In den Einstellungen kannst du Artesa an dein Unternehmen, deine Prozesse und deine Arbeitsweise anpassen.
Du kannst die Einstellungen an allen Geräten ändern, wir empfehlen jedoch, die Einstellungen am PC vorzunehmen.
Die Einstellungen findest du im Hauptmenü im Admin-Ordner oder in der linken Leiste über den . Nur Administratoren können die Einstellungen einsehen und bearbeiten. Artesa bietet dir an, die ersten Einrichtungseinstellungen gemeinsam mit dir vorzunehmen. Weitere Infos zu den Preisen findest du hier.
Auf der linken Seite findest du die einzelnen Menüpunkte, welche wir dir nachfolgend vorstellen werden. Sollte sich ein roter Balken neben einem Menüpunkt befinden, bedeutet das, dass du Änderungen noch nicht gespeichert hast. Gehe dafür auf den entsprechenden Menüpunkt und klicke unten rechts Speichern, um die Änderungen zu speichern. Wählst du Abbrechen werden die Einstellungen wieder zurückgesetzt.
Mitarbeiter
Mitarbeiter
Der erste Menüpunkt in den Einstellungen ist Mitarbeiter, hier können Mitarbeiterkonten angelegt und deren Fähigkeiten verwaltet werden. In der oberen Zeile kann nach Mitarbeitern gesucht werden und Filtereinstellungen vorgenommen werden.
- Mitarbeiter anlegen
- Mitarbeiter bearbeiten und Passwörter zurücksetzen
- Mitarbeiter deaktivieren und aktivieren
Mitarbeiter anlegen
Alle Mitarbeiter die mit Artesa arbeiten sollen benötigen ein Mitarbeiterkonto.
1. Öffne den Bereich „Einstellungen > Mitarbeiter“. Hier findest du die Übersicht aller bereits angelegten Konten.
2. Klicke oben rechts auf Hinzufügen.
Ein Dialogfenster öffnet sich zur Eingabe der Mitarbeiterdaten.
3. Trage die Grunddaten ein:
- Name, Profilbild, Farbe
- Personalnummer, Kürzel
- E-Mail-Adresse (firmenintern oder alternativ als Benutzername)
- Initialpasswort (muss sicher übermittelt werden und den Sicherheitsanforderungen entsprechen) 👉 Tipp: Sensibilisiere deine Mitarbeiter für sichere Passwörter – z. B. mit dem BSI-Beitrag.
4. Weise eine Benutzerrolle und Fähigkeiten zu
- Die Rolle muss vorher unter „Benutzerrollen“ angelegt werden.
- In der Fähigkeiten Matrix wählst du die Arbeitsschritte aus, die der Mitarbeiter übernehmen kann.
5. Wähle den Vorgesetzten und die Sprache aus:
- Der Vorgesetzte muss bereits als Benutzer angelegt sein
- Die Sprache kann später vom Mitarbeiter selbst angepasst werden. 👉 Hinweis: Eigene Einträge wie Auftragsnamen oder Abwesenheitsgründe werden nicht automatisch übersetzt. 👉 Wunsch oder Fehler bei der Sprache? Kontaktiere uns – wir prüfen die Erweiterung des Sprachpakets.
6. Lege Arbeitszeitmodell und Abwesenheitsansprüche fest
- Ordne ein Arbeitszeitmodell zu (muss vorher definiert werden). Die Zuordnung gilt ab einem Datum – so lässt sich später ein Wechsel, etwa von Vollzeit auf Teilzeit, im Voraus planen.
- Die Abwesenheitsansprüche hinterlegst du als Regeln, z. B. „28 Tage/Jahr ab Eintritt". Den Jahresanspruch und den Resturlaub aus dem Vorjahr berechnet Artesa daraus automatisch. 👉 Hilfe zur Arbeitszeitmodell-Erstellung findest du hier. Mehr zu Ansprüchen unter Abwesenheiten.
7. Bestätige die Eingaben:
- Klicke auf „OK“, um den Mitarbeiter anzulegen.
- Der neue Benutzer erscheint in der Mitarbeiterliste.
- Das Dialogfenster schließt sich.
8. Speichere die Änderungen
- Der Mitarbeiter ist jetzt angelegt und kann sich anmelden.
- Scrolle ans Seitenende und klicke unten rechts auf „Speichern“.
Mitarbeiter bearbeiten und Passwörter zurücksetzen
Mitarbeiter können einfach bearbeitet werden, mit am Ende der Zeile. Du gelangst in denselben Dialog wie beim Anlegen.
Im Dialogfenster kannst du alle Mitarbeiterdaten bearbeiten – von Namen und E-Mail bis hin zur Benutzerrolle und den Fähigkeiten.
Falls nötig, kannst du hier auch ein neues Passwort vergeben, z. B. bei einem Reset.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, bestätige mit OK. Das Fenster schließt sich automatisch.
Scrolle anschließend ans Ende der Seite und klicke unten rechts auf Speichern. Die Änderungen sind nun übernommen und der Mitarbeiter kann sich mit dem neuen Passwort anmelden.
Mitarbeiter deaktivieren und aktivieren
Mitarbeiterkonten werden in Artesa nicht gelöscht, sondern deaktiviert – so bleiben alle zugehörigen Daten erhalten. Ein deaktivierter Mitarbeiter erscheint nicht mehr in der Suche und den Vorschlägen. Es kann aber noch nachverfolgt werden, welche Aufträge er bearbeitet hatte. Außerdem kann der Mitarbeiter wieder aktiviert werden.
Deaktivieren
- Öffne das Konto wie gewohnt über
- Scrolle nach unten und klick links auf Deaktivieren.
- Ganz wichtig: Unten rechts auf Speichern klicken - sonst wird die Änderung nicht übernommen.
Aktivieren
- Stelle sicher, dass du oben den Filter auf „nur inaktiv“ gesetzt hast.
- Wähle den Mitarbeiter aus und öffne das Dialogfenster über
- Klick unten links auf Aktivieren.
