Software-Schnittstellen: Was sie sind und wozu du sie brauchst

Frederik SchmatzLeiter Entwicklung & Infrastruktur

Schnittstellen und IT

Aktualisiert am 11. August 266 Minuten

Sobald es um Digitalisierung im Handwerk geht, fällt der Begriff Software-Schnittstelle. Nur ist selten klar, was damit eigentlich gemeint ist und wann sich der Aufwand lohnt. Genau darum geht es hier: was eine Schnittstelle ist, welche Arten es gibt und woran du merkst, ob dein Betrieb eine braucht.

Das Wichtigste in Kürze

Definition: Eine Schnittstelle ist die vereinbarte Stelle, an der zwei Programme Daten austauschen.
Zwei Grundtypen: manueller Export und Import über Dateien (CSV, Excel) oder automatisch über eine API.
Erst der Prozess, dann die Technik. Wer nicht sagen kann, welche Daten wohin müssen, braucht noch keine Schnittstelle.
Das Alter der Software ist der beste Indikator dafür, wie aufwendig eine Anbindung wird.

Grafik mit dem Schriftzug API vor vernetzten Linien und Datenpunkten — Software-Schnittstellen sind immer wieder ein wichtiges Thema in modernen Handwerksbetrieben.

Was ist eine Schnittstelle?

Eine Schnittstelle ist die Stelle, an der zwei Programme Daten austauschen. Beide Seiten müssen wissen, in welcher Form die Daten kommen, damit die Gegenseite sie versteht. Ist das geklärt, lassen sich einzelne Programme im Betrieb verbinden, statt jede Information zweimal einzutippen.

Grundsätzliche Frage: Warum benötige ich eine Schnittstelle?

Ob eine Schnittstelle die richtige Lösung ist, hängt am Betrieb. Sie kann Abläufe automatisieren und doppelte Eingaben sparen, sinnvoll ist sie aber nicht in jedem Fall.

Deshalb solltest du dir vorab folgende Fragen stellen:

Welche Daten benötige ich in welchem Programm?
Muss ich überhaupt alle Daten von A nach B bringen?
Habe ich klare Prozesse im Hintergrund, anhand derer ich einen Datenfluss aufmalen kann?
Wer kommuniziert wann, wie und mit wem?

Je nach Antwort ist eine Schnittstelle manchmal hilfreich, manchmal aber auch überflüssig. Wenn eine ganze digitale Akte vom Büro in die Werkstatt oder auf die Baustelle muss, lohnt sie sich meistens. Geht es nur um eine einzelne Nummer, etwa die Angebots-, Auftrags- oder Projektnummer, steht der Aufwand oft in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Dahinter steckt eine zweite Frage: wie deine Software-Landschaft überhaupt aufgebaut ist. Es gibt Komplettlösungen, die alles Nötige mitbringen sollen, und Insellösungen, die auf eine oder wenige Aufgaben spezialisiert sind und deshalb fast immer eine Schnittstelle brauchen.

Welcher dieser Typen zu welchem Betrieb passt, stellen wir im Artikel Handwerkersoftware im Vergleich gegenüber.

Vor- und Nachteile von Insellösungen

Vorteile	Nachteile
Modern und einfach zu bedienen	Man hat mehrere Baustellen
Flexibel und individuell anpassbar	Ohne Schnittstelle müssen Daten eventuell doppelt gepflegt werden
Auf einige wenige Funktionen spezialisiert	Inbetriebnahme benötigt Abstimmungen, um die Schnittstelle sauber einzurichten
Löst genau das Problem, das man hat
Schnittstellen einfach integrierbar

Zwei Programme parallel zu nutzen ist deshalb kein Rückschritt. Zwei gute Lösungen, die beide ihren Zweck erfüllen, sind besser als so weitermachen wie bisher.

