Suche ein – einfach Adresse eintippen und Vorschlag auswählen.

Weitere Informationen oder Anmerkungen kannst du optional ergänzen. Du kannst auch nur den Kunden eintragen und den Auftrag später in derAuftragsakte vervollständigen.

Arbeitsschritte

Arbeitsschritte sind ein zentraler Bestandteil deiner Planung. Sie legen fest, was in einem Auftrag passiert und worauf sich deine Mitarbeitenden später einstempeln.
Bevor du deinen ersten Auftrag anlegst, solltest du in den Einstellungen die passenden Auftragstypen und Arbeitsschritte definieren.

Für wiederkehrende Abläufe kannst du zusätzlich Standardabläufe anlegen – das macht die Planung schneller und übersichtlicher.

Du kannst nun [button type="primary"][icon name="fa-solid:plus"]Arbeitsschritt[/button], [button]Gruppe[icon name="fa-solid:plus"][/button] oder [button type="primary"]Standardablauf[icon name="fa-solid:plus"][/button] zu deinem Auftrag hinzufügen. Die Standardabläufe kannst du bei Bedarf anpassen, damit sie genau zu deinem Auftrag passen.

Für jeden Arbeitsschritt gibst du die Anzahl der Mitarbeitenden, die geplanten Tage und Stunden an. Nur so kann der Aufwand und die Kapazitäten richtig berechnet werden. Du kannst direkt festlegen, welche Mitarbeitenden dem Schritt zugewiesen werden ([button type="primary"][icon name="fa-solid:user-plus"][/button]) oder eine Kolonne hinzufügen ([button type="primary"][icon name="fa-solid:users"][/button]). Auch eine erste Terminierung ist möglich. Weitere Infos findest du im Einführungsvideo Mitarbeiterplanung

Mit [button][icon name="fa-solid:truck"][/button] kannst du angeben, ob eine Fahrt notwendig ist und die Hin- und Rückfahrtzeiten angeben. Du kannst auf die Symbole neben den Fahrtzeiten klicken und Start und Ziel der Fahrt angeben.

Wie in der Auftragsakte kannst du auch bei Arbeitsschritten den Status festlegen – zum Beispiel, ob es sich noch um einen Entwurf handelt oder der Schritt bereitsfest eingeplant ist.

Die Doku-Pflicht ist eine Funktion, mit der du einstellen kannst, dass deine Mitarbeiter erst eine gewisse Anzahl an Fotos hochladen müssen, bevor der Auftrag abgeschlossen werden kann. Dies ist zum Beispiel hilfreich für deine Unterlagen.

Unter Aufgaben kannst du zu jedem einzelnen Arbeitsschritt eine ToDo-Liste erstellen. Diese Funktion soll dabei helfen, dass auch nichts vergessen wird und kann auch in der Qualitätskontrolle unterstützen. Klicke auf [button][icon name="fa-solid:plus"]Aufgabe hinzufügen[/button] . Es erscheint ein Textfeld, in welches du die Aufgabe eintragen kannst. Zum Beispiel Müll entsorgen oder Werkzeug reinigen. Mit [button][icon name="ep:remove"][/button] kannst du die Aufgabe wieder entfernen. Du kannst auch gleich Mitarbeiter zuweisen, die die Aufgabe erledigen sollen ([button type="primary"][icon name="fa-solid:user-plus"][/button]) und ein Fälligkeitsdatum angeben ([button][icon name="ep:calendar"][/button]). Um einen zugewiesenen Mitarbeiter oder das Datum wieder zu entfernen, fahre mit der Maus über den Mitarbeiter oder das Datum und klick auf das x.

Deine Mitarbeiter sehen die Aufgaben bei der Erfassung und können diese abhaken. Über die Erfassung und Auftragsakte kannst du die Aufgaben nachträglich bearbeiten und anpassen. Mitarbeiter mit der Lizenz Handwerker können diese nur abhaken.

Wenn du alle Angaben gemacht hast, kannst du unten rechts auf [button type="primary"]Auftrag erstellen[icon name="fa-solid:plus"][/button] klicken. Der Auftrag ist gespeichert und wird in der Plantafel angezeigt. Außerdem werden Mitarbeiter, die bereits hinzugefügt wurden, über den neuen Auftrag benachrichtigt.

Auftrag bearbeiten/löschen

Wenn du einen Auftrag bearbeiten oder löschen möchtest, öffne die Auftragsakte. Dieskannst du über die Plantafel oder die Auftragsliste machen. Klicke in der Plantafel auf das Auftragskärtchen oder in der Liste auf [button][icon name="fa-solid:info"][/button] des entsprechenden Auftrags.

In der Auftragsakte findest du unten links die Option Löschen. Nach dem Klick erscheint eine Warnmeldung, die du mit Löschen bestätigst. Der Auftrag wird dann endgültig entfernt und das Fenster schließt sich automatisch.

Bearbeitungen nimmst du direkt in der Akte über [button][icon name="fa-solid:pencil-alt"][/button] vor. Vergiss nicht, deine Änderungen unten rechts mit Speichern zu bestätigen. Detailliertere Informationen zur Auftragsakte findest du hier.

Auftrag duplizieren

Wenn du regelmäßig ähnliche Aufträge hast, kannst du einen bestehenden Auftrag einfach duplizieren. Dabei werden Kunde, Projekt, Adresse und die Arbeitsschritte automatisch übernommen. Die Terminierung und die Mitarbeitenden musst du im neuen Auftrag manuell ergänzen. Du findest die Funktion [button][icon name="fa6-solid:copy"]Duplizieren[/button] unten links in der Auftragsakte. Eventuell musst du etwas nach unten scrollen.