- Speichern nicht vergessen - danach ist der Mitarbeiter wieder aktiv.
Benutzerrollen
Artesa passt sich deinem Unternehmen an. Du kannst Benutzerrollen definieren und so die verschiedenen Stellen in deinem Unternehmen abbilden. Jeder Benutzerrolle kann dann einem Typ der Artesa-Lizenz zugeordnet werden.
Benutzerrolle erstellen
Du kannst eine Rolle hinzufügen, indem du oben rechts auf Hinzufügen klickst. In der Liste wird ein neuer Eintrag hinzugefügt und es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem du der Rolle einen Namen geben kannst. Zum Beispiel Handwerker.
Nachdem du auf Speichern im Dialogfenster geklickt hast, wird die Benutzerrolle mit Namen aufgelistet und du musst nur noch eine Lizenz zuweisen. Die Lizenz kannst du rechts in der Spalte Typ zuweisen. Eine Übersicht über die Lizenzen und die damit verbundenen Funktionen und Preise findest du hier.
Indem du auf am Ende der Zeile klickst, kannst Berechtigungen ausklappen. Die Berechtigungen legen fest, welche Rollen Abwesenheiten oder Arbeitsschritte einsehen können.
Eine dieser Berechtigungen ist Kann nur terminierte Arbeitsschritte sehen. Neben den bisherigen Optionen gibt es dort nur bis morgen: Die Rolle sieht dann nur Arbeitsschritte bis zum Ende des Folgetags. So kann sich ein Mitarbeiter auf den nächsten Tag vorbereiten, ohne die gesamte Planung zu sehen. Vergangene Arbeitsschritte bleiben sichtbar.
Nachdem du alle Benutzerrollen angelegt und zugewiesen hast, Speichere deine Änderungen unten rechts.
Benutzerrolle deaktivieren
Jeder Mitarbeiter hat eine Benutzerrolle, denn an ihr hängen seine Rechte und seine Lizenz. Eine gespeicherte Benutzerrolle lässt sich deshalb nicht löschen, nur deaktivieren. Eine deaktivierte Rolle kann keinem Mitarbeiter mehr zugeordnet werden, Mitarbeiter mit dieser Rolle behalten sie.
Um eine Benutzerrolle zu deaktivieren, klicke am Ende der Zeile auf . Bei einer Rolle, die noch nicht gespeichert ist, entfernt derselbe Button die Zeile.
Deaktivierte Benutzerrollen können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Eine Benutzerrolle kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Änderungen musst du unten rechts Speichern.
Fähigkeiten
Die Kapazitätsplanung basiert auf den verfügbaren Stunden deiner Mitarbeiter – also darauf, wie viel Zeit pro Tag und pro Bereich eingeplant werden kann. Beim Anlegen der Mitarbeiterkonten haben wir die Kapazitäten bereits festgelegt, eine weitere Möglichkeit ist über Kapazitäten. Außerdem werden hier die täglichen Personenstunden pro Arbeitsbereich festgelegt.
Personenstunden pro Arbeitsbereich
Im oberen Bereich der Seite findest du unter Standard-Personenstunden je Arbeitsbereich pro Tag alle definierten Arbeitsbereiche – jeweils mit den zugeordneten Personenstunden pro Arbeitstag.
Um die Werte zu ändern, klickst du in das Textfeld und gib die neue Anzahl ein oder nutze .
Sobald du alle Kapazitäten angepasst hast, bestätige deine Änderungen unten rechts mit Speichern oder verwirf sie mit Abbrechen. Die neuen Werte werden dann übernommen und fließen direkt in die Kapazitätsplanung ein.
Fähigkeitsmatrix
Die Fähigkeitsmatrix befindet sich unterhalb der Lister der Arbeitsbereiche. In der sind alle Mitarbeiter mit den dazugehörigen Kompetenzen aufgelistet, das bedeutet die Fähigkeitsmatrix bestimmt in welchen Bereichen der Mitarbeiter arbeiten kann.
Sie ist eine Arbeitserleichterung für deine Mitarbeiter und dich, denn, sobald ein neuer Arbeitsschritt erstellt wird, werden die Mitarbeiter vorgeschlagen, die den Schritt auch beherrschen.
Standardmäßig sind die Einstellungen so, dass die Mitarbeiter auch nur die Schritte zu sehen bekommen, die sie selbst beherrschen. Über die Filtereinstellungen können aber auch alle Bereiche aktiviert werden.
Hast du unter Arbeitsschritte oder Mitarbeiter etwas angelegt und noch nicht gespeichert, weist die Seite oben darauf hin. Die Fähigkeiten für neue Arbeitsschritte und Mitarbeiter stellst du ein, sobald diese gespeichert sind.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, klickst du unten rechts auf Speichern.
Kolonnen
Um mehrere Mitarbeiter zu einer Gruppe oder einem Team zusammenzuführen, kannst du Kolonnen erstellen. Diese Einstellung unterstützt dich dabei eine noch schnellere und einfachere Planung vorzunehmen.
Kolonnen erstellen
Öffne den Bereich Einstellungen Kolonnen und klicke oben rechts auf Hinzufügen. Am Ende der Liste erscheint ein neues Textfeld, in das du die Bezeichnung der Kolonne eintragen kannst.
Klicke auf am Ende der Zeile, um die Kolonne zu öffnen. Über kannst du Mitarbeiter aus der Liste oder per Suche auswählen. Wähle den Mitarbeiter dafür aus der Liste oder durch die Suche.
In der Fähigkeitenmatrix wählst du per Kontrollkästchen aus, welche Aufgaben die Kolonne übernehmen kann.
Vergiss nicht, unten rechts auf Speichern zu klicken.
Kolonnen bearbeiten
Um den Namen einer Kolonne zu bearbeiten, klicke einfach in das gewünschte Textfeld und ändere den Namen über die Tastatur.
Um Mitarbeiter hinzuzufügen oder zu ändern, klappe das Textfeld über aus. Du kannst nun weitere Mitarbeiter hinzufügen (). Wenn du einen Mitarbeiter löschen willst, dann navigiere mit der Maus auf den gewünschten Mitarbeiter und klicke anschließend das rot x, welches erscheint.
