Digitale Formulare fürs Handwerk.
Tschüss Chaos und Zettelkram
Weniger Papierchaos & Zettelwirtschaft – mehr digitale Formulare & Dokumente. Klingt einfach? Ist es auch. Mit Artesa kannst du deine Aufmaßblätter, Abnahmeprotokolle, Bauabnahmen, Rapporte & Co. digitalisieren und elektronische Unterschriften erstellen!
Ein unleserliches Abnahmeprotokoll hier, ein halbes Aufmaßblatt da – und am Ende fehlt genau die Info, die du brauchst. Mit Artesa erfasst du Formulare direkt im Auftrag. So weißt du jederzeit, welches Dokument zu welchem Projekt gehört – ohne Suchen, ohne Hinterherlaufen.
- Formulare liegen verteilt auf Zetteln, im Handy oder irgendwo im Büro.
- Protokolle werden unvollständig ausgefüllt oder verspätet abgegeben.
- Du musst Infos zusammensuchen und wieder nachfragen.
- Am Ende fehlt oft genau das Dokument, das du gerade brauchst.
- Formulare liegen in der Auftragsakte.
- Protokolle sind sauber ausgefüllt.
- Alle Infos sind sofort verfügbar.
- Du hast eine vollständige Dokumentation.
Formulare gehören zum Auftrag
Ein Auftrag kann sauber geplant sein und dein Team kann genau wissen, was zu tun ist. Wenn am Ende aber entscheidende Informationen fehlen, hast du im Alltag trotzdem ein Problem.
Deshalb werden Formulare in Artesa direkt im jeweiligen Auftrag ausgefüllt und gespeichert. Du musst später nichts zusammensuchen oder zuordnen, jedes Formular ist automatisch mit dem richtigen Projekt verknüpft.
Typische Formulare, die auf diesem Weg am Auftrag landen:
- Aufmaßblatt – Maße, Skizze und Foto vor Ort
- Abnahmeprotokoll – Abnahme belegen, Mängel festhalten
- Bautagesbericht – Wetter, Besetzung und Behinderungen je Tag
- Regiebericht – Regiearbeiten nachweisbar abrechnen
- Wartungsprotokoll – jede Wartung später nachvollziehbar
- Prüfprotokoll – wiederkehrende Prüfungen lückenlos belegen
- Auftragsdatenblatt – die Eckdaten für alle verfügbar
- Rapportzettel – Leistung vor Ort unterschreiben lassen
- Stundenzettel – Grundlage für Lohn und Nachkalkulation
Ist dein Formular nicht dabei, bauen wir es dir nach deiner Vorlage.
Schritte nicht mehr vergessen
Mit Artesa kannst du festlegen, dass ein Arbeitsschritt erst dann abgeschlossen werden kann, wenn alle notwendigen Informationen erfasst wurden. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass Fotos hochgeladen oder Formulare vollständig ausgefüllt sein müssen, bevor ein Auftrag als erledigt gilt.
Auch Pläne oder Dokumente kannst du direkt im Auftrag ergänzen und bearbeiten. Hinweise, Markierungen oder Änderungen bleiben genau dort im Dokument sichtbar und für alle im Team nachvollziehbar.
Wie das im Alltag aussieht, zeigen wir dir im Blog „Digitale PDF-Anmerkungen".
Arbeite mit Vorlagen, statt jedes Mal von vorne
Selbstverständlich musst du nicht für jeden Auftrag händisch ein neues Formular für das Aufmaß, die Abnahme, den Rapport oder ähnliches anlegen.
Mit Artesa arbeitest du mit festen Vorlagen und hast mit wenigen Anpassungen ein neues Formular für das entsprechende Projekt erstellt und kannst es mit jedem Mitarbeiter auf allen Geräten teilen.
Die Monteure und Kolonnen füllen die Formulare dann direkt vor Ort aus und lassen sie vom Kunden unterschreiben – so sparst du dir Zeit und sorgst dafür, dass alle nach dem gleichen Schema arbeiten.
Formulare im Detail
Euer Formular, nicht unser Muster
14 Tage selbst testen oder vorher mit uns telefonieren
Nenn uns die drei Formulare, die bei euch am häufigsten ausgefüllt werden, und wer sie ausfüllt. Wir sagen dir, was davon auf dem Tablet genauso aussieht wie heute und welche Felder du dir sparen kannst.
Das sagen unsere Kunden
Unterschrift direkt beim Kunden
Ein Formular ist erst dann ein Nachweis, wenn es jemand bestätigt hat. Mit der digitalen Unterschrift unterschreibt der Kunde direkt auf dem Handy oder Tablet, noch bevor ihr die Baustelle verlasst.
Damit entfällt der Weg über Ausdruck, Mappe und Büro. Die Unterschrift hängt sofort am Auftrag, und die Diskussion über eine Leistung wird geführt, solange alle Beteiligten noch vor Ort sind.
Wie weit das im Betrieb trägt, zeigt Ammann Treppenbau: Vier maßgeschneiderte Formulare bilden dort den Weg vom Kundengespräch bis zur Montage ab, vom Auftragsdatenblatt über das Aufmaß und die Übergabe zwischen Werkstatt und Montage bis zur Abnahme beim Kunden.
So sehen die Formulare in Artesa aus
Das Video kommt aus unserem Handbuch. Neue Mitarbeiter arbeiten sich damit selbst ein, ohne dass du danebenstehen musst. Alle Videos im Handbuch
Häufig gestellte Fragen
Ja, digital erstellte Unterschriften oder Signaturen sind genauso rechtsgültig wie handschriftliche. Was Artesa dabei am Auftrag speichert, zeigt die digitale Unterschrift.
Wir erstellen deine digitalen Formulare, so wie du für deinen Handwerksbetrieb benötigst. Ist ein Dokument fertig, kannst du es für jeden Auftrag als Vorlage nutzen und nur die variablen Daten wie Name des Kunden oder Auftragsnummer anpassen.
Es liegt sofort in der Auftragsakte, zusammen mit den Fotos und allem anderen zu diesem Auftrag. Niemand muss es aus der Mappe holen und einscannen, und im Büro ist es da, bevor die Kollegen von der Baustelle zurück sind.
Beim Abnahmeprotokoll ist genau das der Punkt: Was der Kunde bestätigt hat, steht mit Datum am Auftrag, statt auf einem Zettel im Auto. Zustande kommt sie über die digitale Unterschrift.