Auf einen Blick
Mit den Listen erhältst du einen besseren Überblick über die Informationen deines Unternehmens.
Dabei unterscheiden wir diese Listen:
Dabei haben alle Listen einen inhaltlich übersichtlichen und leicht verständlichen Aufbau.
Schau dir hier auch unsere anderen Videos an.
Die Listen in Artesa sind flexibel aufgebaut und lassen sich individuell anpassen. Je nach Liste unterscheiden sich die Spalten – einige davon verfügen über eine Sortier- und Suchfunktion, wie zum Beispiel die Spalte „Projekt“.
Du kannst das Tabellenformat jederzeit ändern und Spalten entfernen oder neue hinzufügen. Das kannst du mit dem Button tun oder die Möglichkeit nutzen die Spaltenanordnung per Drag’n Drop zu verschieben.
Der Filter jeder Spalte, die leer sein kann, bietet über die Lupe im Spaltenkopf Alle, Leer und Gefüllt, auch bei Spalten ohne eigene Suche. Gefüllt blendet die Zeilen ohne Wert aus, Leer zeigt nur sie, zum Beispiel alle Aufträge ohne Projekt, ohne Status oder ohne Verantwortlichen. Die Auswahl lässt sich wie jeder Filter als Ansicht speichern.
Standardmäßig zeigen die Listen alle verfügbaren Einträge. Wenn es zu viele sind, wird nur ein Ausschnitt angezeigt. Über die Navigation am unteren Seitenrand kannst du weitere Seiten öffnen. Zusätzlich lässt sich die Anzahl der angezeigten Einträge pro Seite einstellen – wähle zwischen 20, 50 oder 100 Einträgen. Direkt daneben siehst du immer die Gesamtanzahl deiner Einträge.
Neue Einträge kannst du direkt über die Listen „Aufträge“, „Kunden“, „Kontakte“ und „Formulare“ anlegen – die Funktion findest du oben rechts . Beachte: Neue Arbeitsschritte werden über die Admin-Einstellungen erstellt. Neue Projekte entstehen erst, wenn sie einem Auftrag zugeordnet werden.
Gespeicherte Ansichten
Filter, Spalten und Sortierung einer Liste lassen sich als eigene Ansicht speichern. Das gibt es in den Listen für Aufträge, Arbeitsschritte, Kunden und Projekte.
Ein Klick auf den Seitentitel öffnet deine Ansichten. Dort legst du über Aktuelle Ansicht speichern eine neue an und gibst ihr unter Benutzerdefinierter Name einen Namen und ein Icon. Danach wechselst du über denselben Klick auf den Seitentitel zwischen deinen Ansichten.
Zwei Einstellungen je Ansicht sind nützlich, wenn mehrere Leute mit derselben Liste arbeiten:
- Als Menüpunkt anzeigen legt die Ansicht direkt in die Navigation.
- Freigegeben für gibt sie für bestimmte Rollen frei und damit für das ganze Team.
Die Reihenfolge im Ansichten-Menü bestimmt jeder Mitarbeiter für sich, auch bei freigegebenen Ansichten.
Auftragsliste
Alle von dir erstellten Aufträge werden in der Auftragsliste angezeigt. Die Tabelle besteht standardmäßig aus der Projektnummer, dem Auftrag, dem Kunden, dem Erstellungsdatum und dem Auftragsstatus.
Zusätzlich gibt es die Spalte Auftragskategorien. Sie zeigt die Kategorien eines Auftrags als farbige Tags, die als wichtig markierten fett, und lässt sich im Spaltenkopf nach einer oder mehreren Kategorien filtern. Die Spalte ist zunächst ausgeblendet, du blendest sie über die Spaltenauswahl ein. Im CSV-Export sind die Kategorien mit dabei.
Für jeden Kontakttyp, etwa Bauleiter oder Architekt, gibt es eine eigene Spalte mit den Ansprechpartnern des Auftrags. Du blendest sie über die Spaltenauswahl ein und filterst im Spaltenkopf nach dem Namen, zum Beispiel um alle Aufträge eines Bauleiters zu finden. Mehr dazu unter Kontakte.
Liegen gebliebene Aufträge findest du über Leer im Filter der Spalten Status und Verantwortlich.