In der Fähigkeitenmatrix wählst du per Kontrollkästchen aus, welche Aufgaben die Kolonne übernehmen kann.
Vergiss nicht, unten rechts auf Speichern zu klicken.
Kolonnen deaktivieren
Kolonnen können deaktiviert werden, diese können dann keinen Arbeitsschritten neu zugeordnet werden. Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten.
Um eine Kolonne zu deaktivieren, klicke am Ende der Zeile auf .
Deaktivierte Kolonnen können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Eine Kolonne kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Speichere die Änderungen rechts unten mit Speichern.
Auftrag
Auftragstypen
Weil Artesa sich flexibel an deinen Betrieb anpasst, kannst du eigene Auftragstypen hinterlegen und verwenden. Das erleichtert dir die Planung und sorgt für mehr Übersicht bei der täglichen Arbeit.
Unter Einstellungen in Auftragstypen findest du eine Liste aller bereits angelegten Typen – hier kannst du neue hinzufügen oder bestehende bearbeiten.
Auftragstypen erstellen
Einen neuen Auftragstyp legst du an, indem du oben rechts auf Hinzufügen klickst.
Es wird eine neue, leere Zeile unten in der Liste angelegt. Dort kannst du einen Namen für den Typ angeben, indem du in das Textfeld klickst. Zum Beispiel Montage. Am Ende der Zeile kannst du eine Farbe auswählen. Der Auftragstyp erscheint in dieser Farbe in der Plantafel.
Die Reihenfolge der Einträge kann mit am Anfang der Zeile verändert werden. Klicke und halte dafür und schiebe den Typ an die gewünschte Stelle. Es bietet sich zum Beispiel an, häufig verwendete Typen nach oben zu schieben oder eine alphabetische Reihenfolge. So musst du später nicht lange scrollen und suchen.
Anschließend musst du die Änderungen rechts unten Speichern. Die Auftragstypen wurden jetzt erstellt.
Auftragstypen bearbeiten
Einen Auftragstyp kannst du direkt in der Liste bearbeiten. Klicke einfach in das entsprechende Textfeld, um den Namen zu ändern. Klicke auf die Farbe, um die Farbe zu ändern.
Speichere die Änderungen rechts unten mit Speichern.
Auftragstypen deaktivieren
Auftragstypen können deaktiviert werden, diese können dann nicht neu zugeordnet werden. Bestehende Daten werden davon nicht beeinflusst und tragen weiterhin den deaktivierten Auftragstypen.
Um einen Auftragstypen zu deaktivieren klicke am Ende der Zeile auf .
Deaktivierte Auftragstypen können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Ein Auftragstyp kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Speichere die Änderungen rechts unten mit Speichern.
Auftragskategorien
Mit den Auftragskategorien hast du die Möglichkeit, deine Aufträge nach bestimmten Kriterien zu ordnen. Die Kategorien kannst du frei wählen und definieren. Eine mögliche Anwendung wäre zum Beispiel die Priorisierung von Aufträgen mit der Kategorie wichtig.
Auftragskategorien erstellen
Mit Hinzufügen oben rechts, kannst du eine neue Auftragskategorie anlegen. Diese wird am Ende der Liste in Form einer leeren Zeile hinzugefügt. Klicke in das Textfeld der Zeile um einen Namen zu vergeben. Rechts von der Zeile kannst du die Farbe der Kategorie wählen.
Auftragskategorien bearbeiten
Um den Namen oder die Farbe einer Kategorie zu ändern, gehe in die entsprechende Zeile. Klicke in das Textfeld, um den Namen zu ändern. Klicke rechts auf die Farbe, um die Farbe zu ändern.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf Speichern.
Auftragskategorien deaktivieren
Auftragskategorien können deaktiviert werden, bestehende Zuordnungen bleiben unberührt.
Um einen Auftragskategorie zu deaktivieren, klicke am Ende der Zeile auf .
Deaktivierte Auftragskategorien können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Eine Auftragskategorie kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Speichere die Änderungen rechts unten mit Speichern.
Arbeitsschritte
Du kannst deine Arbeitsabläufe passend zu eurem Unternehmen einrichten, in den Einstellungen unter Arbeitsschritte.
Nachdem du in den Einstellungen auf Arbeitsschritte geklickt hast, öffnet sich eine Ansicht mit drei Unterpunkten, die du mit einem Klick aufklappen kannst. Im Folgenden werden die einzelnen Abschnitte nacheinander beschrieben:
Arbeitsschritte erstellen
Nachdem du den Abschnitt aufgeklappt hast, wird dir eine Liste aller bestehenden Arbeitsschritte angezeigt. Über Hinzufügen kannst du einen neuen Arbeitsschritt erstellen. Dieser erscheint am Ende der Liste als leere Zeile. Klicke in das Textfeld, um einen Namen zu vergeben oder zu ändern - die Angabe eines Namens ist verpflichtend.
- Sortierung: Die Reihenfolge der Arbeitsschritte kannst du über am Zeilenanfang verändern. Klicke und halte dafür das Symbol und ziehe den Eintrag an die gewünschte Position. Häufig genutzte Schritte lassen sich so nach oben sortieren. Mit am Zeilenanfang kannst du die Einträge sortieren. Klicke und halte dafür und ziehe den Eintrag an die gewünschte Position. Am Ende der Zeile findest du weitere Angaben wie Kurzname, Symbol, Gruppe und Farbe. Diese Angaben sind optional.
- Deaktivieren und Reaktivieren: Wenn ein Arbeitsschritt nicht mehr verwendet werden soll, kannst du ihn über am Ende der Zeile deaktivieren. Bestehende Aufträge und Standardabläufe bleiben davon unberührt – der deaktivierte Arbeitsschritt kann lediglich nicht mehr neu hinzugefügt werden. Um deaktivierte Arbeitsschritte anzuzeigen, kannst du oben links den Filter auf Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv setzen. Ein deaktivierter Arbeitsschritt lässt sich über wieder aktivieren.
