Software-Schnittstellen – Was sie sind & wozu man sie braucht

Wenn man über Digitalisierung im Handwerk spricht, fällt immer wieder der Begriff “Software-Schnittstelle”. Doch worum handelt es sich hierbei genau & wozu braucht man sowas eigentlich? Diese und einige weitere Fragen beantworten wir dir in diesem Blog-Artikel. Lass uns gemeinsam herausfinden, was das Implementieren von Software-Schnittstellen bedeutet und welche Rolle sie auf dem Weg zum digitalen Handwerksbetrieb spielen.

Software-Schnittstellen sind immer wieder ein wichtiges Thema in modernen Handwerksbetrieben.
Software-Schnittstellen sind immer wieder ein wichtiges Thema in modernen Handwerksbetrieben.

Was ist eine Schnittstelle? – Eine Schnittstelle fungiert als Bindeglied zwischen verschiedenen Softwareanwendungen oder Systemen. Sie ermöglicht den Austausch von Daten und Informationen, abhängig von den zugrunde liegenden Plattformen oder Programmen. Durch klug gestaltete Schnittstellen können Handwerksbetriebe unterschiedliche Softwarelösungen miteinander verknüpfen, um ihre Prozesse zu optimieren.

Grundsätzliche Frage: Warum benötige ich eine Schnittstelle?

Ob eine Software-Schnittstelle wirklich gebraucht wird und die richtige Lösung ist, hängt ganz von dem jeweiligen Betrieb ab. Ja, durch die Nutzung von Schnittstellen können Handwerksunternehmen ihre Betriebsabläufe optimieren, Prozesse automatisieren und die Integration neuer Technologien erleichtern. Jedoch ist eine solche Implementierung nicht in jedem Fall sinnvoll und notwendig.

Deshalb solltest du dir vorab folgende Fragen stellen:

  • Welche Daten benötige ich in welchem Programm?
  • Muss ich überhaupt alle Daten von A nach B bringen?
  • Habe ich klare Prozesse im Hintergrund, anhand derer ich einen Datenfluss aufmalen kann?
  • Wer kommuniziert wann, wie und mit wem?

Abhängig von den jeweiligen Antworten ist eine Software-Schnittstelle manchmal hilfreich, manchmal aber auch nicht zwingend notwendig. Wenn du zum Beispiel eine digitale Akte aus dem einen System ins andere übertragen willst, da alle Informationen vom Büro in die Werkstatt oder auf die Baustelle gelangen müssen, kann eine Schnittstelle nützlich sein. Willst du hingegen nur eine Nummer (zum Beispiel eine Angebots-, Auftrags- oder Projektnummer) übermitteln, ist nicht unbedingt eine Schnittstelle notwendig. Man sollte diesbezüglich den Aufwand und Nutzen gegeneinander abwägen.

Im Zuge dessen ist es sinnvoll, sich grundsätzlich mit der Konzeption von Softwareanwendungen auseinanderzusetzen. Einerseits gibt es Komplettlösungen, die im Großen und Ganzen alle benötigten Funktionen beinhalten. Andererseits werden auch sogenannte Insellösungen angeboten, die auf eine oder wenige Funktionen spezialisiert sind und mit denen häufig eine Schnittstelle einhergeht.

Vor- und Nachteile von Insellösungen

VorteileNachteile
  • Sind auf einige wenige Funktionen spezialisiert
  • Löst genau das Problem, das man hat
  • Ohne Schnittstelle müssen Daten eventuell doppelt gepflegt werden
  • Inbetriebnahme benötigt Abstimmungen, um Schnittstelle sauber einzurichten
  • Zudem kann eine parallele Nutzung von zwei oder mehreren Anwendungen viele Vorteile mit sich bringen. Getreu dem Motto: Besser zwei gute Lösungen mit Daseinsberechtigung nutzen, als so weitermachen wie bisher. Mit der richtigen Strategie und Unterstützung können Handwerksbetriebe die Potenziale von Softwarelösungen optimal nutzen und ihre Unternehmen fit für die Zukunft machen.

    Vor- und Nachteile von Komplettlösungen

    VorteileNachteile
  • Man braucht nur einen Ansprechpartner für die gesamte Software-Landschaft
  • Oft veraltet & nicht mehr weiterentwickelt
  • Große Abhängigkeit zum Softwareanbieter
  • Funktionen meist nicht final ausgereift
  • Hierzu möchten wir noch einmal festhalten: Je älter eine Software ist, desto weniger Schnittstellen hat sie meist. Vor 10 Jahren waren Software-Schnittstellen noch nicht weit verbreitet. Bei modernerer Software ist das meist Standard. Das Alter einer Software ist demnach der beste Indikator, wie aufwendig eine Schnittstelle wird.

    Welche Software-Schnittstellen gibt es?

    Im Handwerk spielen verschiedene Arten von Software-Schnittstellen eine wichtige Rolle, wobei wir bei Artesa grundsätzlich zwischen zwei grobe Typen unterscheiden: Welche, mit manuellem Aufwand, & automatische Schnittstellen.

