Mit der Abwesenheitsplanung von Artesa kannst Du Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten für Dein Unternehmen verwalten (Abwesenheitsgründe können von Admins in den Einstellungen selbst definiert werden, eine Anleitung dazu findest Du hier). Die Abwesenheitsplanung ist nicht nur ein einfacher Kalender, sondern unterstützt auch das Einrichten von Vertretungen und den Genehmigungsprozess von Abwesenheiten.

Auf einen Blick

Nachdem Du Abwesenheiten über das Menü geöffnet hast, siehst Du einen Kalender mit der aktuellen Monatsansicht. Du kannst den angezeigten Monat ändern durch . Du kannst auch auf den Monat klicken und den gewünschten Zeitraum auswählen. Mit Jetzt kommst Du in den aktuellen Monat zurück.

Wählst du einen Arbeitsschritt aus, werden Dir nur die Abwesenheiten der Mitarbeiter angezeigt, die dem Arbeitsschritt zugewiesen sind. Du kannst den Arbeitsschritt-Filter löschen, indem Du mit der Maus drüber fährst und rechts das kleine x klickst. Mit kannst Du weitere Filtereinstellungen vornehmen.

Auf der rechten Seite kannst Du die Kalenderansicht ändern - Monat (), Woche (), Liste ().

Im Kalender siehst Du die eingetragenen Abwesenheiten. Je nach Abwesenheitsgrund und Status tauchen diese in verschiedenen Farben auf. Eine abgelehnte oder noch nicht genehmigte Abwesenheit ist in einem transparenten Farbton gehalten.

Abwesenheit erstellen

Um eine Abwesenheit zu erstellen, öffne im Hauptmenü Abwesenheiten. Klicke anschließend oben rechts auf Abwesenheit oder auf den entsprechenden Tag im Kalender.

Es öffnet sich ein Dialogfenster in dem Du den Mitarbeiter, die Art der Abwesenheit und den Zeitraum eintragen musst. Zusätzlich muss gegebenenfalls eine Vertretung und ein verantwortlicher Vorgesetzter zur Bestätigung der Abwesenheit eingetragen werden. Anschließend findest Du ein Feld für Anmerkungen.

Nachdem Du alle Daten eingetragen hast, musst Du sie rechts unten Speichern. Das Dialogfenster schließt sich automatisch. Außerdem werden der verantwortliche Vorgesetzte und die Vertretung benachrichtigt.

Du erhälst eine Benachrichtigung, wenn Deine Abwesenheit bestätigt oder abgelehnt wurde.

Abwesenheit bearbeiten/löschen

Um eine bereits im Kalender eingetragene Abwesenheit zu ändern, klicke auf die entsprechende Abwesenheit in Deinem Kalender oder der Tabelle. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Änderungen vorgenommen werden können.

Anschließend musst Du die Änderungen unten rechts Speichern. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Eventuell musst Du jetzt auf eine erneute Genehmigung durch den Vorgesetzten und/oder der Vertretung warten. Entsprechende Mitarbeiter werden über die Änderungen benachrichtigt.

Um eine Abwesenheit zu löschen, rufe das Dialogfenster wieder auf. Du findest unten links Löschen. Nach Klick kommt eine Warnmeldung. Bestätige diese mit Löschen, um die Abwesenheit entgültig zu löschen. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Vertretung bestätigen/ablehnen

Du erhälst eine Benachrichtigung, wenn ein Kollege Dich als Vertretung angegeben hat. Gehe über das Hauptmenü zu Abwesenheiten. Im Kalender siehst Du jetzt einen transparenten Eintrag mit folgendem Text: ❗Vertretung für: Name.

Klicke auf den Eintrag. Es öffnet sich ein Dialogfenster und Du kannst die Vertretung durch bestätigen oder mit ablehnen. Anschließend musst Du die Änderungen unten rechts Speichern. Das Dialogfenster schließt automatisch.

Der Mitarbeiter wird über die Statusänderung informiert.