Vergiss nicht, alle Änderungen unten rechts mit Speichern zu bestätigen, damit sie übernommen werden.
Arbeitsschritt-Gruppen
Gruppen helfen dir, Arbeitsschritte zu gliedern – zum Beispiel in Büro und Baustelle. Klicke auf die Kachel Gruppen, um den Abschnitt aufzuklappen. Die Gruppen werden als Liste angezeigt. Mit Hinzufügen erstellst du eine neue Gruppe. Sie erscheint als leere Zeile am Ende der Liste. Klicke in die Zeile, um einen Namen zu vergeben oder zu ändern. Über am Zeilenanfang kannst du die Reihenfolge ändern - einfach klicken, halten und verschieben.
Um eine Gruppe zu deaktivieren, klicke am Ende der Zeile auf . Bestehende Zuordnungen bleiben erhalten, die Gruppe kann aber nicht mehr neu verwendet werden. Deaktivierte Gruppen kannst du über den Filter oben links anzeigen lassen (Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv). Eine deaktivierte Gruppe lässt sich über wieder aktivieren.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, musst du unten rechts Speichern.
Standardabläufe
Nachdem du die Auftragskategorien, Arbeitsschritte und deren Gruppen definiert hast, kannst du diese im Bereich Standardabläufe zusammenführen. Wichtig: Speichere vorher alle anderen Änderungen unten rechts.
Nachdem Öffnen des Abschnitts erscheint eine Liste. Mit Hinzufügen erstellst du einen neuen Eintrag. Links vergibst du eine Farbe, daneben einen Namen. Es empfiehlt sich, für jeden Auftragstyp einen passenden Standardablauf zu erstellen – diese findest du später in der Auftragsplanung.
Klicke auf am Ende der Zeile, um den Ablauf zu öffnen. Du kannst einzelne Arbeitsschritte oder ganze Gruppen zuweisen. Gruppen lassen sich ebenfalls mit Arbeitsschritten füllen.
Für jeden Arbeitsschritt kannst du Angaben wie Personenanzahl, Dauer, Aufwand oder eine feste Startzeit hinterlegen. Die Terminierungsart (Vorwärts oder Rückwärts) bestimmt, ob mit Start- oder Enddatum geplant wird – mehr dazu findest du im Blog.
Mitarbeiter & Kolonnen
Viele Arbeitsschritte werden in deinem Betrieb immer von denselben Mitarbeitern oder Kolonnen erledigt. Du kannst jetzt direkt Mitarbeiter oder Kolonnen zu jedem Arbeitsschritt im Standardablauf hinzufügen. So wird z. B. die Konstruktion immer vom Konstrukteur erledigt und Verwaltungsaufgaben immer von der zuständigen Person.
Die Doku-Pflicht gibt an, wie viele Dokumente hochgeladen werden müssen, damit ein Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann.
Wird der Haken bei Fahrt gesetzt, können Mitarbeiter im Tagewerk/der Erfassung die Fahrzeit erfassen.
Ebenfalls kannst du zu jedem Arbeitsschritt Standardaufgaben festlegen. Klicke dafür auf Aufgabe hinzufügen. In dem Textfeld kannst du nun die Bezeichnung reinschreiben. Mit kannst du die Reihenfolge der Aufgabe ändern. Klicke und halte dafür und ziehe die Aufgabe an die gewünschte Position. Mit kannst du die Aufgabe wieder löschen.
Die Definition von Standardabläufen soll dich bei der Auftragsplanung unterstützen und diese schneller machen. In der Auftragsplanung kannst du die Standardabläufe trotzdem individuell nach Auftrag anpassen, ohne dass du die vordefinierten Einstellungen verändern musst.
Abschluss-Bedingungen
Du kannst festlegen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, bevor ein Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann – zum Beispiel der Upload von Fotos. Weitere mögliche Bedingungen:
- Aufgaben: Du kannst einstellen, dass bestimmte Aufgaben zuerst abgehakt werden müssen.
- Pflicht-Formulare: Du kannst genau definieren, welche Formulare (z. B. Bautagesbericht, Raport oder Abnahmeprotokoll) korrekt ausgefüllt sein müssen, bevor der Arbeitsschritt abgeschlossen werden kann.
Diese Bedingungen helfen, Fehler zu vermeiden und stellen sicher, dass alle Mitarbeiter wissen, was zu tun ist. Du musst nur noch kontrollieren, dass die Arbeitsschritte abgehakt sind – dann weißt du auch sofort, dass Aufgaben erledigt und Formulare erstellt wurden.
Arbeitsschritte hinzufügen oder löschen
Du kannst eine Gruppe aus dem Auftragstyp löschen, indem du auf das Kreuz rechts oben in der Gruppe klickst. Einen Arbeitsschritt löschst Du, indem du auf die drei Punkte und dann löschen klickst. Einen ganzen Standardablauf löschst du mit am Ende der Zeile.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf Speichern. Die Standardabläufe sind jetzt definiert und können in der Planung verwendet werden.
Auftragsstatus
Definiere den Auftragsstatus in den Einstellungen. Beim Erstellen eines Auftrags wählst du den passenden Status aus. In der Plantafel kannst du nach Status filtern. Vier Kategorien sind vorgegeben – du kannst sie individuell benennen.
Auftragsstatus erstellen
Klicke oben rechts auf Hinzufügen. Es erscheint eine neue Zeile auf der Seite. In das erste Textfeld kannst du nun einen Namen eingeben. Anschließend musst du eine der vier Kategorien wählen. Klicke dafür auf das Textfeld und wähle die gewünschte Kategorie aus.
Über am Ende der Zeile kannst du ein weiteres Textfeld aufklappen, in dem du eine Beschreibung zu dem Status hinterlassen kannst.
In der Spalte Standard markierst du einen Status als Voreinstellung für neue Aufträge. Ohne Markierung startet ein Auftrag wie bisher ohne Status.