Zu jedem Arbeitsschritt aus den Einstellungen gibt es eine eigene Spalte mit seinem Status, etwa Montage: Status. Du fügst sie über Spalten bearbeiten → Spalte hinzufügen → Arbeitsschritt → den Arbeitsschritt → Status hinzu. Die Spalte zeigt den Status jedes Arbeitsschritts dieser Art am Auftrag, auch der nicht terminierten, und du änderst ihn direkt darin. Hat ein Auftrag mehrere davon, steht vor jedem das Datum oder nicht terminiert. Ihr Filter sucht nach Entwurf, geplant und fertig und gilt zusammen mit dem Terminfilter für denselben Arbeitsschritt. Filterst du mehrere Arbeitsschritte, zeigt die Liste nur Aufträge, auf die alle Filter zutreffen. Die Spalten gibt es auch in den Auftragslisten bei Kunden und Projekten, und Aufträge mit ausgewählten Spalten exportieren nimmt den Status mit in die Datei.
Den Status mehrerer Aufträge setzt du auf einmal. Fährst du mit der Maus über eine Zeile, erscheint links ein Häkchen, auf Tablet und Handy steht es immer da. Hake die Aufträge an, mit gedrückter Umschalttaste markierst du gleich einen ganzen Bereich. Änderst du dann den Status in einer markierten Zeile, gilt er für alle markierten, das Menü nennt oben, für wie viele (Für 3 ausgewählte Zeilen). Dasselbe gilt für die Status-Spalte eines Arbeitsschritts: Der neue Status gilt für diesen Arbeitsschritt in allen markierten Aufträgen. Aufträge, die du nicht bearbeiten darfst, bleiben unverändert. Die Meldung danach nennt, wie viele Zeilen geändert oder übersprungen wurden, mit Rückgängig machen nimmst du die Änderung zurück. Esc hebt die Auswahl auf.
Über den Infobutton gelangst du direkt in die Auftragsakte. In jedem Auftrag kannst du die aktuelle Tabelle als CSV-Datei exportieren – zum Beispiel, um sie in Excel weiterzubearbeiten. Das geht unten rechts über Aufträge exportieren.
Kundenliste
Die von dir angelegten Kunden, findest du alle in der Kundenliste wieder. Die Tabelle zeigt dir in der Regel die Kundennummer, den Namen, die Telefonnummer, die Adresse und wie viele Aufträge dem Kunden zugeordnet sind - sofern die Daten nicht vorher geändert wurden.
Über den Info-Button beim Kunden kannst du direkt auf die Kundendaten zugreifen, zum Aktualisieren oder Ergänzen. Außerdem kannst du dir alle Aufträge dieses Kunden anzeigen lassen und mit einem Klick direkt zum gewünschten Auftrag springen. Dort stehen auch die Aufträge, in denen er Ansprechpartner ist, etwa als Bauleiter. Die Spalte Funktion zeigt seine Rolle im jeweiligen Auftrag und lässt sich danach filtern.
Bei Kunden besteht die Möglichkeit, alte oder nicht mehr vorhandene Kunden direkt über den rechts in der Leiste zu entfernen.
Kontaktliste
Nur mit freigeschalteter Kontaktliste
Den Menüpunkt Kontakte gibt es nur für Unternehmen, bei denen die Kontaktliste freigeschaltet ist.
Unter Kontakte stehen alle Kontakte aus dem gemeinsamen Adressbuch, Kunden wie Ansprechpartner, mit ihren Typen, Telefon, Adresse und der Zahl der Aufträge, an denen sie beteiligt sind. Im Spaltenkopf Typen filterst du zum Beispiel nur die Architekten heraus. Ein Klick auf den Info-Button öffnet den Kontakt mit allen zugehörigen Aufträgen. Seine Typen änderst du dort, wie unter Kontakte beschrieben.
Arbeitsschrittliste
Die Arbeitsschritt-Liste zeigt dir alle relevanten Kennzahlen für jeden Schritt eines Projekts. Du kannst die Spalten individuell aktivieren und so genau die Informationen einblenden, die du gerade benötigst:
- Ist-Stunden: Summe der über die Zeiterfassung gebuchten Stunden pro Arbeitsschritt.
