Einsatzplanung für Hausverwaltungen
Die digitale Plantafel
Der Alltag in der Hausverwaltung
In der Hausverwaltung gehen viele kleine Tickets parallel ein. Mieter meldet defekte Toilette, im nächsten Objekt ist die Heizung ausgefallen, im dritten muss Laub geblasen werden — und nebenher steht die jährliche Trinkwasser-Prüfung an. Dein Hausmeister-Team fährt zwischen den Objekten, das Büro koordiniert Anfragen und Termine, und am Monatsende soll für jedes Objekt sauber abgerechnet werden.
Typische Situationen, die viele Hausverwaltungen kennen:
- Mieter-Anfragen kommen über Telefon, E-Mail und Zettel im Briefkasten und werden im Büro gesammelt
- Hausmeister fahren zwischen mehreren Objekten — wer ist heute wo, was kommt als nächstes?
- Wiederkehrende Aufgaben (Treppenhausreinigung, Streudienst, Gartenpflege) müssen regelmäßig getaktet werden
- Gesetzliche Prüfungen (Trinkwasser, Rauchmelder, Aufzug, Brandschutz) brauchen lückenlose Doku
- Stundenzettel pro Objekt für die Eigentümer-Abrechnung kommen erst Ende des Monats zusammen
Was fehlt, ist nicht Einsatz oder Erfahrung, sondern eine zentrale Stelle, an der Anfragen, Termine, Objekte und Stundenzettel zusammenlaufen.
Büro, Hausmeister und Objekte auf einem Stand
Zentrale Einsatz- & Auftragsplanung
Reparaturen, wiederkehrende Aufgaben und Prüftermine liegen pro Objekt in einer Plantafel. Wenn ein Mieter abends eine defekte Heizung meldet, schiebst du den Einsatz für morgen früh per Drag & Drop ein — dein Hausmeister sieht den Auftrag sofort am Handy.
Digitale Auftragsakte pro Objekt
Wartungsverträge, Prüfprotokolle, Fotos vom letzten Einsatz und Mieter-Notizen liegen am Objekt — nicht im Aktenordner. Dein Hausmeister sieht vor Ort, was zuletzt gemacht wurde und worauf zu achten ist.
Zeiterfassung pro Objekt
Dein Hausmeister stempelt direkt am Objekt rein und raus. Du siehst sauber, wie viel Zeit pro Wohnanlage angefallen ist — perfekt für die Eigentümer-Abrechnung und WEG-Verwaltung.
Klare Kommunikation Büro ↔ Hausmeister
Im [Auftrags-Chat](/dokumentation-kommunikation) tauschen sich Büro und Hausmeister zu jedem Einsatz aus. Defekt fotografiert, Ersatzteil geklärt, Mieter informiert — ohne WhatsApp-Chaos.
Deshalb lieben Handwerker unsere Software
Viele Betriebe aus unterschiedlichen Gewerken nutzen Artesa.
Artesa im Einsatz
Wenn der Mieter abends die defekte Heizung meldet...
Anruf um halb sieben: "Bei mir geht die Heizung nicht mehr." Statt das per Zettel ans Hausmeister-Team weiterzugeben, legst du den Auftrag direkt am Objekt an, weist deinen Hausmeister für morgen früh zu und der Mieter bekommt eine Rückmeldung. Dein Hausmeister sieht morgens auf dem Handy, was als erstes ansteht.
Was das konkret ändert: Mieter-Anfragen rutschen nicht mehr durch — und du hast schwarz auf weiß, wer wann reagiert hat.
Wenn dein Hausmeister-Team zwischen acht Objekten pendelt...
Treppenhausreinigung in Objekt A, Rasen mähen in B, kaputte Briefkastenanlage in C, Streudienst-Tour bei Glätte. Auf der Plantafel verteilst du die Aufgaben so, dass die Anfahrten Sinn machen — und dein Hausmeister sieht morgens seine Tour fürs ganze Objekt-Portfolio.
Was das konkret ändert: Weniger Leerfahrten, klarere Tagesabläufe und der Hausmeister kommt nicht mehr fünfmal am gleichen Objekt vorbei.
Wenn die jährliche Trinkwasser-Prüfung lückenlos dokumentiert sein muss...
Trinkwasser, Rauchmelder, Aufzug, Brandschutz — bei vielen Prüfungen reicht "haben wir gemacht" eben nicht, da müssen Protokoll und Datum stehen. Mit den digitalen Formularen füllt dein Hausmeister Prüfprotokolle direkt am Objekt aus, alles landet sauber in der Auftragsakte.