Klicke anschließend unten rechtes auf Speichern. Dein Auftragsstatus ist jetzt erstellt.
Auftragsstatus bearbeiten
Klicke in das Textfeld, um den Namen zu ändern, oder auf die Kategorie, um eine andere auszuwählen. Die Beschreibung kannst du über am Zeilenende anpassen. Speichere die Änderungen wie gewohnt unten rechts.
Auftragsstatus löschen
Ein Status kann nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Er erscheint dann nicht mehr zur Auswahl, bleibt aber bei bestehenden Aufträgen sichtbar. Zum Deaktivieren klickst du am Zeilenende auf und bestätigst mit Speichern. Um einen deaktivierten Status wieder zu aktivieren, stelle den Filter oben links auf Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv, wähle den gewünschten Status und klicke auf .
Klicke anschließend unten rechts auf Speichern.
Kontakttypen
Unter Kontakttypen legst du fest, in welcher Funktion Kontakte an einem Auftrag stehen können. Bauleiter und Architekt sind vorhanden, eigene Typen wie Statiker oder Hausverwaltung ergänzt du hier. Jeder Typ bekommt in der Karte Ansprechpartner eine eigene Zeile, in der Auftragsakte wie beim Anlegen eines Auftrags, und die Auftragsliste zeigt je Typ eine Spalte mit Filter. Wie du Kontakte zuordnest und pflegst, steht unter Kontakte.
Kontakttyp erstellen
Klicke oben rechts auf Hinzufügen, trage im Dialog unter Name die Bezeichnung ein und bestätige mit Ok. Umbenennen kannst du einen Typ über am Zeilenende.
Mit am Zeilenanfang änderst du die Reihenfolge. Klicke und halte dafür und ziehe den Eintrag an die gewünschte Position. In dieser Reihenfolge stehen die Typen auch in der Karte Ansprechpartner.
Speichere die Änderungen unten rechts mit Speichern.
Kontakttyp deaktivieren
Ein gespeicherter Kontakttyp lässt sich nicht löschen, nur deaktivieren. Er bekommt dann in der Karte Ansprechpartner keine leere Zeile und in der Auftragsliste keine Spalte mehr. Wo bereits ein Kontakt dieses Typs eingetragen ist, bleibt er in der Karte stehen.
Zum Deaktivieren klickst du am Zeilenende auf . Deaktivierte Kontakttypen siehst du, wenn du oben links statt Nur aktive den Filter Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv wählst. Mit aktivierst du einen Typ wieder.
Speichere die Änderungen unten rechts mit Speichern.
Zeiterfassung
Arbeitszeiten
In den Einstellungen unter Regelarbeitszeiten kannst du die Regelarbeitszeit pro Tag festlegen und die Tätigkeiten, die die für einen Arbeitsschritt beim Einstempeln erfasst werden können. Das können zum Beispiel Fahrt, Pause oder Arbeit sein.
Regelarbeitszeiten
Nach dem Aufklappen des Abschnitts siehst du eine Tabelle mit Wochentagen und Zeitfeldern. Über die Kontrollkästchen wählst du die Tage aus, an denen in deinem Betrieb gearbeitet wird. Für jeden Tag gibst du Arbeitsbeginn, Arbeitszeit und Pausenzeit an – das Arbeitsende wird automatisch berechnet. Diese Funktion unterstützt dich bei der Planung, z. B. wenn ein Auftrag über mehrere Tage geht und Wochenenden automatisch ausgeklammert werden.
Verteilzeiten
Verteilzeiten ermöglichen dir, Zeiten zu erfassen, ohne dafür einen Auftrag anzulegen – ideal für Tätigkeiten wie Buchhaltung oder Umrüsten.
Um Verteilzeiten zu erstellen, klappe Verteilzeiten aus, indem du draufklickst. Klicke auf Hinzufügen und eine leere Zeile wird hinzugefügt. Du kannst jetzt einen Namen vergeben durch klicken in das Textfeld. Mit links, kannst du die Position verändern. Klicke und halte dafür und ziehe den Eintrag an die gewünschte Position. Mit kannst du einen Eintrag löschen.
Um den Namen der Verteilzeit zu bearbeiten, klicke einfach in das entsprechende Textfeld und passe den Namen an.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf Speichern. Die Verteilzeiten sind jetzt definiert.
Auftragszeiten
Für jeden Arbeitsschritt kannst du individuelle Tätigkeiten erstellen, die für den Auftrag erfasst werden. Klappe dafür Auftragszeiten aus, indem du draufklickst.
Du kannst nun deine verschiedenen Arbeitsschritte auswählen und die Tätigkeiten definieren. Gebe dafür den Namen in das untere Textfeld Neue Arbeitszeit ein. Anschließend fügst du sie mit oder Enter hinzu. Die Arbeitszeit erscheint in der Liste.
Mit am Zeilenanfang kannst du die Position verändern. Klicke und halte dafür und ziehe den Eintrag an die gewünschte Position. Mit kannst du einen Eintrag löschen. Das Kontrollkästchen daneben bietet dir die Möglichkeit, die Tätigkeit zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Um den Namen der Tätigkeit zu bearbeiten, klicke einfach in das entsprechende Textfeld und passe den Namen an.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke unten rechts auf Speichern.
Einstempeln auf mehrere Arbeitsschritte
Hier legst du fest, was passiert, wenn sich jemand auf einen Arbeitsschritt einstempelt, während für ihn noch ein anderer läuft. In manchen Gewerken ist paralleles Erfassen Absicht, in anderen ein Fehler, der erst beim Prüfen der Zeiten auffällt.
Es gibt drei Optionen:
- Mehrfaches Einstempeln erlauben (kein Hinweis): die Voreinstellung, paralleles Erfassen ist ohne Rückfrage möglich.
- Nachfragen, ob gewechselt werden soll: der Mitarbeiter bekommt den Hinweis Du bist bereits eingestempelt und wählt zwischen Umstempeln und Zusätzlich einstempeln.
- Laufenden Arbeitsschritt automatisch beenden: der bisherige Arbeitsschritt wird beendet, der neue beginnt.
Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb und lässt sich je Arbeitszeitmodell überschreiben. So bekommt die Werkstatt ein anderes Verhalten als die Montage.
Abwesenheiten
In den Einstellungen können die Abwesenheiten definiert und angepasst werden. Diese werden genutzt, um Abwesenheiten wie Krankheit, Urlaub oder andere Abwesenheiten zu erstellen.
Es kann die Liste der Abwesenheitsgründe unter den Einstellungen der Abwesenheiten aufgerufen werden. Wie viele Tage je Grund zustehen, legst du nicht hier, sondern über die Abwesenheitsansprüche je Mitarbeiter fest.
Abwesenheit erstellen
Über Hinzufügen kann eine neue Abwesenheit erstellt werden.
In dem Fenster, was sich dann öffnet kannst du den Namen und eine beliebige Farbe eingeben. Auch kann ausgewählt werden, ob eine Genehmigung und/oder Vertretung erforderlich ist. Wenn es um die Zeiterfassung geht, setzt du direkt beim Anlegen die Schalter Stündlich und Arbeitszeit. Stündlich erlaubt Abwesenheiten mit Uhrzeit statt ganzer Tage, Arbeitszeit macht die Abwesenheit arbeitszeitrelevant. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Arbeitszeitkonto bei eingetragener Abwesenheit automatisch angepasst.
Sobald alle Daten eingetragen sind, bestätige diese im Dialogfenster mit Speichern. Der Abwesenheitsgrund ist dann der Liste hinzugefügt und für Beantragungen alle Mitarbeiter sichtbar. Die Sortierung deiner Abwesenheitsliste kann mit geändert werden. Wenn du Änderungen vorgenommen hast, vergesse diese nicht zu speichern.
Abwesenheit bearbeiten
Eine Abwesenheit kann über einen Klick auf das Stift-Symbol am Ende der Zeile bearbeitet werden. Zum Bearbeiten öffnet sich das gleiche Dialogfenster wie beim Anlegen, dort kannst du jetzt die Daten bearbeiten und das Dialogfenster mit OK schließen.
Danach musst du die Änderung nur noch unten rechts speichern und schon wurden die Einstellungen übernommen.
Abwesenheit deaktivieren
Um eine Abwesenheit zu deaktivieren, musst du auf klicken. Eine deaktivierte Abwesenheit kann nicht mehr als Abwesenheitsgrund ausgewählt werden, bestehende Abwesenheiten bleiben erhalten.
Deaktivierte Abwesenheiten können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Eine Abwesenheit kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Änderungen müssen unten rechts gespeichert werden.
Stundenzettel
In den Einstellungen unter Arbeitszeitmodelle legst du die Arbeitszeitmodelle an. Ein Arbeitszeitmodell bestimmt, mit welchen Regeln die Stundenzettel berechnet werden: Soll-Stunden je Wochentag, Standard-Zeiten, Pausenzeiten, Pausenregeln und der Umgang mit Überstunden. Die Standardzeiten greifen automatisch, wenn keine Zeiten erfasst wurden, und füllen den Stundenzettel entsprechend aus.
Jede Zuordnung eines Modells zu einem Mitarbeiter gilt ab einem Datum. So entsteht je Mitarbeiter ein Verlauf aus Vergangen, Aktuell und Geplant – und ein Wechsel, etwa von Vollzeit auf Teilzeit, lässt sich im Voraus planen. Die Monate davor bleiben unverändert und werden weiterhin mit dem alten Modell berechnet.
- Arbeitszeitmodell erstellen
- Pausenzeiten
- Pausenregeln
- Mitarbeiter zuordnen
- Regeln ändern
- Arbeitszeitmodell archivieren
Arbeitszeitmodell erstellen
Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell anzulegen. Gib im Textfeld einen Namen ein – z. B. „Vollzeit”.
Über am Zeilenende öffnest du die Detailansicht. Hier kannst du:
- feste Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende eintragen
- Zeitfenster für frühesten/spätesten Arbeitsbeginn und -ende festlegen (Frühestens, Spätestens)
- je Wochentag Pausenzeiten festlegen
- eine Benachrichtigung aktivieren, wenn die tägliche Arbeitszeit überschritten wird
- Pausenregeln definieren (z. B. ab 6 Stunden 30 Minuten Pause, max. 1 Stunde)
- die manuelle Bearbeitung von Anfang, Ende, Pause und Dauer im Stundenzettel sperren – dann kommen die Zeiten ausschließlich aus der Zeiterfassung
Wenn du Felder leer lässt, werden sie im Stundenzettel nicht berücksichtigt. Speichere deine Eingaben unten rechts mit „Speichern”.
Frühestens beim Beginn legt fest, ab wann Arbeitszeit zählt, Spätestens beim Ende, bis wann. Zeit davor oder danach zählt weder als Arbeit noch als Pause, im Stundenzettel wie in der Auswertung der Auftragszeiten. Beginn oder Ende stehen im Stundenzettel dann auf der Grenze, darunter steht die tatsächlich gestempelte Zeit als Gebucht: …. Liegt alles Gestempelte eines Tages außerhalb, steht die Arbeitszeit auf 00:00.
Pausenzeiten
Mit Pausenzeiten legst du fest, wann an einem Wochentag Pause ist, etwa von 12:00 bis 12:30. In der Tabelle der Wochentage fügst du über in der Spalte Pausenzeiten eine Pause mit Beginn und Ende hinzu und entfernst sie mit dem x. Ein Wochentag kann beliebig viele Pausen haben, Pausenzeiten gibt es nur an aktiven Wochentagen.
Sobald ein Mitarbeiter an einem Tag etwas erfasst, trägt Artesa die Pausenzeiten als Pausen in seinen Tag ein. Sie stehen im Stundenzettel als eigener Block und werden von der Arbeitszeit abgezogen. Die Auftrags- und Verteilzeiten selbst bleiben unverändert, gezählt werden sie aber ohne die Pause, etwa in der Spalte Geteilt der Arbeitszeitauswertung.