- Soll-Stunden (Geplante Stunden): Geplanter Aufwand für den Arbeitsschritt.
- Eingeplante Mitarbeiter: Alle Mitarbeiter, die für diesen Arbeitsschritt eingeplant sind.
- Zugewiesen: Mitarbeiter, die dem Arbeitsschritt zugewiesen wurden.
- Aufgaben: Anzahl der Aufgaben für den Arbeitsschritt.
- Erledigte Aufgaben: Aufgaben, die bereits abgeschlossen wurden.
Der Spaltenkopf Notizen hat ein Suchfeld. Es findet alle Arbeitsschritte, in deren Notiz die eingegebenen Wörter vorkommen, unabhängig von ihrer Reihenfolge im Text.
Für diese Kennzahlen gibt es ebenfalls eine Fußzeile, die die Summe der aktuell angezeigten Zeilen berechnet. So kannst du z. B. nach einem Kunden filtern und direkt sehen, wie viele Stunden für diesen Kunden gebucht wurden. Alle Spalten werden auch beim CSV-Export übernommen, sodass du die Daten einfach weiterverarbeiten kannst.
Den Status mehrerer Arbeitsschritte setzt du wie in der Auftragsliste: anhaken und den Status in einer markierten Zeile ändern, mit den Status Entwurf, geplant und fertig. Arbeitsschritte, die du nicht bearbeiten darfst, bleiben dabei unverändert.
Projektliste
In der Projektliste werden dir nur dann Projekte angezeigt, wenn du deinen Aufträgen eine Projektnummer zugewiesen hast.
Wenn du keine Projektnummer vergibst, bleibt die Liste leer, das ist völlig normal.
Die Tabelle zeigt dir dann die Projektbezeichnung, die zugehörigen Aufträge, wer das Projekt angelegt hat und wann es erstellt wurde. Das Datum richtet sich nach dem ersten Auftrag, der mit dieser Projektbezeichnung angelegt wurde.
Formularliste
Die Formularliste zeigt dir nur Formulare, die du auch wirklich nutzen kannst. Du hast die Wahl: Lass dir von unserem Team eigene Formulare erstellen oder greif auf unsere Musterformulare zurück.
Du hast noch keine Formulare in Artesa?
Schau jetzt auf unserer Seite für Formulare vorbei und buche dir einen Termin, damit wir die Formulare für dich einrichten können!
Die Tabelle enthält das Formular, den zugeordneten Auftrag, den Bearbeiter, das Erstellungsdatum und eine Beschreibung.
Wenn du ein Formular löschen möchtest, kannst du dies jederzeit rechts in der Zeile über den Button tun.
Dateiliste
Nur mit freigeschalteter Dateiliste
Den Menüpunkt Dateien unter Listen gibt es nur für Unternehmen, bei denen die Dateiliste freigeschaltet ist. Sprich uns an, wenn du sie nutzen möchtest.
Unter Listen → Dateien stehen die Dateien aller Aufträge in einer Tabelle: mit Vorschau und Name, Dateityp, Upload-Kategorie, Auftrag, Größe, Hochgeladen von und Hochgeladen am. So findest du eine Datei, ohne zu wissen, an welchem Auftrag sie hängt, etwa alle Fotos der letzten Woche oder alle Zeichnungen eines Mitarbeiters.
Jede Spalte lässt sich filtern:
- Dateiname: nach dem Namen und der Dateiendung, etwa
dwg, dxf - Dateityp: per Häkchen, auch Sonstige
- Größe: ab oder bis zu einer Zahl MB
- Upload-Kategorie, Auftrag, Hochgeladen von und Hochgeladen am wie in den anderen Listen
Sortieren kannst du nach Name, Größe und Datum. Bilder und PDFs öffnen sich mit einem Klick auf den Namen, über den Info-Button beim Auftrag springst du in die Auftragsakte.
Hakst du Dateien an, erscheint Aktionen: Auswahl herunterladen lädt sie als ZIP herunter, Löschen entfernt sie.
Admins und Büro-Mitarbeiter sehen und löschen alle Dateien, Handwerker nur die, die sie selbst hochgeladen haben. Dateien eines Formulars bleiben beim Formular und lassen sich hier nicht löschen. Dateien aus Chats stehen nicht in der Liste.