    Mit manuellem Aufwand:

    • Beim händischen Ex- und Import werden alle Daten manuell aus der einen Software exportiert und in eine andere Anwendung importiert.
    • Bekannte Formate sind CSV, Excel oder XML.

    Diese Methode hat den Vorteil, dass sie sehr einfach ist und sich meist schnell umsetzen lässt. Allerdings kann es hierbei zu Problemen kommen, wenn die Datenstrukturen der beiden Softwarelösungen unterschiedlich sind. Dann ist der Im- und Export nicht mehr so unkompliziert möglich.

    Automatische Schnittstelle:

    • Diese werden auch APIs (Application Programming Interfaces) genannt.
    • Sie erleichtern die systemübergreifenden Datenaustausch üblicherweise über das HTTP-Protokoll.
    • Es werden definierte Funktionen und Datenstrukturen bereitgestellt, um die Kommunikation zwischen zwei Anwendungen zu ermöglichen.

    Bei diesem Verfahren ist die automatische Übertragung eindeutig ein Pluspunkt. Beachte jedoch, dass du klar definieren musst, welche Daten wirklich übertragen werden sollen. Zudem bist du vom Softwareanbieter abhängig, was zu Schwierigkeiten bei der Fehlerbehebung von Daten führen kann.

    Schnittstellen sollen dabei behilflich sein, Prozesse zu optimieren & den Arbeitsaufwand im Betrieb zu minimieren.
    Schnittstellen sollen dabei behilflich sein, Prozesse zu optimieren & den Arbeitsaufwand im Betrieb zu minimieren.

    Diese Schnittstellen für Software bieten wir bei Artesa an:

    • REST API
    • CSV
    • Excel
    • LexOffice
    • Sage Cloud
    • Mosaik
    • HubSpot

    Klar ist, dass die Auswahl der passenden Schnittstellen entscheidend ist, um eine effiziente Digitalisierung in Handwerksbetrieben zu gewährleisten. Dennoch solltest du dir vorab die Frage stellen: Brauche ich überhaupt eine Schnittstelle?

    Eine Person hält einen Laptop in der Hand & tippt auf der Tastatur.
    Experten beraten dich bei der Auswahl der richtigen Schnittstelle oder Software. Bild von Freepik.

    Herausforderungen bei der Implementierung von Software-Schnittstellen

    So vorteilhaft eine Schnittstelle für Software sein kann, so viele Schwierigkeiten können damit auch einhergehen. Die großen Hürden liegen dabei oft im Implementierungsaufwand: Moderne Lösungen sind offen, allerdings ist man auch immer von dem anderen Softwareanbieter abhängig. Die Integration verschiedener Technologien kann außerdem deshalb zu Problemen führen, wenn die Schnittstellen unterschiedliche Datenformate oder Protokolle verwenden.

    Eine sorgfältige Planung und die Zusammenarbeit mit Experten sind entscheidend, um diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Wir stehen dir deshalb von Beginn an zur Seite: Angefangen bei der Beratung und Klärung erster Fragen zu möglichen Schnittstellen, über die schrittweise Software-Einführung, bis hin zum fortlaufenden Support.

    Und verstehe uns bitte nicht falsch: Viele Lösungen haben ihre Daseinsberechtigung und sind äußerst wichtig, um Arbeitsabläufe zu optimieren. Zudem ist es vollkommen normal, mehrere Programme gleichzeitig zu nutzen – das ist nicht nur im Handwerk so.

    Fazit: Die Schlüsselrolle von Software-Schnittstellen im Handwerk

    Insgesamt zeigt sich, dass Software-Schnittstellen einen wesentlichen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Modernisierung von Handwerksbetrieben leisten können. Im Optimalfall kommunizieren alle Programme miteinander – jedoch ist das im Handwerk aufgrund traditioneller Softwaregegebenheiten oftmals nicht ganz einfach. Eine Schnittstelle kann daher viel Aufwand bedeuten.

    Es ist deshalb empfehlenswert, genau die Software zu suchen, die dich bei der Umsetzung deiner Ziele unterstützt. Denke dabei zukunftsorientiert und schaue, wo deine größten Herausforderungen liegen und welche Programme bereits Lösungen in dieser Richtung entwickeln: Kann man mit der Software Angebote und Rechnungen schreiben? Ist die Anwendung für die Werkstatt oder Montage geeignet? Kann man damit die Arbeitszeiten erfassen? All diese Fragen kannst du bei der Auswahl berücksichtigen.

    Zuletzt noch ein Tipp unsererseits: Wenn eine Schnittstelle in einem alten Branchenprogramm nachgearbeitet werden muss, ist das sehr aufwendig. Bevor man sich für den Schritt entscheidet, sollte man sich sicher sein, dass man die Schnittstelle einsetzen möchte. Teste die neue Software deshalb vorher ausgiebig, bevor dein Anbieter mit der Entwicklung der Schnittstelle startet.

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    In einem unverbindlichen Erstgespräch erzählen wir dir gerne mehr.