Im letzten Blog-Beitrag haben wir die rechtlichen Grundlagen der Zeiterfassung für Handwerker erläutert und gezeigt, wie wichtig eine präzise und gesetzeskonforme Dokumentation der Arbeitszeiten ist.
Heute werfen wir einen Blick auf die RFID-Technologie und zeigen, wie sie in Kombination mit Artesa die Zeiterfassung optimieren und Abläufe im Betrieb deutlich vereinfachen kann.
Was ist RFID und wie funktioniert es?
RFID, oder Radio-Frequency Identification , ist eine moderne Technologie, die die Daten über Funkwellen überträgt. Sie besteht aus drei Hauptkomponenten: RFID-Tags, RFID-Lesegeräten und einer Datenverarbeitungssoftware.
RFID-Tags sind kleine Chips, die an Objekten oder Ausweisen angebracht werden. Diese Tags enthalten Identifikationsdaten, die bei Kontakt mit einem RFID-Lesegerät ausgelesen werden. Die Software verarbeitet diese Daten und speichert sie zur weiteren Verwendung.
Vorteile der Zeiterfassung und RFID-Systemen für Handwerksbetriebe
- Automatische und präzise Zeiterfassung: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst, was Fehler minimiert und manuelles Eintragen überflüssig macht.
- Zentralisierte Verwaltung: Alle Daten landen direkt im System, gewährleisten einen reibungslosen Ablauf im Arbeitsalltag und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.
- Komfort: Mitarbeiter müssen sich nicht mit E-Mail und Passwort anmelden, sondern nur ihren Chip an den Reader halten.
- Transparenz: Mitarbeiter können dank des Bildschirmes überprüfen, ob Zeiten korrekt erfasst wurden, welche Aufgaben für den Tag anstehen, wo sie eingeteilt sind und sogar Fortschrittmeldungen abrufen. Außerdem können auch Baupläne, Materiallisten, Konstruktionsdaten sowie allgemeine PDF-Dokumente eingesehen werden.
- Effizienz: Durch die Anzeige der Aufträge am Terminal erfolgt die auftragsbezogene Zeiterfassung automatisch. Dadurch können die Arbeitszeiten für einzelne Aufträge unkompliziert und präzise erfasst werden. Das ermöglicht später eine effizientere und genauere Überprüfung und vereinfacht die Nachkalkulation, sodass diese nicht nur präziser, sondern auch deutlich einfacher und schneller durchgeführt werden kann.
- Sicherheit und Datenschutz: Terminals loggen sich nach 30 Sekunden automatisch ab, um unbefugten Zugriff zu verhindern.
RFID und Artesa – wie funktioniert das?
Die erfassten Daten werden direkt in der Zeiterfassung von Artesa angezeigt und fließen automatisch in den Stundenzettel ein, ohne dass zusätzliche manuelle Schritte benötigt werden.
Die Automatisierung der Datenerfassung ermöglicht eine Echtzeiterfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden, spart Zeit und reduziert Fehler sowie administrativen Aufwand. Dies ist besonders vorteilhaft für größere Handwerksbetriebe ab 10 Mitarbeitern, da es Verwaltungsarbeit minimiert und Datenverlust effektiv verhindert.
Dank der übersichtlichen Software, die sowohl mobil auf Tablets oder stationär auf industriefähigen Panel PCs verwendet werden kann, werden die gesammelten Daten in der Artesa-Software direkt angezeigt. Das erleichtert die Überprüfung von Arbeitszeiten und Überstunden, vereinfacht die Nachkalkulation und ermöglicht eine effiziente Zuordnung zu Aufträgen oder Projekten.
Integration von RFID in den Handwerksbetrieb:
Mit dem RFID-System stempeln Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden einfach und effizient ein und aus, indem sie ihren RFID-Tag - Ausweis, Karte oder Schlüsselanhänger - an ein Lesegerät halten.
Der Prozess läuft folgendermaßen ab:
- Jeder Mitarbeiter im Handwerksbetrieb erhält einen individuellen RFID-Tag.
- Ein RFID-Lesegerät wird an jedem Bildschirm an den unterschiedlichen Arbeitsplätzen im Betrieb installiert.
- Mitarbeiter stempeln sich zu Beginn und Ende der Schicht sowie bei Pausen ein und aus und können über den Bildschirm die Zeiten, Aufgaben sowie Fortschritte einsehen.
Dabei gibt es zwei Hauptmodi: Zum einen das einfache Ein- und Ausstempeln für Beginn, Pause und Ende der Arbeitszeit. Interessanter ist jedoch das Stempeln auf spezifische Aufträge. Das erfolgt, wenn ein Auftrag abgeschlossen und ein neuer begonnen wird. Vor dem Start eines neuen Auftrags verschafft man sich einen Überblick über alle relevanten Dokumente und PDFs, die zum Auftrag hochgeladen wurden, bevor man mit dem Stempeln beginnt. - Alle Daten werden automatisch abgespeichert und im System ausgewertet.
Welche Geräte benötige ich für die Nutzung von RFID im Handwerk?
In den letzten Jahren haben wir verschiedene Geräte getestet und dabei teure Industrie-Panel-PCs eingesetzt, die speziell gegen Staub geschützt sind. Allerdings können diese Geräte technisch oft nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen mithalten. Daher empfehlen wir, die schon bestehende Hardware nachzurüsten. RFID-Lesegeräte sind einfach zu beschaffen, kostengünstig und kompatibel mit allen Geräten. Sie funktionieren sowohl mit mobilen Anwendungen auf Android- oder Windows-Tablets als auch mit stationären Windows-PCs.
Basisvariante: Ein einfaches RFID-Lesegerät (ca. 20 € - Stand: 30.08.2024), das an bestehende Computer, Tablets oder Terminals angeschlossen wird.
Gerätekompatibilität: Die RFID-Technologie ist unabhängig von den verwendeten Geräten und funktioniert auf allen bekannten Systemen (Android, Apple-IOS, Windows, etc.)
Wenn weitere Fragen zum Thema bestehen oder Interesse an der Integration der Arbeitszeiterfassung mit RFID-System in den Betrieb besteht, gerne direkt bei uns nachfragen!