Vor- und Nachteile von Komplettlösungen

Vorteile	Nachteile
Man braucht nur einen Ansprechpartner für die gesamte Software-Landschaft	Funktionen meist nur oberflächlich
	Oft veraltet und nicht mehr weiterentwickelt
	Viele Funktionen, die man nicht braucht
	Keine oder schlechte Schnittstellen
	Große Abhängigkeit zum Softwareanbieter

Eine Sache ist dabei wichtig: Je älter eine Software ist, desto weniger Schnittstellen hat sie meist. Vor zehn Jahren waren sie noch die Ausnahme, bei moderner Software sind sie Standard. Das Alter einer Software ist deshalb der beste Indikator dafür, wie aufwendig eine Anbindung wird.

Welche Software-Schnittstellen gibt es?

Bei Artesa unterscheiden wir zwei grobe Typen: die mit manuellem Aufwand und die automatischen.

Mit manuellem Aufwand:

Beim händischen Ex- und Import werden alle Daten manuell aus der einen Software exportiert und in eine andere Anwendung importiert.
Bekannte Formate sind CSV, Excel oder XML.

Das ist einfach und meist schnell umgesetzt. Sobald die Datenstrukturen der beiden Programme aber unterschiedlich sind, wird der Im- und Export fummelig.

Automatische Schnittstelle:

Diese werden auch APIs (Application Programming Interfaces) genannt.
Sie erlauben den systemübergreifenden Datenaustausch, üblicherweise über das HTTP-Protokoll.
Es werden definierte Funktionen und Datenstrukturen bereitgestellt, um die Kommunikation zwischen zwei Anwendungen zu ermöglichen.

Der Vorteil ist die automatische Übertragung. Du musst dafür allerdings klar festlegen, welche Daten wirklich fließen sollen, und du bist vom Softwareanbieter abhängig, wenn bei den Daten etwas schiefläuft.

Handwerker mit Helm und Warnweste vor einer Wand aus vernetzten Symbolen — Schnittstellen sollen dabei behilflich sein, Prozesse zu optimieren und den Arbeitsaufwand im Betrieb zu minimieren.

Die Arten im direkten Vergleich

Art	Wie es läuft	Aufwand	Passt für
Datei-Export/Import	Datei aus System A ziehen, in System B laden (CSV, Excel, XML)	gering	monatliche Übergaben, z.B. Stunden an die Lohnbuchhaltung
API (REST)	Die Systeme sprechen automatisch miteinander, ohne Datei	mittel bis hoch	laufende Synchronisation von Kunden, Aufträgen, Zeiten
Fertige Anbindung	Der Anbieter hat die Verbindung zu einem bestimmten Programm schon gebaut	gering	wenn das Zielprogramm auf der Liste steht

Die dritte Variante ist im Alltag die angenehmste, weil niemand etwas entwickeln muss. Sie setzt aber voraus, dass beide Anbieter dieselbe Anbindung anbieten.

Diese Anbindungen gibt es bei Artesa

Anbindung	Wofür
REST API	Eigene Anbindungen an Programme, Webseite oder Shop
Excel und CSV	Im- und Export von Hand, etwa Stammdaten oder Stundenzettel
Lexware Office	Buchhaltung
Pinncalc Corpora	Kunden, Aufträge, Positionen und Arbeitszeiten
Moser Mosaik	Aufträge und Kundendaten in die Projektplanung
Kalender	Termine in Google, Apple oder Outlook
n8n	Abläufe über mehrere Programme automatisieren
HubSpot	CRM-Daten

Den aktuellen Stand findest du auf der Seite Schnittstellen. Fehlt deine, kannst du sie dort vorschlagen.

Sonderfall Excel-Schnittstelle

Nach der Excel-Schnittstelle wird oft gefragt, deshalb hier klar getrennt, was damit geht:

Das funktioniert gut: Daten aus dem System herausholen, um sie weiterzuverarbeiten. Erfasste Stunden für die Lohnabrechnung exportieren, Auftragsdaten für eine Auswertung ziehen, Listen für den Steuerberater aufbereiten.

Das funktioniert nicht: Excel als laufenden Zwischenspeicher zu benutzen. Sobald Daten in beide Richtungen fließen sollen, entstehen zwei Wahrheiten, und niemand weiß mehr, welche gilt. Warum Excel als zentrale Schaltstelle im Handwerk scheitert, haben wir hier ausführlich beschrieben: Warum Excel im Handwerk heute nicht mehr funktioniert.