Ob eine Pause fest liegt, entscheidet der Haken Verbindlich:
- Mit Haken liegt die Pause fest. Mitarbeiter können sie weder verschieben noch löschen.
- Ohne Haken ist die Pause ein Vorschlag. Hat ein Mitarbeiter sie zu einer anderen Zeit gemacht, verschiebt er sie im Stundenzettel dorthin.
Eine neu hinzugefügte Pause ist nicht verbindlich.
Pausenzeiten lassen sich nur an einem Arbeitszeitmodell festlegen, dem noch kein Mitarbeiter zugeordnet ist. Für ein Modell, das schon verwendet wird, legst du eine Kopie an und trägst die Pausenzeiten dort ein, siehe Regeln ändern.
Pausenregeln
Pausenregeln prüfen die Pause eines Tages anhand seiner Arbeitszeit. Unter Pausenregeln fügst du eine Regel über das + hinzu und entfernst sie mit dem x. Je Regel trägst du ein:
- Ab Arbeitszeit: ab welcher Arbeitszeit die Regel gilt, z. B. 06:00
- Standard: die Pause, die ein Tag bekommt, an dem keine Pause erfasst ist
- Mindestens: die kürzeste Pause, die die Regel zulässt
- Maximal: die längste Pause, die die Regel zulässt
Ist die Pause kürzer als Mindestens, hebt Artesa sie auf den Mindestwert an und zieht die Differenz von der Arbeitszeit ab. Ist sie länger als Maximal, bleibt sie stehen, wie sie erfasst ist, und der Tag zeigt den Hinweis Pause zu lang, im Stundenzettel wie in der Stundenzettel-Übersicht.
Mit Pausenregeln nur als Hinweis (zu kurze Pausen nicht auf das Minimum anheben) hebt Artesa keine Pause an: Eine zu kurze oder fehlende Pause bleibt stehen, wie sie erfasst ist, und der Tag zeigt Pause zu kurz. So kann sie nachgetragen oder geklärt werden. Ohne diese Einstellung hebt Artesa an. Wie die Pausenzeiten lässt sie sich nur an einem Modell ändern, dem noch kein Mitarbeiter zugeordnet ist.
Mitarbeiter zuordnen
Die Zuordnungen pflegst du an zwei Stellen:
- Im Mitarbeiterprofil: Dort siehst du das aktuelle Arbeitszeitmodell samt Verlauf und trägst einen Wechsel mit Datum ein.
- Hier in den Einstellungen: Je Modell siehst du die zugeordneten Mitarbeiter sowie die Liste Mitarbeiter ohne Arbeitszeitmodell. Mit Alle verschieben nach … ordnest du mehrere Mitarbeiter auf einmal einem anderen Modell zu.
Regeln ändern
Sobald einem Arbeitszeitmodell ein Mitarbeiter zugeordnet ist, lassen sich seine Regeln nicht mehr ändern: die Wochentage mit ihren Zeiten und Pausenzeiten, die Pausenregeln samt Pausenregeln nur als Hinweis, Überstunden entfallen bei, Feiertage als Arbeitstage zählen und Automatische Berechnung durch eingetragene Zeitabschnitte. Der Grund: Vergangene Monate – inklusive Überstunden und Überträgen – wurden mit genau diesen Regeln berechnet. Eine nachträgliche Änderung würde abgeschlossene Monate unbemerkt verändern. Anzeige-Einstellungen wie Hinweis für nachgetragene Arbeitszeiten anzeigen kannst du weiterhin ändern.
Wenn du Regeln anpassen willst, klickst du in der Detailansicht des Modells unten rechts, unter den zugeordneten Mitarbeitern, auf Kopie anlegen. Artesa legt am Ende der Liste ein neues Modell mit denselben Einstellungen und Wochentagen an, samt Pausenzeiten und Pausenregeln. Es trägt den Namen des Originals mit dem Zusatz „(Kopie)“ und hat noch keine Mitarbeiter, du kannst also alles ändern. Passe Namen und Regeln an und speichere unten rechts mit Speichern. Danach verschiebst du die Mitarbeiter zum gewünschten Stichtag auf das neue Modell, einzeln oder mit Alle verschieben. Das alte Modell bleibt für die Vergangenheit erhalten.
Die Sperre bleibt, solange es zu dem Modell überhaupt eine Zuordnung gibt, auch eine vergangene. Sie fällt erst weg, wenn keine mehr übrig ist, etwa weil du eine versehentliche Zuordnung wieder gelöscht hast.
Arbeitszeitmodell archivieren
Modelle werden nicht gelöscht, sondern archiviert – das geht, sobald ihnen keine Mitarbeiter mehr zugewiesen sind. Sie stehen dann nicht mehr zur Auswahl, bleiben aber bei bestehenden Einträgen erhalten.
Zum Archivieren klickst du auf am Zeilenende und bestätigst mit Speichern. Um ein Modell wieder zu aktivieren, stelle den Filter oben auf Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv, wähle das gewünschte Modell und klicke auf .
Klicke anschließend unten rechts auf Speichern.
Sonstiges
Dateien
Unter dem Menüpunkt Dateien besteht die Möglichkeit, eigene Uploadkategorien für den Dateibrowser zu definieren. Diese Uploadkategorien können für Benutzerrollen freigegeben werden, so dass jeder Rolle nur die für sie relevanten Dateien angezeigt werden. Dies kann auch genutzt werden, um z.B. Rechnungen nur für Mitarbeiter im Büro freizugeben.
Uploadkategorie erstellen
Um eine Uploadkategorie zu erstellen, klicke oben rechts auf Hinzufügen. Dadurch wird ein neuer Listeneintrag erzeugt. Der neuen Uploadkategorie muss ein Name und optional eine Farbe zugeordnet werden. Um die Uploadkategorie einer bestimmten Benutzerrolle zuzuordnen, kann diese unter Benutzerrolle ausgewählt werden, dazu einfach in das Feld klicken. Die Angabe mehrerer Rollen ist möglich. Wird keine Benutzerrolle angegeben, steht die Uploadkategorie allen Benutzern zur Verfügung. Dateien, die sich in einer Uploadkategorie befinden, für die eine Benutzerrolle angegeben wurde, können nur von dieser Rolle und von Admins eingesehen werden.
