Tipp, tipp, senden, bing, neue Nachricht – so einfach ist die Kommunikation dank Smartphones und Tablets geworden. Für unsere Handwerker-Software haben wir uns genau das zum Vorbild genommen und eine Chat-Funktion integriert, die an den Messenger WhatsApp angelehnt ist. So wird ein verbesserter Austausch zwischen den Angestellten gewährleistet und die Betriebsabläufe im Unternehmen optimiert.
Die Vorteile der Chat-Funktion auf einen Blick:
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Simple Kommunikation
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Schnelle Klärung von Details
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Teilen von Fotos und Dokumenten
Warum eine funktionierende Kommunikation das A & O ist
Mangelhafter Informationsaustausch und unzureichende Kontaktmöglichkeiten gehören zu den größten Herausforderungen in der Handwerksbranche – obwohl eine intakte Kommunikation essentiell ist. Nicht nur für ein gutes Betriebsklima, sondern auch für die Zufriedenheit der Kunden.
Denn wer kennt es nicht: Am Ende eines Tages konnte ein Arbeitsschritt nicht abgeschlossen werden, weil notwendiges Material, wie zum Beispiel bestimmte Schrauben, gefehlt haben. Der verantwortliche Handwerker kommt nachmittags ins Büro und teilt dem Projektleiter quasi im Vorbeigehen mit, dass es bei dem Auftrag zu Verzögerungen kommt – genau so machen es aber auch noch fünf andere Kollegen und irgendwann verliert man den Überblick.
Es muss also eine Lösung her, die einen Mehrwert für alle Beteiligten mit sich bringt: Der Handwerker sollte jede auftretende Komplikation direkt mitteilen und dokumentieren können. So würden auch die Mitarbeitenden im Büro sofort Bescheid wissen und könnten dies mit dem Kunden besprechen, sodass auch dieser stets informiert ist.
Über die private Handynummer per WhatsApp oder andere Messenger-Dienste kommunizieren, ist dabei aber nicht für jeden Mitarbeiter die perfekte Maßnahme. Ständige Telefonate kosten außerdem Zeit, die besser investiert werden könnte. Eine Chat-Funktion in einer Software, die zusätzlich zur Auftragsverwaltung und Mitarbeiterplanung genutzt werden kann, erscheint demnach als ideale und rechtskonforme Lösung.
Der Chat in der Artesa Software für Handwerker im Überblick
Wie bereits erwähnt, ähnelt unser Chat vom Design her dem des Messengers WhatsApp, wofür wir uns nicht ohne Grund entschieden haben: Uns ist es wichtig, dass die Artesa Handwerker App simpel und verständlich ist, sodass jeder ohne große Schwierigkeiten damit umgehen kann. Also warum nicht etwas verwenden, was wir tagtäglich nutzen?
Über das Chat-Feature lassen sich einerseits Mitteilungen oder Sprachnachrichten verschicken, um beispielsweise schnell mögliche Probleme auf der Baustelle mit dem Verantwortlichen im Büro zu klären. Andererseits ist das Versenden von Fotos möglich, die gleichzeitig zur Dokumentation des Auftrags genutzt werden können. Ebenso lassen sich Dokumente mit Material- oder Werkzeuglisten übermitteln.
Für eine noch bessere Kommunikation: Benachrichtigungen in der Handwerker App
Jeder Mitarbeitende kann Benachrichtigungen zu wichtigen Informationen empfangen. Alle Handwerker und Handwerkerinnen erhalten Mitteilungen über Updates eines Auftrags oder über die Erstellung einer neuen Aufgabe. Somit wird gewährleistet, dass alle über die gleichen Informationen verfügen. Außerdem bekommen sie eine Meldung, wenn ihr Urlaubsantrag genehmigt oder abgelehnt wurde.
Für Mitarbeitende im Büro spielen zudem Benachrichtigungen über Abwesenheitsanträge eine wichtige Rolle: Sei es die Mitteilung, dass ein Kollege krank ist oder dass ein anderer Urlaub einreicht – in der Benachrichtigungsübersicht hat man alles im Blick und kann die Anfrage mit wenigen Klicks genehmigen oder ablehnen. In Echtzeit bekommt jeder Nutzer daraufhin wieder eine Benachrichtigung.
Die Vorzüge des Chats & der Benachrichtigungsfunktion liegen auf der Hand: Einwandfreie Kommunikation, bei der keine Informationen mehr verloren gehen, und gewisses Maß an Zeitersparnis. Daraus resultiert zudem die Verbesserung der Arbeitsabläufe und somit eine höhere Effizienz.