Für alles, was regelmäßig und in beide Richtungen laufen soll, ist die REST API der richtige Weg. Wer sie selbst anbindet und aus der Datei-Welt kommt, findet die Grundlagen im Blog „REST API und JSON".

Eine Person hält einen Laptop in der Hand und tippt auf der Tastatur. — Experten beraten dich bei der Auswahl der richtigen Schnittstelle oder Software. Bild von Freepik.

Herausforderungen bei der Implementierung von Software-Schnittstellen

Die größte Hürde ist der Implementierungsaufwand. Moderne Lösungen sind offen, du bleibst aber immer auch vom anderen Softwareanbieter abhängig. Dazu kommen unterschiedliche Datenformate und Protokolle auf beiden Seiten, die erst zusammenpassen müssen.

Deshalb lohnt sich eine sorgfältige Planung, und zwar bevor jemand etwas entwickelt. Wir sind dabei von Anfang an dran: bei der Beratung und den ersten Fragen zu möglichen Schnittstellen, bei der schrittweisen Software-Einführung und danach im Support.

Viele Speziallösungen sind ihr Geld wert und wichtig für gute Abläufe. Mehrere Programme parallel zu nutzen ist vollkommen normal, nicht nur im Handwerk.

Fazit: Die Schlüsselrolle von Software-Schnittstellen im Handwerk

Schnittstellen sparen im Betrieb echte Zeit, sobald Daten sonst zweimal erfasst werden. Im Optimalfall reden alle Programme miteinander, im Handwerk ist das wegen der gewachsenen Softwarelandschaft aber selten einfach. Eine Anbindung kann entsprechend Aufwand bedeuten.

Suche deshalb die Software, die dich bei deinen Zielen unterstützt, und schau, wo deine größten Baustellen liegen: Kannst du damit Angebote und Rechnungen schreiben? Taugt die Anwendung für Werkstatt und Montage? Lassen sich die Arbeitszeiten erfassen? Diese Fragen bringen dich bei der Auswahl weiter als die Länge einer Schnittstellenliste.

Gerade beim Punkt Rechnungen lohnt sich ein Blick auf die E-Rechnungspflicht und was sie für Handwerksbetriebe bedeutet.

Ein Tipp zum Schluss: Eine Schnittstelle, die in einem alten Branchenprogramm erst nachgebaut werden muss, ist teuer. Teste die neue Software deshalb ausgiebig, bevor dein Anbieter mit der Entwicklung anfängt.

Häufige Fragen zu Software-Schnittstellen

Eine vereinbarte Stelle, an der zwei Programme Daten austauschen. Wie eine gemeinsame Sprache: Beide Seiten müssen wissen, in welcher Form die Daten kommen, damit die Gegenseite sie versteht.

Grob drei: der manuelle Datei-Export und -Import (CSV, Excel, XML), die automatische Anbindung über eine API und die fertige Anbindung, die der Anbieter zu einem bestimmten Programm bereits gebaut hat. Sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand und darin, ob jemand die Übergabe von Hand anstoßen muss.

Application Programming Interface, also die Schnittstelle, über die zwei Programme ohne menschliches Zutun miteinander sprechen. Bei modernen Systemen läuft das in der Regel als REST API über das HTTP-Protokoll. Bei uns übernimmt das die REST API.

Für Auswertungen und die Übergabe an die Lohnbuchhaltung ist ein Excel-Export praktisch. Als dauerhafte Verbindung in beide Richtungen ist Excel dagegen ungeeignet, weil dann zwei Datenstände parallel existieren. Was bei uns geht, listet Excel und CSV.

Weil sie dort oft erst gebaut werden muss. Ältere Programme wurden ohne Schnittstellen konzipiert, bei modernen ist eine API Standard. Das Alter der Software ist deshalb der beste Anhaltspunkt für den zu erwartenden Aufwand.