Uploadkategorie deaktivieren
Uploadkategorien können deaktiviert werden, es ist dann nicht mehr möglich diese neuen Dateien zuzuordnen. Die Kategorie wird in allen Auftragsakten ausgeblendet, in denen ihr keine Dateien zugeordnet sind. Wenn der Kategorie Dateien zugeordnet sind, wird sie weiterhin in den entsprechenden Aufträgen angezeigt.
Um eine Uploadkategorie auszublenden, klicke am Ende der Zeile auf .
Deaktivierte Uploadkategorien können eingesehen werden, indem oben links statt Nur aktive, Nur inaktive oder Aktiv & Inaktiv ausgewählt wird. Eine Uploadkategorie kann dann wieder aktiviert werden, indem auf geklickt wird.
Tagewerk
Der Menüpunkt Tagewerk ist vor allem für dich interessant, wenn du deiner Fertigung Hinweise geben möchtest und wenn du zum Beispiel RFID-Tags und Industrie-PCs in der Fertigung einsetzt.
Automatischer Timeout
Die automatische Abmeldung nach einer bestimmten Zeit kann verwendet werden, um zu verhindern, dass Mitarbeiter versehentlich die Konten anderer verwenden. Dies ist besonders nützlich, wenn Geräte gemeinsam genutzt werden.
Tippe die gewünschte Minutenzahl in das Timeout Feld oder nutze , um die Zeit einzustellen.
Klicke anschließend unten rechts auf Speichern. Der Timer ist jetzt eingestellt.
Um einen Timer wieder zu löschen, setze die Minutenzahl auf 0. Anschließend musst du die Änderung unten rechts Speichern. Der Timer ist jetzt gelöscht.
Hinweis erstellen
Im Textfeld kannst du Hinweise für deine Mitarbeiter angeben. Nachdem du unten rechts auf Speichern geklickt hast, wird der Hinweis für jeden Mitarbeiter im Tagewerk angezeigt.
Feiertage
Die gesetzlichen Feiertage trägt Artesa nach dem Bundesland eures Firmensitzes selbst ein und hält sie jede Nacht aktuell. Freie Tage, die euer Betrieb zusätzlich gibt, etwa Heiligabend, trägst du selbst ein.
Um einen Feiertag einzutragen oder zu bearbeiten, öffne in den Einstellungen Feiertage. Du siehst den aktuellen Monat in einer Kalenderansicht. Der Monat und das Jahr können oben links geändert werden.
Bitte beachte, dass Feiertage auch in die Berechnung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten einfließen können.
Feiertag erstellen
Einen neuen Feiertag kannst du oben rechts mit Feiertag eintragen hinzufügen. Im sich öffnenden Dialogfenster muss der Name und der Zeitraum eingetragen werden. Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast, wähle Speichern. Das Fenster schließt automatisch und der Feiertag ist im Kalender zu sehen.
Feiertag bearbeiten
Einen Feiertag kannst du bearbeiten, indem du diesen im Kalender auswählst. Es öffnet sich das Dialogfenster, wie bereits bei der Erstellung des Feiertages. Du kannst nun die Daten bearbeiten.
Nachdem du alle Änderungen vorgenommen hast wähle Speichern.
Feiertag löschen
Um einen Feiertag zu löschen, öffne den Feiertag, indem du diesen im Kalender auswählst. Klicke im Dialogfenster dann auf Löschen. Eine Warnmeldung kommt. Bestätige diese mit Löschen. Der Feiertag ist nun gelöscht.
Unternehmen
Unternehmensstandort
Unter Unternehmen kannst du den Sitz deines Unternehmens angeben. Dieser kann in Zukunft für verschiedene Funktionen verwendet werden, um dir die tägliche Arbeit zu erleichtern.
In der obersten Zeile musst du nur die Adresse deines Unternehmens eingeben. Alle anderen Daten werden dann übernommen. Bitte überprüfe vor dem Speichern, ob alle Daten korrekt übernommen wurden.
Standardmäßiger Titel eines Auftrages
Standardmäßiger Titel eines Auftrages bietet die Option zu wählen, wie eine Kachel in der Plantafel benannt wird. So kannst du entweder die Auftragsbezeichnung, die Auftragsnummer, den Namen des Kunden oder die Adresse des Auftrages anzeigen lassen.
Anwesenheit am Profilbild
Unter Anwesenheit am Profilbild legst du fest, ob Kollegen am Profilbild sehen, wer eingestempelt, in Pause, abwesend oder online ist:
- Kollegen sehen, wer eingestempelt, in Pause, abwesend oder online ist: die Voreinstellung
- Keine Anwesenheit am Profilbild anzeigen: der farbige Punkt und der Hinweis in Direktnachrichten entfallen für alle
Grün heißt eingestempelt oder online, gelb Pause, rot eine genehmigte Abwesenheit. In einer Direktnachricht steht unter dem Namen außerdem, seit wann.
Kunden werben Kunden
Unter Kunden werben Kunden findest du deinen persönlichen Empfehlungslink, den du direkt teilen kannst, zum Beispiel per WhatsApp. Darunter siehst du, welche Betriebe du bereits geworben hast.
Was es für eine Empfehlung gibt und wie das Programm abläuft, steht auf der Seite Kunden werben Kunden.
Integration
Öffentliche Schnittstelle
Ist für dein Unternehmen die Öffentliche Schnittstelle freigeschaltet, findest du unter Öffentliche Schnittstelle den API-Token (API Token erstellen), den Link zur OpenAPI Dokumentation und darunter die Webhooks, über die Artesa ein angebundenes System bei jeder Änderung benachrichtigt. Was die Schnittstelle kann, steht unter Schnittstellen, wie du Webhooks einrichtest, unter Webhooks.