v4.4.0 | Mai 2023

In diesem Update haben wir die folgenden Änderungen vorgenommen:

• Neu: Chats ➡️
• Verbessert: Standardabläufe ➡️
• Verbessert: Zeiterfassung ➡️
• Verbessert: Stundenzettel ➡️
• Verbessert: Projektübersicht ➡️
• Kleinere Verbesserungen:
  • Prozessfluss in der Erfassung ➡️
  • Erfassung in Auftragsakte & Einsicht für Handwerker ➡️
  • Kalenderansicht für Erfassung ➡️
  • Übersetzungen ➡️

Chats

Können deine Mitarbeiter WhatsApp? Dann können sie auch Artesa.

Jeder Auftrag hat ab sofort einen eigenen Chat, ähnlich wie eine WhatsApp-Gruppe. Dieser Chat ist in der Auftragsakte, in der Erfassung und im Tagewerk zu finden. So können alle Mitarbeiter jederzeit miteinander kommunizieren. Es entsteht ein Bautagebuch, das jederzeit nachvollzogen werden kann.

Wie bei WhatsApp können die Uploads direkt aus dem Chat gemacht werden.

In der Auftragsakte sieht das dann so aus:

Standardabläufe

Für das Anlegen von Aufträgen kann man in den Einstellungen Standardabläufe definieren. Diese wurden bisher geladen, wenn man den entsprechenden Auftragstyp beim Anlegen des Auftrags ausgewählt hat. Die Verbindung mit Auftragstypen hatte verschiedene Probleme:

• Die Standardabläufe für verschiedene Auftragstypen haben oft viele Überschneidungen. Die Einstellungen mussten also doppelt gepflegt werden.
• Für einen Auftragstyp lässt sich nicht immer nur ein Standardablauf festgelegen. Abweichungen waren bisher nicht möglich.
• Standardabläufe können nur beim Anlegen des Auftrags geladen werden. Ein nachträgliches Laden in der Auftragsakte, bspw. für standardisierte Nacharbeiten war bisher nicht möglich.

Nun können Standardabläufe in den Einstellungen unabhängig von Auftragstypen angelegt und bearbeitet werden. Das hat verschiedene Vorteile:

• Überschneidungen von Standardabläufen können vermieden werden.
• Ein Standardablauf kann auch aus einzelnen Bestandteilen eines Auftrags bestehen. So können beim Anlegen eines Auftrags mehrere Standardabläufe hintereinander geladen werden. So kann man vielseitige Kombinationen umsetzen.

Standardabläufe können in den Einstellungen erstellt und bearbeitet werden:

Diese Standardabläufe können dann bei der Auftragserstellung geladen werden:

Oder auch in der Auftragsakte:

Auftragstypen kannst du natürlich weiterhin verwenden. Sie sind weiterhin wichtig für die Auswertung und die Plantafel. Nur das automatische Laden der Arbeitsschritte, wenn du einen Auftragstyp auswählst, ist nun aufgehoben.

Zeiterfassung

In der Erfassung und dem Tagewerk ist eine Info-Zeile unten hinzugekommen, die anzeigt auf welchen Auftrag oder welche Verteilzeit man gerade stempelt. Wie das in der Praxis aussieht, siehst du in folgendem Video:

Verteilzeiten können in den Einstellungen angelegt werden. Sie sind eine Art Auftrag, der nicht auf einen Kunden gebucht wird, sondern auf einen Mitarbeiter. So können Zeiten gebucht werden, die nicht direkt einem Auftrag zugeordnet werden können. Das können bspw. Wartungsarbeiten sein.

Stundenzettel

Die Stundenzettel sind nun wesentlich aufgeräumter. Die Eingabe der Zeiten ist nun auch auf Smartphones möglich.

Die Eingabe der Zeit für Abwesenheiten und Feiertage ist nun wesentlich vereinfacht, wie man in dem Screenshot oben sehen kann.

Die CSV-Datei wurde leicht abgeändert. Die erste Spalte der CSV-Datei ist nun die Personalnummer. Diese wird im Mitarbeiterprofil eingegeben:

Projektübersicht

Man kann nun zwischen Auftragsakten eines Projekts einfach hin und her wechseln. Du siehst die neue Projektübersicht in diesem kurzen Video:

Prozessablauf

In der Erfassung kannst du nun ganz einfach zwischen Arbeitsschritten eines Auftrages wechseln. Wie das geht, siehst du in folgendem Video:

Auftragsakte

Die Plantafel & Auftragsakte kann nun auch von Mitarbeitern mit der Rolle: Handwerker eingesehen werden.

Außerdem ist in der Auftragsakte der Tab: “Erfassung” hinzugekommen. Damit kann man sich aus der Plantafel direkt auf Arbeitsschritte stempeln.

Kalenderansicht für Erfassung

In der Erfassung kann man nun eine Tages- und Wochenansicht einstellen.

Auf dem Smartphone eignet sich die Tagesansicht:

Auf dem Tablet oder PC eignet sich die Wochenansicht:

Übersetzungen

Artesa ist jetzt auch in anderen Sprachen verfügbar. Zunächst gibt es nur deutsch und englisch. Weitere Sprachen werden folgen. Falls du Vorschläge für eine Übersetzung hast, kannst du uns gerne kontaktieren.