Im Arbeitsalltag kann es manchmal ganz schön drunter und drüber gehen. Da kann es vorkommen, dass einige Dinge vergessen oder als weniger wichtig eingestuft werden. Meist leidet ausgerechnet die Dokumentation eines Auftrags darunter. Um dies zu vermeiden, haben wir uns in unserer Software für Handwerker eine simple sowie praktikable Lösung einfallen lassen: Die Fotodokumentation, bei der alle Mitarbeitenden Fotos in der App hochladen können, die dann in der Cloud gespeichert sind, und jeder Zugriff darauf hat.
Die Vorteile der Fotodokumentation auf einen Blick:
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Einfache Dokumentation des Arbeitsfortschritts
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Qualitätskontrolle & Effizienzsteigerung
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Nachweis der durchgeführten Arbeiten
Warum ist eine App für Fotodokumentation im Handwerk wichtig?
Auf diese Frage lassen sich gleich mehrere Antworten geben: Zum einen können so Arbeitsfortschritte festgehalten werden und auch jemand, der nicht selbst vor Ort war, weiß über den aktuellen Stand des Projekts Bescheid. Zum anderen wird mit einer Fotodokumentations-App noch genauer dokumentiert, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Dies ist nicht nur für den Mitarbeiter ein guter Arbeitsnachweis, sondern auch für den Kunden. Denn häufig werden Mängel oder spätere Schäden zulasten des Handwerkers ausgelegt, was mit einer gut geführten Fotodokumentation widerlegt werden kann.
Wie die Fotodokumentation funktioniert
In unserer Handwerkersoftware kann die Fotodokumentation auf mehreren Wegen erfolgen. Zunächst lassen sich ganz klassisch Dateien, also Foto und auch Dokumente, in einem Auftrag hochladen: Dafür muss in der Auftragsakte nur der Reiter “Dateien” ausgewählt werden und mit einem Klick auf “Datei hochladen” können ausgewählte Fotos in der App gespeichert werden. Diese werden daraufhin in Echtzeit in der Cloud hochgeladen, sodass auch andere Mitarbeitende Zugriff darauf haben.
Weiterhin kann der Chat genutzt werden, um den Projektvorgang zu veranschaulichen. So können außerdem mögliche Fragen und Probleme schneller geklärt werden. Die im Chat verschickten Fotos werden für eine ideale Dokumentation zusätzlich in den “Dateien” gespeichert, sodass auch wirklich keine Information verloren geht.
Fotos hochladen, um einen Arbeitsschritt abzuschließen
Eine spezielle Funktion in unserer Handwerker App ist die optionale Einstellung, dass einige Arbeitsschritte erst mit dem Upload eines oder mehrerer Fotos abgeschlossen werden können. Bevor also auf “fertig” geklickt werden kann, müssen die Mitarbeitenden Bilder des jeweiligen Schritts hochladen.
Dies dient nicht unbedingt zur Kontrolle der Mitarbeiter, sondern spart viel Zeit im Nachgang bei Problemen mit Kunden.