Was das konkret ändert: Bei Eigentümer-Versammlungen oder Behörden-Anfragen findest du den Nachweis in Sekunden statt im Aktenordner.
Wenn die Eigentümer-Abrechnung am Monatsende ansteht...
Welche Stunden sind am Objekt Berliner Straße angefallen? Wie viel Zeit hat die Hauswart-Tour bei der WEG Hauptstraße gebraucht? Statt Stundenzettel zusammenzusuchen und nachzutippen, ziehst du die Auswertung pro Objekt direkt aus Artesa — fertig für die Hausgeld- oder Eigentümer-Abrechnung.
Was das konkret ändert: Saubere, nachvollziehbare Abrechnungen pro Objekt — und keine Diskussionen mehr über fehlende Stundennachweise.
Dein Ergebnis im Alltag
Saubere Planung
Mieter-Anfragen, wiederkehrende Aufgaben und Prüftermine landen alle in einer Plantafel. Du verteilst die Arbeit nach Objekt-Lage und Verfügbarkeit — statt nach Bauchgefühl.
Weniger Rückfragen
Objekt-Infos, Wartungsverträge und Prüfprotokolle liegen zentral. Dein Hausmeister findet vor Ort alles, was er braucht — ohne im Büro anzurufen.
Weniger Nacharbeit
Zeiten, Fotos und Protokolle werden direkt am Objekt erfasst. Kein Zettelchaos am Monatsende, keine fehlenden Nachweise bei der Eigentümer-Abrechnung.
Mehr Überblick
Du siehst jederzeit, welcher Hausmeister wo ist, welche Tickets offen sind und wo eine Frist näher rückt. Wenn Handlungsbedarf besteht, kannst du sofort reagieren.
Häufig gestellte Fragen
Und unsere Antworten
Wie unterstützt Artesa meine Hausverwaltung im Alltag?
Artesa hilft dir, Mieter-Anfragen, wiederkehrende Aufgaben und Prüftermine pro Objekt zentral zu planen. Du siehst auf der Plantafel, welcher Hausmeister wo ist, kannst neue Tickets in Sekunden einplanen und dein Team hat alle Objekt-Infos in der App — Wartungsverträge, Prüfprotokolle, Fotos. Zeiten werden direkt am Objekt erfasst, sauber pro Wohnanlage für die Abrechnung.
Funktioniert Artesa auch für Hausmeisterservice-Betriebe?
Auf jeden Fall. Hausmeisterservice-Betriebe mit eigenem Team sind eine klassische Zielgruppe — die Disposition mehrerer Hausmeister auf viele Objekte ist genau das, wofür Artesa gebaut ist. Egal ob 3 oder 30 Hausmeister, die Tagesplanung funktioniert gleich.
Kann ich wiederkehrende Aufgaben wie Treppenhausreinigung oder Streudienst hinterlegen?
Ja. Wiederkehrende Touren wie Reinigung, Gartenpflege oder Streudienst lassen sich als regelmäßige Aufträge planen, sodass sie automatisch im Tagesplan deiner Hausmeister auftauchen. Bei wechselndem Bedarf (z.B. Streudienst nur bei Glätte) passt du die Planung kurzfristig an.
Wie schnell sehe ich positive Veränderungen, wenn ich mich für eine digitale Software entscheide?
Positive Veränderungen zeigen sich schon nach kurzer Zeit. Sobald Auftragsverwaltung, Mitarbeiterplanung, Zeiterfassung und Dokumentation digital miteinander verknüpft sind, entstehen mehr Übersicht und weniger Rückfragen im Alltag. Viele Betriebe merken schnell, dass Abläufe klarer werden, Informationen besser fließen und sich der organisatorische Aufwand im Büro deutlich reduziert.
Wie hoch ist der Aufwand für die Einführung?
Der Einstieg ist unkompliziert: Nach der Anmeldung erhaltet ihr von uns die Zugangsdaten und könnt direkt loslegen. Wer möchte, nutzt unser Rundum-sorglos-Paket: Wir helfen bei Einrichtung, Anpassung und Schulung – Schritt für Schritt.
Was kostet die Software?
Die Kosten für unsere Software richten sich nach der Anzahl der Lizenzen und dem Einrichtungspaket, das du buchen möchtest. In unserem Erstgespräch nehmen wir uns Zeit für deine Wünsche und erstellen dir ein transparentes Angebot - ohne versteckte Kosten. So weißt du genau, was dich erwartet, und erhältst eine Lösung, die perfekt auf dich zugeschnitten ist. Weitere Informationen findest du auf unserer Preise-Seite.
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